İncelenecek Konular:
1.1 . Giriş
1.2 . Word Ortamında Çalışmak
1.3 . Belge Açmak ve Kapatmak, Belgede Gezinmek
1.4 . Belgenin Farklı Görünümlerini Görüntülemek
1.5 . Belge Oluşturmak ve Kaydetmek
1.6 . Belgenin Önizlemesini Yapmak ve Belgeyi Yazdırmak
1.1. WORD GİRİŞ
Metin belgeleri oluşturmak, bu belgeler üzerinde değişlik yapmak veya düzenlemek amacıyla sözcük işlemci olarak ifade edilen bilgisayar programları kullanılır. Microsoft Office Word 2007, günümüzde kullanılan sözcük işlemci programları içersinde en gelişmişidir. Word 2007 ile en basit rapordan en karmaşık rapora varıncaya kadar çok çeşitli iş belgelerini ve kişisel belgeleri kolaylıkla oluşturabiliriz. Word 2007, belgelerin görünüşünü geliştirerek daha çekici ve kolay okunur hale getirmek için kullanabileceğimiz pek çok özellik içerir. Diğer Microsoft Word sürümleri ile Word 2007’yi karşılaştırdığımızda tamamen yeni baştan tasarlanmış olduğunu söyleyebiliriz.
Bu hafta, öncelikle Word 2007 ortamıyla tanıştıktan sonra, var olan bir Word belgesini açacak, bu belgede gezinecek ve belgeyi kapatacağız. Belgeleri görüntülemenin çeşitli yollarını keşfedecek, böylece farklı işler için hangi görünümü kullanacağımızı ve program penceresini ihtiyaçlarımıza göre nasıl şekillendireceğimizi öğreneceğiz. Yeni bir Word belgesi oluşturacak ve kaydedeceğiz, sonra da var olan bir belgeyi farklı bir yere nasıl kaydedildiğini göreceğiz. Son olarak, bir belgenin baskı önizlemesini yapacak ve bu belgeyi yazdıracağız.
1.2. WORD ORTAMINDA ÇALIŞMAK
Microsoft Office 2007 programlarının tümünde olduğu gibi Word'ü başlatmanın da en sık kullanılan ve bilinen yolu, Microsoft Windows görev çubuğunun solundaki Başlat düğmesini tıkladığınızda açılan Başlat menüsüdür. Microsoft Office 2007 program pencerelerinin görünüşü önceki ofis sürümlerinden tamamen farklıdır.
Yeni Word ortamı, kullanıcıların bu programla genel olarak çalışma şekillerini daha çok yansıtacak biçimde tasarlanmıştır. Word 2007’yi İlk başlattığımızda gördüğümüz ortam aşağıdakilerden oluşur:
Word’ü ve Word belgelerini (belge içeriğini değil) düzenlemekle ilgili komutlar,
Microsoft Office Düğmesini tıkladığımızda görüntülenen bir menüde toplanmıştır.
Komutlar, Microsoft Office Düğmesi'nin sağındaki Hızlı Erişim Araç Çubuğunda düğmeler halinde gösterilebilir. Varsayılan ayarlara göre bu araç çubuğunda Kaydet, Geri Al ve Yinele düğmeleri görünür ama biz sık kullandığımız komutları ekleyerek bu araç çubuğunu özelleştirebiliriz.
Başlık çubuğu etkin olan belgenin adını gösterir. Başlık çubuğunun sağ ucunda,
bütün Windows programlarında aynı göreve sahip olan üç tanıdık düğme yer
alır. Simge Durumuna Küçült düğmesini tıklayarak Word penceresini geçici olarak gizleyebiliriz. Aşağı Geri Getir/Ekranı Kapla düğmesiyle pencerenin boyutunu ayarlayabiliriz. Kapat düğmesiyle etkin olan belgeyi kapatabilir ya da Word’den çıkabiliriz.
Başlık çubuğunun altında, programla verimli bir şekilde çalışabilmemiz için Word’ün bütün özelliklerini bir alanda toplayan Şerit yer alır.
Belge içeriğiyle çalışmak için olan komutlar, Şerit’i oluşturan sekmelerde düğmeler halinde gösterilmiştir. Giriş sekmesi varsayılan ayar olarak etkin sekmedir.
Her sekmede düğmeler gruplar halinde düzenlenmiştir. Program penceresinin
boyutuna göre, bazı gruplarda daha sık kullanacağımız düğmeler diğerlerinden
daha büyüktür.
İlgili ancak daha az kullanılan komutlar, grup içinde düğmeler şeklinde gösterilmez. Bunlar grubun başlık çubuğunun sağ ucundaki İletişim Kutusu Başlatıcıyı tıkladığımızda açılan iletişim kutusunda görüntülenir.
Bazı düğmelerin adları görüntülenirken, bazılarının ki görüntülenmez. İşaretçiyi herhangi bir düğme üzerinde birkaç saniye tuttuğumuzda, yalnızca düğmenin adını değil, işlevini de gösteren bir Ekran İpucu görünür.
Bazı düğmelerin okları vardır, ancak bütün oklar aynı değildir. Bir düğmeyi
işaret ettiğimizde, düğme ve ok aynı kutunun içindeyse ve aynı renkteyse, burayı tıklayarak düğmenin yapacağı işlemi belirleyecek seçenekleri görüntüleyebiliriz. Bir düğmeyi işaret ettiğimizde, düğme bir kutuda, ok başka renkte ve başka bir kutudaysa, burayı tıklayarak düğmenin o anda ayarlı olan işlemi yerine getirmesini sağlayabiliriz. Bu ayarları değiştirmek istersek, var olan seçenekleri görmek için oku tıklamamız gerekir.
Microsoft Office Word Yardımı düğmesi Şerit’in sağ ucunda bulunur.
Belgemizi belge penceresinde oluştururuz. Birden fazla belge açık olduğunda her belgenin kendi penceresi olur.
Program penceresinin alt kısmındaki durum çubuğu açık olan belge hakkında bilgi verir. Bir bilginin görüntülenmesine son vermek için, farenin sağ düğmesiyle durum çubuğunu tıklayıp görüntülenmesini istemediğimiz öğeyi tıklayabiliriz.
Durum çubuğunun sağ ucunda, belge içeriğinin görünümünü ayarlayan araçların yer aldığı Görünüm araç çubuğu bulunur.
Yeniden tasarlanan Word ortamının amacı, belgeler üzerinde çalışmayı daha sezgisel hale getirmektir. Sık kullandığımız komutlar artık menülerin ve iletişim kutularının içinde gizli değildir. Daha önce keşfetmemiş olabileceğimiz özellikler de şimdi kolaylıkla görebileceğimiz yerlerdedir.
Örneğin, bir biçimlendirme seçeneğinde birden fazla alternatifimiz varsa, bunlar genellikle bir küçük resimler galerisi içinde gösterilir. Bu galeri bize her seçeneğin anlık resmini gösterir. Herhangi bir galerideki küçük resmi işaret ettiğimizde, çarpıcı yeni özelliklerden biri olan canlı önizleme bize tercihimizin belgeye uygulandığında nasıl görüneceğini gösterir.
Word 2007’yi başlatarak, Microsoft Office Düğmesi'ni, Şerit’teki sekmeleri ve grupları daha ayrıntılı inceleyelim. Bunları yaparken, galerilerden ve canlı önizlemeden nasıl yararlanacağımızı da göreceğiz.
• Görev çubuğundaki “Başlat” düğmesine tıklayalım. Sırayla, Tüm Programlar içinden Microsoft Office’i, Microsoft Office içersinden de Microsoft Office Word 2007’yi tıklayalım. Word program penceresi boş bir belge görüntüleyerek açılır.
• Word 2007’de sol üst köşede yer alan Microsoft Office Düğmesine tıklayalım.
Açılan menüde belgeleri yönetmek (oluşturmak, kaydetmek, yazdırmak vb.) ile ilgili komutlar yer alır. Office Menüsü adını kullanacağımız bu menü Word’ün önceki sürümlerinde ki Dosya menüsünün yerini almıştır.
Soldaki komutlar, belgenin kendisiyle ilgili görevler içindir. Bir belgeyle çalıştıktan sonra, belgenin adı, Office Menüsünün sağ tarafındaki Son Belgeler listesinde görünür ve böylece bu belgeyi kolayca tekrar açabiliriz, Menünün en altında program seçeneklerini değiştirmek ve Word'den çıkmak için düğmeler yer alır.
• Menüyü kapatmak için ESC tuşuna basarız. Şerit’te Giriş sekmesi etkindir. Belge içeriğiyle çalışmak için olan düğmeler bu sekmede beş grup halinde düzenlenmiştir: Pano, Yazı Tipi, Paragraf, Stiller, Düzenleme. Yalnızca o anda seçili olan belge öğesine uygulanabilecek komutların düğmeleri etkindir.
• İşaretçiyi bu sekmedeki etkin düğmelerin üzerine getirip, düğmelerin adlarını
ve işlevlerini gösteren Ekran İpuçlarını inceleyebiliriz.
• Ekle sekmesini tıklayıp, bu sekmede yer alan düğmeleri inceleyebiliriz. Ekleyebileceğimiz öğelerle ilgili düğmeler bu sekmede yedi grup halinde düzenlenmiştir: Sayfalar, Tablolar, Çizimler, Bağlantılar, Üstbilgi ve Altbilgi, Metin, Simgeler.
• Sayfa Düzeni sekmesini tıklayıp, bu sekmede yer alan düğmeleri inceleyebiliriz. Belgenizin görünüşüyle ilgili düğmeler bu sekmede beş grup halinde düzenlenmiştir: Temalar, Sayfa Yapısı, Sayfa Arka Planı, Paragraf, Yerleştir.
• Sayfa Düzeni içersinde yer alan Sayfa Yapısı grubundaki Kenar Boşlukları düğmesi için Ekran İpucu’nu görüntüleyebiliriz. Ekran İpucu kenar boşluklarını nasıl ayarlayacağınızı açıklar.
• Ayrıca, Sayfa Yapısı başlık çubuğunun sağ ucundaki Sayfa Yapısı İletişim Kutusu Başlatıcıyı tıklayalım.
Sayfa Yapısı iletişim kutusu açılır.
İletişim kutusunda, kenar boşluklarını ve yönlendirmeyi ayarlayabilir, birden fazla sayfadan oluşan bir belgenin yapısını belirleyebiliriz. Değişikliklerimizi uygulamadan önce önizleme yapabiliriz.
• İletişim kutusunu kapatmak İçin İptal’i tıklarız.
• Sayfa Düzeni içersinde yer alan Temalar grubundaki Temalar düğmesini tıklayalım. Var olan temaların küçük resimlerinden oluşan bir galeri görürüz.
• Seçim yapmadan galeriyi kapatmak için Esc tuşuna basabiliriz.
• Sayfa Düzeni içersinde yer alan Sayfa Arka Planı grubundaki Sayfa Rengi düğmesini tıklayalım. Tema Renkleri paletinin üst sırasındaki her kutuyu sırayla işaret edelim. Boş belge sayfası, işaret ettiğimiz rengi tıkladığımızda nasıl görüneceğini canlı önizlemeyle gösterir. Gerçekten uygulamamıza gerek kalmadan, seçimimizin etkisini görebiliriz.
• Seçim yapmadan paleti kapatmak için Esc tuşuna basabiliriz.
• Başvurular sekmesini tıklayıp, bu sekmede yer alan düğmeleri inceleyebiliriz. Uzun belgelere, örneğin raporlara, ekleyebileceğimiz öğelerle ilgili düğmeler, bu sekmede altı grup halinde düzenlenmiştir: İçindekiler Tablosu, Dipnotlar, Alıntılar ve Kaynakça, Resim Yazıları, Dizin, Kaynakça.
• Postalar sekmesini tıklayıp, bu sekmede yer alan düğmeleri inceleyebiliriz. Toplu postalar oluşturmakla ilgili düğmeler, bu sekmede beş grup halinde düzenlenmiştir: Oluştur, Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat, Alanları Yaz ve Ekle, Sonuçların Önizlemesini Görüntüle, Son.
• Gözden Geçir sekmesini tıklayıp, bu sekmede yer alan düğmeleri inceleyebiliriz. Yazımı denetlemek, açıklama yapmak ve belgeleri değiştirmekle ilgili düğmeler sekmede altı grup halinde düzenlenmiştir: Yazım Denetleme, Açıklamalar, İzleme, Değişiklikler, Karşılaştır, Koru.
• Görünüm sekmesini tıklayıp, bu sekmede yer alan düğmeleri inceleyebiliriz. Belgelerin görünümünü ya da görüntülenişini değiştirmekle ilgili düğmeler, sekmede beş grup halinde düzenlenmiştir: Belge Görünümleri, Göster/Gizle, Yakınlaştır, Pencere, Makrolar.
1.3. BELGE AÇMAK VE KAPATMAK, BELGEDE GEZİNMEK
Bilgisayarımızda kayıtlı bir belgeyi açmak için Microsoft Office Düğmesi'ni tıkladıktan sonra Aç iletişim kutusunu görüntülemek için Aç düğmesine tıklamamız gerekir. Bu komutu ilk kullanışımızda, Aç iletişim kutusu Belgeler klasörümüzün içeriğini gösterir. Eğer aynı Word oturumunda iletişim kutusunu tekrar görüntülersek, en son kullandığımız klasörün içeriğini gösterir. Başka bir klasörün içeriğini görmek için standart Windows tekniklerini kullanabiliriz. Çalışmak istediğimiz belgenin yerini tespit ettikten sonra, açmak için belgeye çift tıklayabiliriz.
Açık bir belgede ekleme noktasının yerini değiştirmeden gezinmek için, yatay ve dikey kaydırma çubuklarını aşağıdaki şekillerde kullanabiliriz:
Belge penceresini bir satır yukarı ya da aşağı veya birkaç karakter sola ya da sağa hareket ettirmek için kaydırma oklarına tıklarız.
Bir pencere yukarı ya da aşağı hareket etmek için dikey kaydırma kutusunun üstünü ya da altını, bir pencere sola ya da sağa hareket etmek için yatay kaydırma kutusunun solunu ya da sağına tıklarız.
Belgede kaydırma kutusunun bulunduğu yere denk gelen kısmı görüntülemek için kaydırma kutusunu kaydırma çubuğu üzerinde sürükleriz. Örneğin; kaydırma kutusunu kaydırma çubuğunun ortasına sürüklersek, belgenin ortasını görüntüleriz.
Bir belgede ekleme noktasını hareket ettirerek de gezinebiliriz. Ekleme noktasını belli bir yere götürmek için orayı tıklamamız yeterlidir. Ekleme noktasını bir sayfa geriye ya da ileriye götürmek için dikey kaydırma çubuğunun altındaki Önceki Sayfa ve Sonraki Sayfa düğmelerini de kullanabiliriz.
Ayrıca ekleme noktasını hareket ettirmek için, klavyedeki bir tuşa ya da tuş birleşimine basabiliriz. Örneğin, ekleme noktasını satırın en soluna götürmek için Home tuşuna, belgenin başına götürmek için Ctrl+Home tuş birleşimine basabiliriz.
Uzun bir belgede, belli türde öğeler arasında, örneğin grafikten grafiğe hızlı hareket etmek isteyebiliriz. Dikey kaydırma çubuğunun altındaki Gözatılan Nesneyi Seç düğmesini tıklayabiliriz. Açılan göz atma seçenekleri arasında tercih yapabilir, örneğin Sayfaya göre Gözat ya da Grafiğe göre Gözat seçeneği tercih edebiliriz.
Birden fazla belge açıksa, başlık çubuğunun sağ ucundaki Kapat düğmesini tıklayarak belgeyi kapatabiliriz. Yalnızca bir belge açıksa, Kapat düğmesini tıklayarak belgeyi kapatır ve Word'den çıkarız. Belgeyi kapatıp Word’ü açık bırakmak istiyorsak, Microsoft Office Düğmesini tıklamamız, sonra da Kapat düğmesini tıklamamız gerekir.
1.4. BELGENİN FARKLI GÖRÜNÜMLERİNİ GÖRÜNTÜLEMEK
Word’de bir belgeyi çeşitli şekillerde görüntüleyebiliriz:
• Sayfa Düzeni görünümü: Bu görünüm belgeyi yazdırıldığında görüneceği
şekilde görüntüler. Kenar boşlukları, sayfa sonları, üstbilgi ve altbilgi gibi öğeleri
görebiliriz.
• Tam Ekran Okuma görünümü: Bu görünüm, ekranda kolay okunacak şekilde
sığabildiğince metin görüntüler. Bu görünümde Şerit yerine ekranın en üstünde,
belgeyi kaydetmek ve yazdırmak, başvuru kaynaklarına ve diğer araçlara erişmek,
metin vurgulamak ve açıklamalar eklemek için düğmeleri olan bir araç çubuğu yer
alır.
• Web Düzeni görünümü: Bu görünüm belgeyi ekranda bir Web tarayıcısında
görüneceği şekilde görüntüler. Arka planları, otomatik şekilleri ve diğer efektleri
görebiliriz. Ayrıca pencereye sığmaları için metnin ve grafiklerin nasıl düzenlendiğini de görebiliriz.
• Anahat görünümü: Bu görünüm başlık düzeyleri ve gövde metni şeklinde belgenin
yapısını görüntüler, bu hiyerarşiyi görüntülemek ve değiştirmek için araçlar sağlar.
• Taslak görünümü: Bu görünüm belge içeriğini basitleştirilmiş bir düzende görüntüler. Böylece belgenin içeriğini hızlı bir şekilde değiştirebiliriz. Üstbilgi ve altbilgi gibi sayfa düzeni öğelerini görmeyiz.
Görünümler arasında geçiş yapmak için Görünüm sekmesinde yer alan Belge Görünümleri grubundaki düğmeleri ya da pencerenin sağ alt köşesindeki Görünüm araç çubuğundaki düğmeleri kullanabiliriz.
Görünüm sekmesindeki diğer düğmeleri kullanarak aşağıdakileri yapabiliriz:
Öğeleri yerleştirmek ve hizalamak için cetvelleri ve kılavuz çizgilerini
görüntüleyebiliriz.
Belgeyi görüntülerken ve düzenlerken Belge Bağlantılarını (belgenin yapısını oluşturan başlıkların listesi) içeren ayrı bir bölme açabiliriz.
Belgenin sayfalarının küçük resimlerini içeren ayrı bir bölme görüntüleyebiliriz.
Pencereleri yerleştirebilir ve pencerelerle çalışabiliriz.
Belgenin yakınlaştırma düzeyini değiştirebiliriz.
Belgenin yakınlaştırma düzeyini durum çubuğunun en sağındaki Görünüm araç çubuğundaki araçları kullanarak da değiştirebiliriz. Yakınlaştırma düzeyi düğmesini tıklayıp bir yüzde seçebilir (ya da yazabilir); kaydırıcıyı sola ya da sağa sürükleyebilir; kaydırıcının iki yanında bulunan Küçült ve Büyüt düğmelerini tıklayabiliriz.
Daha karmaşık belgeler oluştururken yazdırılmayan karakterlerin görüntülenmesine izin verirsek öğelerin kesin yerlerini belirlemek daha kolay olur. Bu karakterler iki kategoride toplanır: Belgenizin sayfa düzenini kontrol edenler ve dizin oluşturma gibi sahne arkasındaki süreçlerin yapısını hazırlayanlar. Yazdırılmayan karakterleri Giriş sekmesinde yer alan Paragraf grubundaki Göster/Gizle düğmesini tıklayarak görüntüleyebiliriz.
1.5. BELGE OLUŞTURMAK VE KAYDETMEK
Bir Word belgesi oluşturmak için basitçe yeni bir boş belge açarız ve içeriği yazarız. Yanıp sönen ekleme noktası, yazacağımız bir sonraki karakterin nerede görüneceğini gösterir. Ekleme noktası sağ kenar boşluğuna ulaştığında, yazdığımız sözcük alt satıra taşınır.
Sözcük işleme programlarında yaygın olan bu sözcük kaydırma özelliği sayesinde, Enter tuşuna yeni bir satıra başlamak için değil, yalnızca yeni bir paragrafa başlamak için basarız.
Oluşturduğumuz her belge, onu kendine özgü bir adla kaydetmediğimiz sürece geçicidir. Bir belgeyi ilk kez kaydetmek için Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki Kaydet düğmesine tıklayabiliriz ya da Microsoft Office Düğmesini tıklayıp buradaki Kaydet düğmesine basarız. Her iki işlem Farklı Kaydet iletişim kutusunu görüntüler. Burada belgemize bir ad ve depolama yeri belirleriz.
Bir belgeyi ilk kez kaydettikten sonra yaptığımız değişiklikleri kaydetmek için Kaydet düğmesine tıklamamız yeterlidir. Belgenin yeni sürümü, eski sürümünün üzerine yazılır. Belgenin hem yeni sürümünü, hem de eski sürümünü saklamak istiyorsak, Office menüsündeki Farklı Kaydet düğmesine tıklarız, sonra da belgenin yeni sürümünü aynı yere farklı bir adla veya farklı bir yere aynı adla kaydederiz.
1.6. BELGENİN ÖNİZLEMESİNİ YAPMAK VE BELGEYİ YAZDIRMAK
Bir belgeyi yazdırmaya hazır olduğumuzda, sırayla Microsoft Office Düğmesini, Yazdır'ı ve Hızlı Yazdır'ı tıklayabiliriz. Word bu durumda bilgisayarımızın varsayılan yazıcısını ve Yazdır iletişim kutusunda belirlenmiş ayarları kullanır. Farklı bir yazıcı kullanmak ya da yazdırma ayarlarını değiştirmek için, Microsoft Office Düğmesi’ni tıkladıktan sonra Yazdır iletişim kutusunu açmak için Yazdır’ı tıklamamız gerekir. Böylece hangi yazıcıyı kullanacağımızı, neyi yazdıracağımızı ve kaç kopya yazdıracağımızı belirleyebilir, ayarlarda başka değişiklikler yapabiliriz.
Yazdırmadan önce her zaman belgenin önlemesini yaparak kâğıtta nasıl görüneceğini kontrol edebiliriz. Önizleme yapmak birden çok sayfalı belgelerde mutlaka gereklidir, tek sayfalı belgelerde bile faydalı olur.
Bir belgenin önizlemesine bakmak için Microsoft Office Düğmesi'ni, Yazdır’ı, sonra da Baskı Önizleme'yi tıklayarız. Bu görünüm belgenin her sayfasının yazdırıldığında tam olarak nasıl görüneceğini gösterir. Şerit’teki Baskı önizleme sekmesinde her sayfayı kontrol etmek, değişiklikler yapmak için kullanabileceğimiz araçlar vardır.
Baskı Önizleme sekmesindeki Sayfa Yapısı grubunu kullanarak aşağıdaki değişiklikleri yapabiliriz:
Sayfaya daha çok ya da daha az bilgi sığdırmak ya da bilginin nerede görüneceğini ayarlamak için belgenin kenar boşluklarını değiştirebiliriz. Kenar boşlukları düğmesini tıklayarak ve Kenar Boşlukları galerisinden seçim yaparak ya da özel Kenar Boşlukları’nı tıklayarak ve Sayfa Yapısı iletişim kutusundaki Kenar Boşlukları sekmesinde bulunan ayarları değiştirerek, üst, alt, sol ve sağ kenar boşluklarının boyutunu belirleyebiliriz.
Yönlendirmeyi (sayfanın kâğıt üzerinde aldığı yönü) değiştirebiliriz. Varsayılan yönlendirme, sayfanın boyunun eninden daha uzun olduğu dikey konumdur. Yönlendirme düğmesini ve diğer seçeneği tıklayarak, yönlendirmeyi sayfanın
eninin boyundan daha uzun olduğu yatay konuma getirebiliriz
Boyut düğmesini tıklayıp Sayfa Boyutları galerisinden seçim yaparak, kullanmak istediğimiz kâğıt boyutunu belirleyebiliriz.
Diğer gruplardaki düğmeleri tıklayarak yazıcı seçeneklerini, belgenin görünümünü ve metni değiştirebiliriz.
BÖLÜM ÖZETİ
• Aynı anda birden fazla Word belgesi açabilir ve görüntüleyebiliriz, ancak aynı anda yalnızca bir belge etkin olabilir.
• Word belgelerini ekleme noktasının olduğu yere metin girerek oluştururuz. Ekleme noktasını metni tıklayarak ya da tuşlara basarak hareket ettirebiliriz.
• Bir Word belgesini kaydettiğimizde, adını, konumunu ve dosya biçimini Farklı Kaydet
iletişim kutusunda belirtiriz.
• Belgeyi oluşturma nedenimize ve ihtiyaçlarımıza göre çeşitli şekillerde görüntüleyebiliriz.
