Word'de Bilgiyi Sütünlara ve Tablolarda Sunmak

İncelenecek Konular:
4.1. Giriş
4.2. Bilgiyi Sütunlarda Sunmak
4.3. Sekmeli Liste Oluşturmak
4.4. Bilgileri Tabloda Sunmak
4.5. Tablo Bilgilerini Biçimlendirmek
4.6. Tabloda Hesaplamalar Yapmak

4.1. GİRİŞ

Bir Word belgesi içersinde yer alan belirli bilgileri, sütunlar ya da tablolar halinde sunmak daha kullanışlıdır. Birden fazla sütuna sahip metinler; makaleler, bildiriler, el ilanları ve broşürler içersinde sıklıkla kullanılmaktadır. Sütunların sayısı belirlendikten sonra Word, metni bir sütundan diğerine devam ettirir. İstersek bir sütunu el ile sonlandırıp devamındaki metni bir sonraki sütuna kaydırabiliriz.

Sayısal verileri bir paragraf içersinde açıklamak yerine tablo olarak sunmak genellikle daha verimlidir. Tablo içindeki veriler kolay okunur ve anlaşılır. Az miktardaki veriler, sol, sağ, ortalı ya da ondalık sekme duraklarıyla ayrılmış sekmeli listeler oluşturularak basit sütunlarda görüntülenebilir. Büyük miktardaki karmaşık veriler, genellikle satır ve sütun başlıklarının bulunduğu bir satır ve sütun yapısı içeren Word tablolarında daha iyi sunulabilir.

Bir Word tablosu yalnızca veri sunmak için değil, karmaşık sayfa düzenleri için yapı oluşturması bakımından da kullanışlıdır. Örneğin, dört paragrafı, dört madde işaretli listeyi ya da dört tabloyu kolayca kıyaslayabilmek için iki sütun ve iki satırdan oluşan bir tabloya yerleştirebiliriz.

Bu hafta metin sütunları oluşturacak ve bunları değiştireceğiz. Ayrıca var olan metinlerden tablolar yaratacağız. Daha sonra bu tabloları çeşitli yollarla biçimlendirecek ve tablolar içinde hesaplamalar yapacağız. Bunların yanında Excel verilerini, Word’a kopyalayıp yapıştıracağız, Excel verilerine bağlantı oluşturacağız ve bir Excel nesnesi yaratacağız. Son olarak, iki ayrı tabloyu yan yana görüntülemek amacıyla bir tablo oluşturacağız.

4.2. BİLGİYİ SÜTUNLARDA SUNMAK

Word’de metinler varsayılan ayar olarak tek sütun halinde görüntülenir.



İstendiği durumda gazete ve dergilerde kullanıldığı gibi sayfa düzenleri yaratmak için metnin iki, üç ya da daha çok sayıda sütunda görüntülenmesini sağlayabiliriz. Metni sütunlar içinde akacak şekilde biçimlendirdiğimizde, metin ilk sütunu doldurup bir sonraki sütunun başına geçer. Bir sütun dolmadan sonraki sütuna geçmek için sütun sonu ekleyebiliriz.




Word metni sütunlara bölmek için birçok standart seçenek sağlar. Bir, iki ya da üç eşit sütun veya iki tanede birbirinden farklı iki sütunlu biçim seçeneklerimiz vardır. Bu iki sütunlu biçimlerden birinde sol sütun, diğerinde sağ sütun daha dardır. Başlangıçta sütunları nasıl ayarlamış olursak olalım, sayfa düzenini ve sütun genişliklerini her zaman değiştirebiliriz.



Sütunlardaki metni, herhangi bir metni biçimlendirdiğimiz gibi biçimlendirebiliriz. Daha düzgün görünmesi için sütunları iki yana yaslayabiliriz. Bu durumda sözcükler arasında fazladan boşluklar oluşmasını önlemek için Word'ün metni heceleme özelliğini kullanabiliriz.

4.3. SEKMELİ LİSTE OLUŞTURMAK

Tabloda sunmak için az miktarda verimiz varsa, bunları metni sol, sağ, ortalı ve ondalık sekme duraklarıyla ayrılmış basit sütunlar yerleştiren bir sekmeli listede görüntüleyebiliriz.


Kullanıcılar genellikle sekmeli listeye metin girerken, Tab tuşuna art arda basarak listenin sütunlarını hizalamaya çalışırlar. Bunu yaparsak, sütun genişlikleri üzerinde hiç bir denetimimiz olmaz. Sütunlara ince ayar yapabilmek için, varsayılan ayarlara bağlı kalmak yerine özel sekme durakları ayarlamamız gerekir. Sekmeli liste oluşturmak istediğimizde, ayrı sütunlarda görünmesini istediğimiz öğeler arasında Tab tuşuna yalnızca bir kez basmalıyız. Daha sonra gerekli olan tüm biçimlendirmeleri uygulayabilir ve sekmeleri soldan sağa sıralayarak her şeyin düzene girmesini sağlayabiliriz.



4.4. BİLGİLERİ TABLODA SUNMAK

Bir Word tablosu oluşturmak, Tablo düğmesini tıkladıktan sonra bir kılavuzdan istediğimiz satır ve sütun sayılarını seçerek yapabileceğimiz basit bir işlemdir. Daha sonra tablonun hücrelerine metin, sayılar ve grafikler ekleyebiliriz. Hücreler, bir satır ve bir sütunun kesişmesinden oluşan kutulardır. İstediğimiz zaman tablonun boyutunu değiştirebilir, tabloya sütun, satır ve hücreleri ekleyebilir ya da silebilir ve tek tek girdileri ya da tablonun tamamını biçimlendirebiliriz. Bilgileri mantıklı bir sıraya koyabilir ve bir sütundaki ya da satırdaki sayılarla hesaplamalar yapabiliriz.

Ekle sekmesinde yer alan Tablolar grubundaki Tablo düğmesini tıkladığımızda, bütün hücreleri eşit boyutta olan ve kılavuzdan seçtiğiniz sayıda sütun ve satırdan meydana gelen bir tablo oluşturulur.




Sütun ve satırların sayısının yanı sıra boyutlarını da belirleyebileceğimiz Tablo Ekle iletişim kutusunu açmak için kılavuzun altındaki Tablo Ekle'yi tıklayabiliriz.



Tablo Ekle’yi tıkladığımızda Tablo Ekle iletişim kutusu açılır. Tablo Ekle iletişim kutusu üzerinde oluşturmak istediğimiz tablonun sütun ve satır sayısını girerek tabloyu oluşturabiliriz.


Ayrıca istediğimiz boyutta hücreler çizerek de tablo oluşturabiliriz. Tabloda görünmesini istediğimiz metin belgede önceden varsa, metni tabloya dönüştürebiliriz.

Yeni bir tablo, belge içersinde kılavuz çizgileri ile çevrili bir boş hücreler topluluğu olarak görünür. Her hücrenin bir hücre sonu işaretçisi ve her satırın bir satır sonu işaretçisi vardır. İşaretçi tablonun üzerindeyken, tablonun sol üst köşesinde bir taşıma tutamacı, sağ alt köşesindeyse bir boyutlandırma tutamacı vardır.



Ekleme noktası tablodayken, Word iki tane Tablo Araçları bağlamsal sekmesi görüntüler: Tasarım ve Düzen.



Bir tablo oluşturduktan sonra, hücrelere metin ya da sayılar yazabilir ve ekleme noktasını hücreden hücreye geçirmek için Tab tuşuna basabiliriz. Ekleme noktası son satırın son hücresindeyken Tab tuşuna bastığımızda, tablonun en altına yeni bir satır eklenir.

Tab tuşu yerine, ekleme noktasını konumlandırmak için Ok tuşlarını kullanabilir ya da hücreyi tıklayabiliriz. Bir tablonun yapısını istediğimiz zaman değiştirebiliriz. Yapıyı değiştirmek için genellikle tablonun tamamını ya da belirli satırları ya da sütunları seçmemiz gerekir. Bunun için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz:
• Bir tablo seçmek: Tabloda herhangi bir yeri tıklarız. Düzen bağlamsal sekmesinde yer alan Tablo grubundaki Seç düğmesini tıklarız. Ardından, açılan menünün en altında yer alan Tablo Seç komutuna tıklarız ve tabloyu seçmiş oluruz.



• Bir sütun seçmek: Sütunun üst kenarlığını işaret ederiz. İşaretçi aşağıyı gösteren siyah bir oka dönüştüğünde bir kez tıklarız ve ilgili sütunu seçmiş oluruz.



• Bir satır seçmek: Satırın sol kenarlığını işaret ederiz. İşaretçi sağı gösteren beyaz bir oka dönüştüğünde bir kez tıklarız ve ilgili satırı seçmiş oluruz.



• Bir hücre seçmek: Hücreye üç kez tıklarız ya da hücrenin sol kenarlığına tıklarız. Böylece ilgili hücreyi seçmiş oluruz.



• Birden fazla hücre seçmek: İlk hücreyi seçtikten sonra, Shift tuşunu basılı tutarak aynı sütun ya da satırdaki bitişik hücreleri seçmek için Ok tuşlarına basarız. Bu sayede satır veya sütun olarak birden fazla hücreyi seçmiş oluruz.


Tabloları şekillendirmenin temel yöntemleri şunlardır:

• Bir satır ya da sütun eklemek: Ekleme yapmak istediğimiz yere bitişik satır ya da sütunda herhangi bir yere tıklarız. Düzen sekmesinde yer alan Satırlar ve Sütunlar grubundaki, Üstüne Ekle, Altına Ekle, Sola Ekle ya da Sağa Ekle düğmesinden birine tıklarız. Bu düğmelerden birine tıklamadan önce birden fazla satır ya da sütun seçersek, tabloya seçtiğimiz sayıda satır ya da sütun eklenir.



• Bir satır ya da sütun silmek: Satır ya da sütunda herhangi bir yere tıklarız, ardından Satırlar ve Sütunlar grubundaki Sil düğmesine tıklarız. Açılan menüden Hücreleri Sil, Sütun Sil, Satır Sil ya da Tabloyu Sil komutlarından birine tıklayabiliriz.



 
• Tablonun tamamını boyutlandırmak: Bunun için boyutlandırma tutmacını sağa-sola, yukarı-aşağıyı sürükleriz.



• Tek bir sütunu ya da satırı boyutlandırmak: Bir sütunun sağ kenarlığını sola ya da sağa sürükleyebiliriz. Aynı şekilde bir satırın alt kenarlığını aşağıya ya da yukarıya sürükleyebiliriz.



• Hücreleri birleştirmek: Sütunları kaplayan hücreler oluşturmak için birleşmesini istediğimiz hücreleri seçeriz ve ardından Düzen sekmesinde yer alan Birleştir grubundaki Hücreleri Birleştir düğmesine tıklarız. Örneğin, bir tablonun ilk satırındaki başlığı ortalamak için tablonun ilk satırındaki hücreleri tek bir hücre yapabiliriz.



Hücreleri Birleştir düğmesini tıkladıktan sonra seçtiğimiz hücreler birleşir.



• Hücreleri bölmek: Birleştirilmiş bir hücreyi ayırmak için Düzen sekmesinde yer alan Birleştir grubundaki Hücreleri Böl düğmesine tıklarız.


• Tabloyu taşımak: Tabloyu seçeriz ve sol üst köşede görünen taşıma tutmacını tablonun yeni konumuna sürükleriz. Ayrıca, tabloyu taşımak için Giriş sekmesinde yer alan Pano grubundaki Kes ve Yapıştır düğmelerini de kullanabiliriz.

• Bilgileri sıralamak: Satırları herhangi bir sütundaki verilere göre artan ya da azalan şekilde sıralamak için Düzen sekmesinde yer alan Veri grubundaki Sırala düğmesini kullanırız. Örneğin, Ders Kodu, Ders Adı, Sınav Sonucu ve Başarı Durumu sütun başlıklarının bulunduğu bir tabloda, sütunlardaki bilgileri alfabetik ya da sayısal olarak sıralayabiliriz.



Sırala düğmesine tıkladıktan sonra, Sırala iletişim kutusu üzerinden artan ya da azalan şekilde sıralama işlemini gerçekleştiririz.



Aşağıda da görüldüğü üzere ilk sütundaki Ders Kodları alfabetik olarak sıralanmış oldu.



4.5. TABLO BİLGİLERİNİ BİÇİMLENDİRMEK

Bir tablo içersinde yer alan verileri en iyi ifade edecek şekilde biçimlendirmek genellikle bir deneme ve yanılma sürecidir. Word 2007 ile hızlı bir şekilde tablo oluşturarak hemen işe başlayabiliriz. Ekle sekmesinde yer alan Tablolar grubundaki Tablo düğmesine tıklarız ve Satır - sütun sayısını belirleyerek hızlı bir şekilde tabloyu oluşturabiliriz. Tabloyu oluşturduktan sonra Tasarım bağlamsal sekmesindeki tablo stillerinden birini bu tabloya uygulayabiliriz.



Tablo stilleri, tabloya profesyonel bir görünüş kazandırmak için çeşitli kenarlıklar, renkler ve başka özellikleri içerir.




Hızlı bir biçimde tablonun görünüşünü özelleştirmek için Tasarım ve Düzen bağlamsal sekmelerindeki düğmeleri kullanabiliriz. Hizalamayı ve aralıkları değiştirmek için Giriş sekmesindeki Paragraf grubunu da kullanabiliriz. Yazı Tipi grubundaki düğmeleri kullanarak metni herhangi bir Word belgesinde olduğu gibi biçimlendirebiliriz. Ayrıca Stiller galerisinden karakter biçimlendirmesi de uygulayabiliriz.

4.6. TABLODA HESAPLAMALAR YAPMAK

Bir Word tablosundaki sayılarla hesaplamalar yapmak istediğimizde, yerleşik matematiksel fonksiyon kullanan bir formül oluşturabiliriz. Düzen bağlamsal sekmesinde Veri grubundaki Formül'ü tıklayarak erişebileceğimiz Formül iletişim kutusundaki araçları kullanarak bir formül oluşturabiliriz.



Bir formül, eşittir işareti (=), ardından fonksiyon adı (örneğin SUM), ardından da hesaplamayı gerçekleştirmek istediğimiz hücrelerin konumunu içeren parantezlerden oluşur. Örneğin =SUM(Left) formülü, formülün bulunduğu hücrenin solundaki hücreleri toplar.





Formül iletişim kutusunda SUM dışında bir fonksiyon kullanmak için, işlev Yapıştır kutusundan istediğimiz fonksiyonu seçebiliriz. Bir dizi değerin ortalamasını bulmak (AVERAGE), bir sütun ya da satırdaki değerlerin adet olarak saymak (COUNT), bir dizi hücrede en yüksek (MAX) ya da en düşük (MIN) değeri bulmak gibi bazı hesaplamaları yapmak için yerleşik fonksiyonları kullanabiliriz.

Formüller genellikle etkin hücre üzerindeki ya da solundaki hücrelere başvurur ama formüllerde belirli hücrelerin içeriklerini ya da sabit değerleri de kullanabiliriz. Bir hücrenin içeriğini kullanmak için, fonksiyon adından sonra parantez içine hücre adresini yazarız. Hücre adresi, sütun harfiyle satır numarasının birleşimidir. Örneğin Al ilk sütunla ilk satırın kesişimindeki hücredir. Bir satırdaki hücreler dizisinin adresi, ilk hücre ile son hücrenin arasına iki nokta konarak yazılır. Örneğin, =SUM(Al:D1) formülü, birinci satırdaki A sütunundan D sütununa kadarki değerleri toplar. Bir sütundaki hücreler dizisinin adresi de aynı şekilde verilir. Örneğin, =SUM(Al:A4) formülü A sütununda 1. satırdan 4. satıra kadarki değerleri toplar.





Yerleşik fonksiyonlar gereksinimimizi karşılamadığında Word belgesine bir Microsoft Office Excel çalışma sayfası ekleyebiliriz. Microsoft Office sisteminin bir parçası olan Excel, matematiksel, mali ve istatistiksel hesaplamalar gerçekleştirmek için hazırlanmış karmaşık fonksiyonlar içerir. Örneğin, farklı faiz oranlarında kredi ödemelerini hesaplamak için bir Excel çalışma sayfası verilerini bir Word belgesine aşağıdaki yollarla ekleyebiliriz:

• Kopyalayarak ve yapıştırarak: Excel'i açıp, verileri ve formülleri gireriz. Verileri bir tablo halinde kopyalayıp Word belgesine yapıştırırız. Veriler, formüllerin sonuçları standart metin olarak yapıştırılır.

• Bağlantı oluşturarak: Excel çalışma sayfası verilerini Word belgesine yapıştırırken kaynak çalışma sayfasına bağlantı oluşturabiliriz. Daha sonra düzenleme yapmak için bağlantıyı çift tıklayarak kaynak çalışma sayfasını Excel'de açabiliriz. Çalışma sayfasını düzenleyip kaydettikten sonra, belgeye dönüp, bağlantılı nesneyi farenin sağ düğmesiyle tıklarız ve verilerin düzenlenmiş halini görüntülemek için Bağlantıyı Güncelleştir'i tıklarız.

• Katıştırarak: Ekle sekmesinde yer alan Tablolar grubundaki Tablo düğmesini tıkladıktan sonra Excel Elektronik Tablosu'nu tıklayarak, Word belgesi içinde doğrudan Excel çalışma sayfası oluşturabiliriz. Çalışma sayfası, Excel satır ve sütun başlıkları olan bir nesne olarak oluşturulur. Excel sekmeleri ve grupları Word'ünkilerin yerine geçer. Böylece verileri Excel kullanarak girebilir ve değiştirebiliriz.
 
BÖLÜM ÖZETİ

• Bir belgenin sayfa düzenini çeşitlendirmek için metni sütunlara bölebiliriz.

• Karmaşık olmayan verileri sekmeli bir liste halinde düzenlemek için, sekmeleri kullanarak bir tablo görüntüsü elde edebiliriz.

• Word profesyonel, kolay okunur tablo biçimleri oluşturmak için başlangıç noktası olarak kullanabileceğimiz hızlı tablo oluşturma şablonları içerir.

• Var olan bir tabloya stil uygulayarak hızla biçimlendirebiliriz. Metin öznitelikleri, kenarlıklar ve gölgelendirme uygulayarak bu stili geliştirebiliriz.

• Word'de basit hesaplamalar için formülleri kolayca oluşturabiliriz. Daha karmaşık hesaplamalar için bir Excel çalışma sayfası oluşturabilir ve çalışma sayfası verilerini Word belgesine tablo olarak ekleyebiliriz.

Word'de Metnin Görünüşünü Değiştirmek

İncelenecek Konular:

3.1. Giriş

3.2. Metni ve Paragrafları Hızlı Biçimlendirmek

3.3. Karakterlerin Görünüşünü Değiştirmek

3.4. Paragrafların Görüşünü Değiştirmek

3.5. Listeler Oluşturmak ve Değiştirmek

3.1. GİRİŞ

Hazırlamış olduğumuz belgelerin görünüşü, içeriklerin yansıtılmasında bize yardımcı olur. Word 2007, görünüşleri içeriklerine uygun, profesyonel görünen belgeler oluşturulmasını sağlar. Belge içersindeki önemli noktaların dikkat çekmesi ve kolayca anlaşılabilmesi için metni biçimlendirebiliriz.

Bu hafta, Hızlı Stiller üzerinde çalışarak ve tek tek sözcüklerin görünüşünü değiştireceğiz. Daha sonra paragrafları girintileyecek, paragraf hizalamalarını ve aralıklarını değiştirecek, sekme durakları ayarlayacak, satır aralıklarını düzenleyeceğiz. Son olarak, madde işaretli ve numaralı listeler oluşturacak ve bunları biçimlendireceğiz.

3.2. METNİ VE PARAGRAFLARI HIZLI BİÇİMLENDİRMEK

Word 2007, içerik biçimlendirmeyi kolay hale getiren yeni özelliklerin yanı sıra eski özelliklerine yönelik iyileştirmeler içermektedir. Örneğin, yazı tipi boyutu, rengi ve diğer karakter özniteliklerini değiştirmek için kullanılan düğmeler, Giriş sekmesindeki Yazı Tipi grubunda toplanarak kolay erişilebilir hale getirilmiştir. 

Ayrıca pek çok yaygın biçimlendirme düğmesi de seçili metni işaret ettiğimizde görüntülenen Mini Araç Çubuğu'nda yer almaktadır.

Ancak öznitelikleri teker teker uygulamamız gerekmez. Hızlı Stiller’i kullanarak birkaç tıklamayla birçok özniteliği birden değiştirebiliriz. Bu araç Giriş sekmesindeki Stiller grubundadır. 

Hızlı Stil galerileri aşağıdakileri içerir:

  Paragraf stilleri: Bu stilleri başlık, ana metin, üst başlık, alıntı ve liste gibi farklı paragraf türlerine tutarlı bir görünüş kazandırmak için kullanabiliriz.

  Karakter stilleri: Bu stilleri seçili sözcüklerin görünüşünü değiştirmek için kullanabiliriz.

Belirli bir galeride bulunan tüm Hızlı Stiller birbiriyle uyumludur ve belgelerimize tutarlı, profesyonel bir görünüş kazandırır. Geleneksel, Ayırt Edici, Modern, Seçkin gibi adlara sahip Hızlı Stil galerileri arasından seçim yaparak bir stil kümesinden diğerine geçebiliriz. 

Bir stil kümesinin adını işaret ederek, o Hızlı Stil kümesi uygulandığında belgemizin nasıl görüneceğini görmemizi sağlayan canlı önizlemeyi istediğimiz stili seçmemize yardımcı olması için kullanabiliriz. 

Bir Hızlı Stil kümesini uyguladıktan sonra Stilleri Değiştir listesinden farklı bir Hızlı Stil kümesi seçerek bütün belgenin görünüşünü değiştirebiliriz.

3.3. KARAKTERLERİN GÖRÜNÜŞÜNÜ DEĞİŞTİRMEK

Bir Word belgesi içinde yazdığımız metin, belirli bir yazı tipinde görüntülenir. Her yazı tipi ortak bir tasarıma sahip 256 harf, rakam ve simgeden oluşur. Varsayılan ayar olarak yeni bir Word belgesinde metin için kullanılan yazı tipi Calibri’dir, ancak yazı tipini istediğimiz zaman değiştirebiliriz. Kullanılabilir yazı tipleri, yüklenmiş programlara bağlı olarak, bilgisayardan bilgisayara değişir. Ortak yazı tiplerinden bazıları Arial, Verdana ve Times New Roman'dır.

Aşağıdaki öznitelikleri değiştirerek bir yazı tipinin görünüşünü çeşitlendirebiliriz:

 Yazı tiplerine ait çeşitli yazı tipi boyutları vardır. Yazı tipi boyutu, taşan kısmı olan (h gibi) harflerin en üstünden başlayarak, sarkan kısmı olan (p gibi) harflerin en altına kadar olan alandır ve nokta ile ölçülür. Bir nokta yaklaşık 0,035 cm'dir.

 Yazı tiplerine ait çeşitli yazı tipi stilleri vardır. En yaygın olanlar, normal, italik, kalın ve kalın italiktir.

 Yazı tipleri, altı çizili, küçük büyük harfler ya da gölgeler gibi yazı tipi efektleri uygulanarak geliştirilebilir.

 Karakterleri birbirinden uzaklaştırarak ya da birbirine yaklaştırarak karakter aralığını değiştirebiliriz.

 Uyumlu yazı tipi renkleri bulunan bir palet vardır, ayrıca özel renkler de belirleyebiliriz.

Belge için uygun bir yazı tipi seçtikten sonra, farklı etkiler yaratmak için bu öznitelikleri kullanabiliriz. Biri diğerini iptal eden bazı öznitelikler de vardır ama çoğu birlikte kullanılabilirler. Örneğin, bir bültende farklı başlık düzeylerini ön plana çıkarmak için çeşitli boyutlarda ve yeşilin çeşitli tonlarında bir kalın yazı tipi kullanabiliriz. 

3.3.1. Büyük/Küçük Harf ve Karakter Biçimlendirme

Hazırlamış olduğumuz bir belge üzerinde karakter biçimlendirmeyi kullanma şeklimiz, bu belgenin okuyucuları üzerindeki görsel etkileri arttırabilir. Akıllıca kullanıldığında, karakter biçimlendirme düz bir belgeyi etkileyici ve profesyonel gösterebilir, fakat abartılı kullanıldığında belgenin amatör görünmesine ve anlatılmak istenenden uzaklaşılmasına neden olabilir. Örneğin, aynı belge içinde çok fazla yazı tipi kullanmak deneyimsizliğin göstergesidir. Bu nedenle iki ya da üç yazı tipinden fazlasını kullanmamak gerekir.

Küçük harflerin dikkat çekici olmadığını göz önünde bulundurmak gerekir. Dolayısıyla başlıklar ya da vurgu gerektiren yerlerde büyük harf kullanmak faydalı olabilir. Ancak büyük harflerden oluşan uzun metinler de gözü yorar. Mümkün olduğunca bunlara dikkat etmeliyiz. 

3.4. PARAGRAFLARIN GÖRÜŞÜNÜ DEĞİŞTİRMEK

Word'de bir paragraf, metin yazdıktan sonra Enter tuşuna bastığımızda gerçekleşir. Paragraf bir sözcük, bir cümle ya da birden fazla cümleden oluşabilir. Bir paragrafın görünüşünü değiştirmek için metnin hizalanma biçimini, satır aralığını ve paragraflar arasındaki boşluğu değiştirebiliriz. Ayrıca metnin etrafına kenarlıklar koyabilir ve arka planını gölgelendirebiliriz. Bir paragrafın görünüşünü değiştirmek için kullandığımız ayarların tümüne paragraf biçimlendirme denir.

Word'de paragrafların genişliğini ve sayfaların uzunluğunu metnin bulunduğu alanı tanımlayarak belirleyemeyiz. Bunun yerine sayfanın sağ, sol, üst ve alt kenar boşlukları için boyutları tanımlarız. Belgenin tamamında ya da belgenin belirli bölümlerinde bu kenar boşluklarını tanımlamak için, Sayfa Düzeni sekmesinde yer alan Sayfa Yapısı grubundaki Kenar Boşlukları düğmesini kullanırız.

Sol ve sağ kenar boşlukları belgenin tamamı ya da bir bölümü için ayarlansa da, kenar boşluklarının arasındaki metnin konumunu değiştirebiliriz. Bunu yapmanın en kolay yolu, yatay cetveldeki denetimleri hareket ettirmektir. Sol ve sağ kenar boşluklarından paragraf girintisi yapabiliriz. Ayrıca paragrafın ilk satırının ve daha sonraki satırların nerede başlayacağını belirleyebiliriz.

Sağ girinti ayarlamak, bir paragrafın bütün satırlarının nerede bitmesi gerektiğini belirler, ama bazen yalnızca tek bir satırın nerede bitmesi gerektiğini belirlemek de isteyebiliriz. Örneğin, sayfada dengeli görünmesi için belli bir sözcükten sonra bir başlığı ayırmak isteyebiliriz. Tek bir satırı metin kaydırma sonu ya da satır sonu ekleyerek bitirebiliriz. Ekleme noktasını kesmenin olmasını istediğimiz yere yerleştirdikten sonra, Sayfa Düzeni sekmesinde yer alan Sayfa Yapısı grubundaki Kesmeler düğmesini, sonra da Metin Kaydırmayı tıklarız. Satır sonu sola bükülmüş bir ok ile belirtilir. Satır sonu eklemek yeni bir paragraf başlatmaz, bu nedenle satır sonu ile biten bir metin satırına paragraf biçimlendirme uyguladığımızda biçimlendirme yalnızca o satıra değil paragrafın bütününe uygulanır.

Sayfa boyunca sekme durakları kullanarak metin satırlarını farklı konumlarda hizalayabiliriz. Sekme duraklarını ayarlamanın en kolay yolu yatay cetveli kullanmaktır. Varsayılan ayar olarak sola hizalı sekme durakları, yatay cetvelin altında gri işaretlerle belirtildiği gibi, her 1,25 cm'de yer alır. Özel bir sekme durağı ayarlamak için, istediğimiz sekme durağı türü görünene kadar cetvelin sol ucundaki Sekme düğmesini tıklarız. 

Aşağıdaki seçenekleri kullanabiliriz:

 Sol Sekme: Durak ile metnin sol kenarını hizalar.

 Orta Sekme: Durak ile metninin ortasını hizalar.

 Sağ Sekme: Durak ile metninin sağ kenarını hizalar.

 Ondalık Sekme: Durak ile metin içindeki ondalık işaretlerini hizalar.    

 Çubuk Sekme: Paragrafta ekleme noktasının bulunduğu yerde durak ile hizalı bir dikey çizgi çizer.

Sekme durağının türünü seçtikten sonra, cetvelde sekme durağını ayarlamak istediğimiz yere tıklarız. Word, ayarladığımız sekme durağının solundaki varsayılan sekme duraklarını kaldırır. Var olan bir özel sekme durağının konumunu değiştirmek için, durağı cetvelde sola ya da sağa sürükleyebiliriz. Bir özel sekme durağını silmek için, cetvelin dışına sürükleriz.

Metni ekleme noktasının sağındaki bir sonraki sekme durağına taşımak için, Tab tuşuna basarız. Metin, sekme durağı türüne göre hizalanır. Örneğin, bir orta sekme durağı ayarlarsak, Tab tuşuna basmak metni, ortası sekme durağına hizalanacak şekilde taşır.

Sekme duraklarına ek olarak, yatay cetvel metnin her satırının nerede başlayıp nerede bittiğini denetlemek için kullanılan girinti işaretçilerini görüntüler. Bu işaretçileri, aşağıda gösterildiği gibi, metni sol ya da sağ kenar boşluğundan girintilemek için kullanırız;

 İlk Satır Girintisi: Paragrafın ilk satırını bu işaretçide başlatır.

 Asılı Girinti: Paragrafın ikinci ve sonraki satırlarını bu işaretçide başlatır.

 Sol Girinti: Metni bu işaretçiye hizalı olacak şekilde girintiler.

 Sağ Girinti: Bu işaretçiye ulaştığında metni kaydırır.

Bir paragrafın sol ve sağ kenar boşlukları arasındaki konumunu belirlemek için hizalamasını da değiştirebiliriz. Giriş sekmesinde yer alan Paragraf grubundaki düğmeleri tıklayarak, bir paragrafı dört şekilde hizalayabiliriz:

 Sola Hizala: Paragrafın her satırını sola hizalar; sağ kenar hizasız olur.

 Sağa Hizala: Paragrafın her satırını sağa hizalar; sol kenar hizasız olur.

 Ortala: Paragraftaki her satırın ortasını sol ve sağ kenar boşlukları arasında hizalar, sol ve sağ kenar hizasız olur.

 İki Yana Yasla: Her satırı kenar boşlukları arasında hizalar, sol ve sağ kenarlar hizalı olur.

Paragrafların arasındaki boşluğun ayırt edici olması için, Sayfa Düzeni sekmesinde yer alan Paragraf grubundaki Önünde Aralık ve Arkasında Aralık ayarlarını değiştirerek paragrafların arasına boşluk ekleyebiliriz. 

Bir paragraftaki satırlar arasında yer alan boşluğu, Giriş sekmesinde yer alan Paragraf grubundaki Satır Aralığı düğmesini tıklayarak da ayarlayabiliriz.

Seçili paragrafların hizalanma, girinti ve aralıklarında birden fazla düzenleme yapmak istersek, bazen düğmeleri tıklamak ve işaretçileri sürüklemek yerine Paragraf iletişim kutusunu kullanmak daha hızlı olabilir. Paragraf iletişim kutusunu açmak için Giriş ya da Sayfa Düzeni sekmelerinden birindeki Paragraf İletişim Kutusu Başlatıcıyı tıklayabiliriz.

Bir paragrafın gerçekten dikkat çekmesini istiyorsak, etrafına kenarlık koyabilir ya da arka planını gölgelendirebiliriz. Büyük bir etki yaratmak için ikisini birden yapabiliriz. 

Bir paragrafa üç defa tıkladıktan sonra, paragraf seçili duruma gelir. Bu paragrafın etrafına kenarlık ya da arka planını gölgelendirmek için, Giriş sekmesinde yer alan Paragraf grubundaki Kenarlıklar okunu tıklarız ve listenin en altındaki Kenarlıklar ve Gölgelendirme’yi seçeriz. Kenarlıklar ve Gölgelendirme iletişim kutusu açılır.

  

3.5. LİSTELER OLUŞTURMAK VE DEĞİŞTİRMEK

Bir belgede liste halinde sunmak istediğimiz öğeleri genellikle bir paragrafın içine değil, her birini kendine ait bir satıra yazmayı tercih ederiz. Öğelerin sırası önemli olmadığında, örneğin bir işi yerine getirmek için gerekli olan adımların listesini yaparken, madde işaretleri listesi kullanabiliriz. Sıralama önemli olduğunda, örneğin bir işlemde takip edilen adımların listesini yaparken, numaralandırma listesi kullanabiliriz.

Word'de madde işaretleri ya da numaralandırma kullanarak bir liste yazmaya aşağıdaki gibi başlayabiliriz:

• Madde işaretli bir liste oluşturmak için paragrafın başına * (yıldız) koyarız ve Space (boşluk) ya da Tab tuşuna basarız.

• Numaralı bir liste oluşturmak için paragrafın başına 1. (1'in yanına nokta) yazarız ve Space (boşluk) ya da Tab tuşuna basarız.

İkisinden birini yaptıktan sonra, ilk öğeyi yazıp, Enter tuşuna basarız. Yeni paragraf madde işaretiyle başlar ya da 2 sayısının yanında bir noktayla başlayarak birinci ve ikinci paragraflar numaralı liste olarak biçimlendirilir. Öğeleri yazmak ve Enter tuşuna basmak sonraki madde işaretli ya da numaralı öğeleri ekler. Listeyi canlandırmak için Enter Tuşuna iki kez ya da önce Enter tuşuna sonra Backspace tuşuna basabiliriz.

 

Bir listeyi oluşturduktan sonra, aşağıdaki gibi değiştirebilir, biçimlendirebilir ve özelleştirebiliriz:

 Listedeki öğelerin yerlerini değiştirebilir, yeni öğeler ekleyebilir ya da istenmeyen öğeleri silebiliriz. Liste numaralıysa, Word numaraları otomatik olarak günceller.

 Madde işaretli bir listede öğeleri artan ya da azalan şekilde sıralamak için Giriş sekmesinde yer alan Paragraf grubundaki Sırala düğmesini tıklayabiliriz.

 Madde işaretli liste için, Paragraf grubundaki Madde İşaretleri okunu tıklayıp Madde İşareti Kitaplığı'ndan seçim yaparak Madde İşareti simgesini değiştirebiliriz. Ayrıca, Madde İşaretleri okunu tıkladıktan sonra Yeni Madde İşareti Tanımla'yı tıklayarak özel bir madde işareti de tanımlayabiliriz.

 Numaralı liste için, Paragraf grubundaki Numaralandırma okunu tıklayıp, Numaralandırma Kitaplığı'ndan seçim yaparak numara stilini değiştirebiliriz. Numaralandırma okunu tıkladıktan sonra Yeni Sayı Biçimi Tanımla'yı tıklayarak özel bir stil tanımlayabiliriz.

 Paragraf grubundaki Çok Düzeyli Liste düğmesini tıklayıp, Liste Kitaplığından seçim yaptıktan sonra listeyi yazarak çok düzeyli bir madde işaretli liste, numaralı liste ya da anahat oluşturabiliriz. 

 Yatay cetvel üzerindeki girinti işaretlerini sürükleyerek listenin girintilenmesini değiştirebiliriz. Listeler, diğer satırlara göre sola doğru "girintisi azaltılmış" şekilde oluşturulur ve hem listenin genel girintisini, hem de ilk satırın diğer satırlarla ilişkisini değiştirebiliriz.

BÖLÜM ÖZETİ

• Hızlı Stiller kullanarak, belgemize profesyonel bir görünüş verebiliriz. 

• Belge içersinde yer alacak karakterleri neredeyse sınırsız sayıdaki yazı tipi, boyut, stil ve efekt kombinasyonlarıyla biçimlendirebiliriz. Ancak en iyi sonucu almak için birkaç taneden fazla kombinasyon kullanmamaya dikkat etmeliyiz.

• Paragrafların görünüşünü, girintileri, aralıkları ve hizalamaları değiştirerek veya sekme noktaları ayarlayarak değiştirebiliriz. Tutarlı bir görünüşe sahip belgeler oluşturmak için, bu biçimlendirme seçeneklerini makul bir şekilde kullanmalıyız.

• Madde işaretli ve numaralı listelerin kullanımı ile bilgiler kolay okunur ve anlaşılır. Eğer hazır madde işaretli ve numaralı liste stilleri ihtiyacımızı karşılamıyorsa, kendi stillerimizi tanımlayabiliriz.

Word Belgelerini Düzenlemek ve Denetlemek

İncelenecek Konular:

2.1. Giriş

2.2. Belgede Değişiklikler Yapmak.

2.3. Belgeye Tarih ve Saat Eklemek.

2.4. En Uygun Sözcüğü Bulmak.

2.5. Belge Anahattını Yeniden Düzenlemek.

2.6. Metni Bulmak ve Değiştirmek.

2.7. Yazım ve Dilbilgisi Hatalarını Düzeltmek.

2.8. Belgeye Son Şeklini Vermek.

2.1. GİRİŞ

Oluşturmuş olduğumuz belgeleri başkalarıyla paylaşacaksak, bu belgelerin doğru, mantıklı ve anlaşılır olması gerekir. Word 2007 içersinde profesyonel belgeler oluşturmayı kolay ve etkili hale getiren çeşitli araçlar vardır:

  Düzenleme araçları, metni istediğimiz yere taşımayı ve kopyalamayı kolaylaştıran hızlı seçim teknikleri ve sürükle-bırak düzenlemeleri sağlar. 

  Başvuru ve arama araçları, eşanlamlıları bulmayı kolaylaştıran bir sözlük ve çeşitli internet tabanlı başvuru kaynaklarına erişim sağlayan arama hizmetleri içerir. 

  Anahat araçları, yazdıklarımızın mantıklı bir düzen içinde olmasını sağlamak için başlıkları ve metni kolayca yeniden düzenlememizi sağlar.

  Arama araçları, sözcükleri ve sözcük gruplarını teker teker ya da tüm belge içinde bulmak ve değiştirmek için kullanılabilir.

  Otomatik Düzelt, Yazım Denetimi ve Dilbilgisi özellikleri, belgeyi başkalarıyla paylaşmadan önce yazım ve dilbilgisi hatalarını düzeltmeyi kolaylaştırır.

  Sonlandırma araçları, belgenin paylaşıma hazır olduğundan emin olmamızı sağlar.

Özetleyecek olursak, bu hafta metin ekleyip silerek, sözcük grubu kopyalayıp yapıştırarak ve paragraf taşıyarak belge içindeki metni değiştirmeyi öğreneceğiz. Bir sözcük grubunu bulup, bu sözcük grubunu tüm belgede başka bir sözcük grubuyla değiştireceğiz. Belgedeki yazım ve dilbilgisini denetleyecek ve özel sözlüğe yeni terimler ekleyeceğiz. Son olarak, belgede uygun olmayan bilgi bulunup bulunmadığını araştıracak ve belgeyi sonlandıracağız.

2.2. BELGEDE DEĞİŞİKLİKLER YAPMAK

Yazmış olduğumuz her belge üzerinde düzeltme yapmak kaçınılmazdır. Hemen hemen her zaman bir-iki sözcük eklemek, bir cümleyi değiştirmek ya da metni bir yerden başka yere taşımak gerekebilir. Bir belgeyi oluştururken düzenleyebilir ya da önce yazıp daha sonra gerekli düzeltmeleri yapabiliriz. Belirli bir amaç için oluşturmuş olduğumuz bir belgeyi düzenleyerek başka bir amaca yönelik olarak kullanılacak hale getirebiliriz. Örneğin, geçen yıl hazırlamış olduğunuz bir ders izlencesi (syllabus) üzerinde değişiklikleri gerçekleştirerek bu yıl tekrar kullanabiliriz.

Bir belgeye metin eklemek kolaydır; ekleme noktasını yerleştirmek için tıklarız ve yazmaya başlarız. Ekleme noktasının sağında metin varsa, yeni metne yer açmak için bu metin sağa kayar.

Bir belge içinden metin silmek de aynı ölçüde kolaydır. Sadece bir ya da birkaç karakteri silmek istersek, ekleme noktasını yerleştirip silmek istediğimiz bütün karakterler yok olana kadar Backspace ya da Delete tuşuna basabiliriz. Backspace tuşuna basmak, ekleme noktasının solundaki karakterin silinmesini sağlar; Delete tuşuna basmak ise, ekleme noktasının sağındaki karakteri siler.

Birden fazla karakteri silmek için metni nasıl seçeceğimizi bilmemiz gerekir. Seçili metin ekranda vurgulanır. Belirli öğeleri aşağıdaki gibi seçebiliriz:

  Bir sözcüğü seçmek için çift tıklayabiliriz. Sözcük ve sağındaki boşluk seçilir. Sözcüğün sağındaki noktalama işareti seçilmez.

  Bir cümleyi seçmek için Ctrl tuşunu basılı tutarken cümledeki herhangi bir yeri tıklayabiliriz. Cümledeki ilk karakterden cümlenin sonundaki noktalama işaretinin sağındaki boşluğa kadar bütün karakterler seçilir.

  Bir paragrafı seçmek için farenin sol tuşuna üç kez tıklarız.

Art arda gelen sözcük, satır ya da paragrafları seçmek için, ekleme noktasını seçmek istediğimiz metnin başlangıcına yerleştirip, Shift tuşunu basılı tutarken, ok tuşlarından birine basabiliriz ya da seçmek istediğimiz metnin sonuna tıklayabiliriz. Art arda olmayan sözcük, satır ya da paragrafları seçmek istiyorsak, ilk seçimi yaptıktan sonra Ctrl tuşunu basılı tutarak diğer blokları seçebiliriz.

Diğer bir seçenek olarak, çeşitli öğeleri hızlıca seçmek için seçim alanını kullanabiliriz. Bu, belgenin sol kenar boşluğundaki görünmez bir alandır. Burada işaretçi sağa dönük renksiz bir ok haline gelir. Seçim alanını aşağıdaki şekillerde kullanabiliriz:

  Bir satırı seçmek için satırın solundaki seçim alanını tıklarız.

  Bir paragrafı seçmek için paragrafın solundaki seçim alanına çift tıklarız.

  Bir belgenin tamamını seçmek için seçim alanına üç kez tıklarız.

İstediğiniz metni seçtikten sonra, Backspace ya da Delete tuşuna basabiliriz.

Metni seçtikten sonra taşımak ya da kopyalamak için aşağıdaki yolları kullanabiliriz:

• Aynı anda göremediğimiz iki yer arasında (örneğin sayfalar ya da belgeler arasında) metin taşımamız gerekiyorsa Pano'yu kullanabiliriz. Pano, bilgisayarımızın belleğindeki geçici bir depolama alanıdır. Metni seçip ve Giriş sekmesinde yer alan Pano grubundaki Kes ve Kopyala düğmelerinden birini tıklarız. Sonra ekleme noktasını yerleştirip, seçimimizi yeni yerine eklemek için Yapıştır düğmesine tıklarız. Metni kestiğimizde eski yerinden silinir; kopyaladığımız zaman eski yerinde de kalır.

• Bir paragraf ya da satır içinde metin taşımamız gerekiyorsa sürükle ve bırak düzenlemesini kullanabiliriz. Sürükleme Pano'yu içermez. Metni seçip, farenin sol düğmesini basılı tutarak metni yeni yerine sürükleriz ve farenin sol düğmesine basmayı bırakırız. Seçimimizi kopyalamak için sürüklerken Ctrl tuşunu basılı tutarız.

Belgede bir değişiklik yaptıktan sonra hata yaptığımızı fark edersek, değişikliği kolayca geri alabiliriz. Son yaptığımız düzenlemeyi geri almak için Hızlı Erişim Araç Çubuğu'ndaki Geri Al düğmesini tıklayabiliriz. Daha önce yaptığımız bir işlemi geri almak için Geri Al okunu tıkladıktan sonra listedeki işlemleri tıklarız.

Bir işlemi geri aldıktan sonra fikrimizi değiştirirsek, Hızlı Erişim Araç Çubuğu'ndaki Yinele düğmesini tıklarız. Yalnızca geri aldığımız son işlemi yineleyebiliriz.

2.3. METNE TARİH VE SAAT EKLEMEK

Bir belgeye günün tarihini ya da saati eklemenin en kolay yollarından biri, Ekle sekmesinde yer alan Metin grubundaki Tarih ve Saat düğmesini kullanmaktır. Kullanmak istediğimiz biçimi belirledikten sonra, Word bilgisayarımızın takviminden ya da saatinden tarih ya da saat bilgilerini alır. Bilgileri standart metin olarak ya da bir alan olarak ekleyebiliriz. Alan, Word'e belirli bir bilgiyi belirli bir yoldan sağlamasını bildiren bir yer tutucudur. Alan kullanmanın avantajı, alanın bir düğme tıklamasıyla güncellenebilmesidir.

Tarih ya da saat eklemek için aşağıdaki adımları izleyebiliriz:

1. Ekleme noktasını tarih ya da saatin görünmesini istediğimiz yere yerleştiririz, Ekle sekmesinde yer alan Metin grubundaki Tarih ve Saat düğmesine tıklarız.

2. Kullanılabilir biçimlerin altında istediğimiz tarih ve/veya saat biçimini tıklarız.

3. Bir tarih ya da saat alanı eklemek istiyorsak, Otomatik olarak güncelleştir onay kutusunu işaretleriz.

4. Ardından, iletişim kutusunun Tamam düğmesine tıklarız.

Otomatik Olarak Güncelleştir onay kutusunu işaretlersek, seçtiğimiz biçime göre Tarih ya da Saat alanı eklenir. Alanı seçtiğimizde tamamı bir birim olarak vurgulanır. Alanı son bilgilerle güncellenmek için seçtikten sonra, farenin sağ düğmesiyle tıklayıp açılan menüden Alanı Güncelleştir düğmesini tıklarız. Bu menüden Alan Kodları Arasında Geçiş Yap'ı tıklayarak alanı denetleyen kodları görebiliriz. 

Farklı türde tarih ve saat alanları da ekleyebiliriz. Bunun için, bir Tarih ya da Saat alanı ekleriz. Farenin sağ düğmesiyle alana tıkladıktan sonra, Alanı Düzenle'yi tıklarız. Alan iletişim kutusu içersinde yer alan Kategoriler kutusundaki ayarı Tarih ve Saat olarak değiştiririz ve Alan Adları listesinde istediğimiz alanı tıklarız. Tamam'ı tıkladığımızda belirlediğimiz alan türüne karşılık gelen bilgiler belgede gösterilir.

2.4. EN UYGUN SÖZCÜĞÜ BULMAK

Dil genellikle bağlam duyarlıdır. Bağlamı ne olursa olsun, kullandığımız sözcüklerin anlatmak istediklerimizi en iyi ifade eden sözcükler olduğundan emin olmak için, Word'de seçili bir sözcüğün eş anlamlılarına (alternatif sözcüklere) bakabileceğimiz bir Eş Anlamlılar Sözlüğü bulunur. Bu sözlük, Word tarafından sağlanan önemli hizmetlerinden biridir.

Eş Anlamlılar Sözlüğü'nde bir sözcüğün alternatiflerine bakmak için, sözcüğü seçip, Gözden Geçir sekmesinde yer alan Yazım Denetleme grubundaki Eş Anlamlılar Sözlüğü'nü tıklamamız gerekir. Eş anlamlıların listesini görüntüleyen Araştır görev bölmesi açılır. Daha sonra seçtiğimiz sözcüğün yerini almasını istediğimiz sözcüğü tıklamamız yeterlidir. Ayrıca sözcüğü seçip, farenin sağ düğmesine tıkladığımızda açıklan menüden Eş Anlamlılar Sözlüğüne erişebiliriz.

2.4.1. Bilgi Araştırmak

Araştır görev bölmesi, Eş Anlamlılar Sözlüğü'nün yanı sıra, Word içinden çeşitli bilgi kaynaklarına erişim sağlar. Ara kutusuna bir konu girebilir ve Word'ün bu konuda bilgi aramak için hangi kaynağı kullanması gerektiğini alttaki kutuda belirtebiliriz. Araştır görev bölmesinin altındaki Araştırma Seçenekleri'ni tıklayarak çeşitli sözcükler ve internet kaynakları gibi önceden tanımlanmış olan başvuru kaynakları listesinden seçim yapabiliriz. Ayrıca kendi başvuru kaynaklarımızı da ekleyebiliriz.

Bilgi araştırmak için şu adımları izleriz: 

1. Araştır görev bölmesini görüntülemek için Gözden Geçir sekmesinde yer alan Yazım Denetleme grubundaki Araştır düğmesini tıklarız. 

2. Ara kutusuna aramak istediğiniz konuyu yazarız. 

3. Ara kutusunun altındaki kutunun sağındaki oku tıklarız ve listeden bilgi aramak için kullanmak istediğimiz kaynağı seçeriz. 

4. İstediğimiz bir bilgi kaynağını tıklarız. 

2.4.2. Metin Çevirisi Yapmak

Word'ün içinde pek çok dil için sözlükler bulunur. Bu sayede sözcükleri ve sözcük gruplarını bir dilden başka bir dile kolayca çevirebiliriz. Bu özellik, henüz Türkçe için geçerli değildir. Bir sözcüğü başka bir dile çevirmek için: 

1. Sözcüğü seçeriz. Ardından, Gözden Geçir sekmesinde yer alan Yazım Denetleme grubundaki Çevir düğmesine tıklarız. Kaynak dili ve çevrilecek dili belirleyeceğimiz kutuların olduğu Araştır görev bölmesi açılır. 

2. Araştır görev bölmesindeki Çeviri'nin altında bulunan Hangi Dilden ve Hangi Dile kutularındaki ayarları gerektiği gibi değiştiririz. Çevrilen metin, iki Dil içeren Sözlük'ün altında belirir. 

Başka bir sözcük ya da sözcük grubu çevirmek için, bu sözcük ya da grubunu Ara kutusuna yazabilir ve sağdaki Aramayı Başlat düğmesine tıklayabiliriz. 

İşaret ettiğimiz herhangi bir sözcüğün çevirisini görüntülemek için Gözden Geçir sekmesinde yer alan Yazım Denetleme grubundaki Çeviri Ekran ipucu'nu tıklarız. Sonra çevirmek istediğimiz dili seçeriz. Artık seçtiğimiz dildeki karşılığını görmek için belgedeki herhangi bir sözcüğü işaret edebiliriz. Çevirinin görüntülenmemesi için düğmeyi tekrar tıklarız. Ardından, Çeviri Ekran İpucunu Kapat'ı tıklarız.

2.5. BELGE ANAHATTINI YENİDEN DÜZENLEMEK

Başlıklar içeren bir belge oluşturuyorsak, bunu anahat düzeyleri olan yerleşik başlık stilleriyle biçimlendirebiliriz. Daha sonra belgeyi, Anahat görünümünü kullanarak görüntülemek ve düzenlemek kolaydır. Bu görünümde ana metni gizleyebilir ve yalnızca belirli bir düzeyin üstündeki başlıkları görüntüleyebiliriz. Böylece başlıkların yerini değiştirerek belgenin bölümlerini yeniden düzenleyebiliriz. 

Bir belgeyi Anahat görünümünde görüntülemek için, Görünüm sekmesinde yer alan Belge Görünümleri grubundaki Anahat düğmesini ya da Görünüm araç çubuğundaki Anahat düğmesini tıklayabiliriz. 

Belgenin hiyerarşik yapısı görüntülenir ve Şerit'e Anahat Oluşturma sekmesi eklenir.

Bu sekmede bulunan Anahat Araçları grubu, belirli bir düzey ve üzerindeki başlıkları görüntülemek, düzeylerini değiştirmek için başlıkları ya da ana metni yükseltmek ya da indirgemek, başlıkları ve metinlerini belge içinde aşağı ya da yukarı taşımak için tıklayabileceğimiz düğmeler içerir. Anahat görünümündeki girintiler ve simgeler bir başlığın ya da paragrafın, belge yapısı düzeyini göstermek için kullanılır ve diğer görünümlerde ya da belgeyi yazdırdığımızda görünmez.

2.6. METNİ BULMAK VE DEĞİŞTİRMEK

Belgemizdeki içeriğin doğru ve tutarlı olmasını sağlamanın bir yolu, belirli bir sözcüğün ya da sözcük öbeğinin belgede geçtiği her yeri gösteren Bul özelliğini kullanmaktır. Örneğin, sistem analisti olarak bir sisteme ait şartname dokümanının hazırlanmasından sorumluysak, doküman içersinde sistem adının doğru bir şekilde yazılıp yazılmadığını araştırmak isteyebiliriz.

Bul özelliğini kullanmak için, Giriş sekmesinde yer alan Düzenleme grubundaki Bul düğmesini tıklarız. 

Bul düğmesini tıkladığımızda, Bul ve Değiştir iletişim kutusu açılır. Bul ve Değiştir iletişim kutusunda Bul, Değiştir ve Git olmak üzere üç sekme bulunmaktadır. Bul ve Değiştir iletişim kutusu ilk açıldığında varsayılan olarak Bul sekmesi görüntülenir. 

Bulmak istediğimiz sözcüğü Aranan kutusuna yazdıktan sonra, şunları yapabiliriz: 

 Aradığımız metnin belgede geçtiği ilk yeri seçmek için, Sonrakini Bul düğmesine tıklarız. 

 Metnin belgede geçtiği her yeri vurgulamak için Okuma Vurgusu listesinde Tümünü Vurgula komutuna tıklarız.

Arama yaparken belgede bir hata bulursak, Bul ve Değiştir iletişim kutusunu kapatmadan istediğimiz düzenlemeyi yapabiliriz. Belgeyi tıklayıp değişikliği yaptıktan sonra, Bul ve Değiştir iletişim kutusunu tıklayarak tekrar etkin hale getirebiliriz.

Bir sözcüğü ya da sözcük öbeğini bir başkasıyla değiştirmemiz gerektiğinde, Değiştir özelliğini kullanarak değiştirmek istediğimiz metnin geçtiği her yeri bulabilir ve yerine başka bir metin yazabiliriz. 

 

Değiştir özelliğini kullanmak için, Düzenleme grubundaki Değiştir düğmesini tıklarız. 

Bul ve Değiştir iletişim kutusunun Bul sekmesine benzeyen Değiştir sekmesi görüntülenir. 

Değiştir sekmesinde şunları yapabiliriz:

 Seçili metni Yeni Değer kutusundaki metinle değiştirip sonrakini bulmak için Değiştir'i tıklarız. 

 Seçili metni belgede geçtiği her yerde Yeni Değer kutusundaki metinle değiştirmek istiyorsak, Tümünü Değiştir'i tıklarız. 

 Seçili metni olduğu gibi bırakıp sonrakine geçmek için Sonrakini Bul düğmesini tıklarız. 

Bul ve Değiştir iletişim kutusundaki diğer seçenekleri kullanarak daha karmaşık aramalar ve değiştirmeler yapabiliz. Tüm Seçenekler'i tıklamak, iletişim kutusunu genişletir ve bu seçenekler kullanılabilir hale gelir.

Arama Seçenekleri listesinden seçim yaparak aramanın yönünü belirleyebiliriz. Büyük ve küçük harfe göre aramak için Büyük/Küçük Harf Eşleştir onay kutusunu, Aranan kutusundaki metnin tamamının geçtiği yerleri bulmak için Yalnızca Tam Sözcükleri Bul onay kutusunu işaretleyebiliriz. İki benzer sözcüğün (örneğin çiçek ve çilek) kullanımını denetlemek istersek, Joker Karakter Kullan onay kutusunu işaretleyebilir ve değişken bilgileri bulmak için Aranan kutusuna bir joker karakter girebiliriz. En yaygın iki joker karakter şunlardır: 

 ? joker karakteri, Aranan kutusundaki metinde tek bir karakteri temsil eder. 

 * joker karakteri Aranan kutusundaki metinde birden çok karakteri temsil eder.

Benzer Okunuşlar onay kutusunu işaretleyerek, İngilizce metinlerde arama metniyle benzer okunuşa sahip fakat yazılışları farklı sözcükleri (örneğin there ve their) bulabiliriz. Tüm Sözcük Formlarını Bul onay kutusunu işaretleyerek, İngilizce metinlerde belirli bir sözcüğü herhangi bir formda (örneğin plan, planned, planning) bulabiliriz. Ekleri eşleştirebilir, noktalamayı ve beyaz alanları göz ardı edebiliriz. Son olarak, Biçim ya da Özel listelerinden yapacağımız seçimlerle, yazı tipi gibi biçimlendirmeleri ya da sekmeler gibi özel karakterleri bulabiliriz.

2.7. YAZIM VE DİLBİLGİSİ HATALARINI DÜZELTMEK

Word gibi sözcük işleme programları kendi yazım ve dilbilgisi denetleme özelliklerine sahiptirler.

Word yazım ve dilbilgisi hatalarını düzeltmeye yardımcı olacak iki araca sahiptir: 

 Otomatik Düzeltme,

 Yazım Denetimi ve Dilbilgisi özellikleri.  

Word'de yazı yazarken, word’ün bazı sözcükleri kendiliğinden düzelttiğini fark etmişizdir. Bu Otomatik Düzeltme özelliğinin sonucudur. Otomatik Düzeltme, sıklıkla yanlış yazılan sözcükleri düzeltir, böylece bizim düzeltmemize gerek kalmaz. Örneğin, “yanlız” yazacak olursanız, Word bunu otomatik olarak “yalnız” şeklinde düzeltir. Otomatik Düzeltme'nin sıklıkla yanlış yazılan sözcükler ve bunların doğru yazımlarından oluşan uzun bir listesi vardır. Genellikle yanlış yazdığımız ve Otomatik Düzeltme'nin değiştirmediği bir sözcüğü Otomatik Düzeltme iletişim kutusundaki listeye ekleyebiliriz. 

Eğer bir sözcüğü isteyerek yanlış yazıyor ve Otomatik Düzeltme'nin değiştirmesini istemiyorsak, başka bir şey yazmadan önce Hızlı Erişim Araç Çubuğu'ndaki Geri Al düğmesini tıklayarak düzeltmeyi geri alabiliriz. 

Otomatik Düzeltme belgelerimizin sık yapılan hatalardan arınmasını sağlasa da, rastgele yapılan yazım ve dilbilgisi hatalarını tespit etmez. Bu tip hatalar için Yazım Denetimi ve Dilbilgisi özelliğinden yardım alabiliriz. Word, muhtemel yazım hatalarının altını kırmızı dalgalı çizgiyle, dilbilgisi hatalarının altını da yeşil dalgalı çizgiyle çizer. Farenin sağ düğmesiyle altı çizili sözcüğü tıklayarak önerilen düzeltmeleri görüntüleyebiliriz.

Bütün belgenin yazımını ya da dilbilgisini denetlemek istersek, altı çizili sözcüklerle ve sözcük öbekleriyle tek tek uğraşmak yerine, Gözden Geçir sekmesinde yer alan Yazım grubundaki Yazım ve Dilbilgisi düğmesini tıklamak bu işi kolaylaştırır. 

Böylece Word bütün belgeyi ekleme noktasının bulunduğu yerden itibaren denetler ve muhtemel bir sorunla karşılaşırsa Yazım Denetimi ve Dilbilgisi iletişim kutusunu görüntüler. Sorun yanlış yazım ise, Yazım Denetimi ve Dilbilgisi iletişim kutusu doğru yazım önerileri sunar. Sorun dilbilgisi hatası ise, Yazım Denetimi ve Dilbilgisi iletişim kutusu düzeltme önerilerinin yanı sıra hangi kuralın ihlal edildiğini de belirtir. Yazım Denetimi ve Dilbilgisi iletişim kutusundaki düğmeler dinamiktir ve hatayı düzeltmeye uygun olacak şekilde değişir. Örneğin bir dilbilgisi hatasında, ihlal ettiğimiz kuralı bütün belgede yok sayma imkânınız vardır.

2.8. BELGEYE SON ŞEKLİNİ VERMEK

Bir belge tamamlandığında ve paylaşılmaya hazır olduğunda, son olarak bazı işlemler yaparız. Bunlar, belgeyi özel veya uygunsuz bir bilgi bulunup bulunmadığını görmek için gözden geçirmek, belgeye erişimi kısıtlamak ya da dijital imza eklemek olabilir.  

Çoğu belge birkaç düzenlemeden geçer ve bazıları da birden fazla kişi tarafından denetlenir. Bu hazırlık sürecinde belgelerde, üzerinde çalışan kişilerin adları, gözden geçirenlerin eklediği yorumlar ya da varsayımlar hakkında gizli metinler gibi, son halinde bulunmasını istemeyeceğimiz bilgiler olabilir. Belge basılmış halde dağıtılacaksa bu yazdırılmayan bilgiler sorun teşkil etmez. Ancak günümüzde gittikçe daha çok dosya elektronik olarak dağıtılmakta ve bu bilgiler belgeyi okuyan herkesin erişimine açık hale gelmektedir.

Word 2007, Belge Denetçisi adlı bir araç içerir. Bu araç tüm dış kaynaklı ve gizli olma olasılığı bulunan bilgileri bulur ve kaldırır. Belge Denetçisi'nden yorumlar, düzeltmeler ve ek açıklamaları, belgeyle birlikte kaydedilmiş tüm kişisel bilgileri ve gizli metinleri bulmasını isteyebiliriz. Belge Denetçisi bulduklarının bir özetini görüntüler ve bulduğu herhangi bir şeyi silme seçeneğini sunar. 

Word ayrıca Uyumluluk Denetleyicisi adlı başka bir araç içerir. Bu araçla Word'ün önceki sürümlerinin desteklemediği özelliklerin kullanımı denetlenir. 

Dış kaynaklı bilgi ve uyumluluk konularını çözdükten sonra, bir belgeyi sonlandırılmış olarak işaretleyebilir ve dosyayı salt-okunur yapabiliriz. Böylece başkaları bu belgede değişiklik yapmamaları gerektiğini bilirler. 

 

BÖLÜM ÖZETİ

• Metni kesebilir ya da kopyalayabilir ve aynı belgede ya da farklı bir belgede başka bir yere yapıştırabiliriz. Kesilen ve kopyalanan metin Pano'da saklanır. 

• Hata yapma durumunda Hızlı Erişim Araç Çubuğu'ndaki Geri Al düğmesiyle gerçekleştirdiğimiz son bir ya da birkaç işlemi geri alabiliriz. Fikrimizi yine değiştirirsek, son işlemi yeniden yapabiliriz, 

• Aynı metni tekrar tekrar yazmamız gerekmez. Bunun yerine metni Hızlı Parça olarak kaydedip birkaç tıklamayla ekleyebiliriz. 

• Metin içersinde kullandığımız bir sözcüğün eş anlamlılarını görmek için Eş Anlamlılar Sözlüğü'ne bakabilir, uzman başvuru araçlarına ve çevrimiçi kaynaklara erişmek için Araştırma hizmetlerini kullanabiliriz. 

• Bir belgeye başlık stilleri uygulamak için özellikle zaman ayırmak istiyorsak, anahattı kullanarak belgeyi yeniden düzenleyebiliriz. 

• Bir sözcük ya da sözcük öbeğini doküman içinde geçen her yerde bulabilir ve bir başkasıyla değiştirebiliriz. 

• Yaygın yazım hatalarının düzeltilmesi için Otomatik Düzeltme'ye güvenebiliriz. 

• Yazım ve dilbilgisi hatalarını yazarken teker teker düzeltebilir ya da tüm belgeyi tek seferde denetleyebiliriz. 

Word'e Giriş

İncelenecek Konular:

1.1 .  Giriş

1.2 .  Word Ortamında Çalışmak

1.3 .  Belge Açmak ve Kapatmak, Belgede Gezinmek

1.4 .   Belgenin Farklı Görünümlerini Görüntülemek

1.5 .  Belge Oluşturmak ve Kaydetmek

1.6 .  Belgenin Önizlemesini Yapmak ve Belgeyi Yazdırmak

1.1. WORD GİRİŞ

Metin belgeleri oluşturmak, bu belgeler üzerinde değişlik yapmak veya düzenlemek amacıyla sözcük işlemci olarak ifade edilen bilgisayar programları kullanılır. Microsoft Office Word 2007, günümüzde kullanılan sözcük işlemci programları içersinde en gelişmişidir. Word 2007 ile en basit rapordan en karmaşık rapora varıncaya kadar çok çeşitli iş belgelerini ve kişisel belgeleri kolaylıkla oluşturabiliriz. Word 2007, belgelerin görünüşünü geliştirerek daha çekici ve kolay okunur hale getirmek için kullanabileceğimiz pek çok özellik içerir. Diğer Microsoft Word sürümleri ile Word 2007’yi karşılaştırdığımızda tamamen yeni baştan tasarlanmış olduğunu söyleyebiliriz. 

Bu hafta, öncelikle Word 2007 ortamıyla tanıştıktan sonra, var olan bir Word belgesini açacak, bu belgede gezinecek ve belgeyi kapatacağız. Belgeleri görüntülemenin çeşitli yollarını keşfedecek, böylece farklı işler için hangi görünümü kullanacağımızı ve program penceresini ihtiyaçlarımıza göre nasıl şekillendireceğimizi öğreneceğiz. Yeni bir Word belgesi oluşturacak ve kaydedeceğiz, sonra da var olan bir belgeyi farklı bir yere nasıl kaydedildiğini göreceğiz. Son olarak, bir belgenin baskı önizlemesini yapacak ve bu belgeyi yazdıracağız.

1.2. WORD ORTAMINDA ÇALIŞMAK

Microsoft Office 2007 programlarının tümünde olduğu gibi Word'ü başlatmanın da en sık kullanılan ve bilinen yolu, Microsoft Windows görev çubuğunun solundaki Başlat düğmesini tıkladığınızda açılan Başlat menüsüdür. Microsoft Office 2007 program pencerelerinin görünüşü önceki ofis sürümlerinden tamamen farklıdır.

Yeni Word ortamı, kullanıcıların bu programla genel olarak çalışma şekillerini daha çok yansıtacak biçimde tasarlanmıştır. Word 2007’yi İlk başlattığımızda gördüğümüz ortam aşağıdakilerden oluşur:

Word’ü ve Word belgelerini (belge içeriğini değil) düzenlemekle ilgili komutlar,

Microsoft Office Düğmesini tıkladığımızda görüntülenen bir menüde toplanmıştır.

Komutlar, Microsoft Office Düğmesi'nin sağındaki Hızlı Erişim Araç Çubuğunda düğmeler halinde gösterilebilir. Varsayılan ayarlara göre bu araç çubuğunda Kaydet, Geri Al ve Yinele düğmeleri görünür ama biz sık kullandığımız komutları ekleyerek bu araç çubuğunu özelleştirebiliriz.

Başlık çubuğu etkin olan belgenin adını gösterir. Başlık çubuğunun sağ ucunda,

bütün Windows programlarında aynı göreve sahip olan üç tanıdık düğme yer

alır. Simge Durumuna Küçült düğmesini tıklayarak Word penceresini geçici olarak gizleyebiliriz. Aşağı Geri Getir/Ekranı Kapla düğmesiyle pencerenin boyutunu ayarlayabiliriz. Kapat düğmesiyle etkin olan belgeyi kapatabilir ya da Word’den çıkabiliriz.

Başlık çubuğunun altında, programla verimli bir şekilde çalışabilmemiz için Word’ün bütün özelliklerini bir alanda toplayan Şerit yer alır.

Belge içeriğiyle çalışmak için olan komutlar, Şerit’i oluşturan sekmelerde düğmeler halinde gösterilmiştir. Giriş sekmesi varsayılan ayar olarak etkin sekmedir. 

Her sekmede düğmeler gruplar halinde düzenlenmiştir. Program penceresinin

boyutuna göre, bazı gruplarda daha sık kullanacağımız düğmeler diğerlerinden

daha büyüktür.

İlgili ancak daha az kullanılan komutlar, grup içinde düğmeler şeklinde gösterilmez. Bunlar grubun başlık çubuğunun sağ ucundaki İletişim Kutusu Başlatıcıyı tıkladığımızda açılan iletişim kutusunda görüntülenir.

Bazı düğmelerin adları görüntülenirken, bazılarının ki görüntülenmez. İşaretçiyi herhangi bir düğme üzerinde birkaç saniye tuttuğumuzda, yalnızca düğmenin adını değil, işlevini de gösteren bir Ekran İpucu görünür.

Bazı düğmelerin okları vardır, ancak bütün oklar aynı değildir. Bir düğmeyi

işaret ettiğimizde, düğme ve ok aynı kutunun içindeyse ve aynı renkteyse, burayı tıklayarak düğmenin yapacağı işlemi belirleyecek seçenekleri görüntüleyebiliriz. Bir düğmeyi işaret ettiğimizde, düğme bir kutuda, ok başka renkte ve başka bir kutudaysa, burayı tıklayarak düğmenin o anda ayarlı olan işlemi yerine getirmesini sağlayabiliriz. Bu ayarları değiştirmek istersek, var olan seçenekleri görmek için oku tıklamamız gerekir.

Microsoft Office Word Yardımı düğmesi Şerit’in sağ ucunda bulunur.

Belgemizi belge penceresinde oluştururuz. Birden fazla belge açık olduğunda her belgenin kendi penceresi olur.

Program penceresinin alt kısmındaki durum çubuğu açık olan belge hakkında bilgi verir. Bir bilginin görüntülenmesine son vermek için, farenin sağ düğmesiyle durum çubuğunu tıklayıp görüntülenmesini istemediğimiz öğeyi tıklayabiliriz.

Durum çubuğunun sağ ucunda, belge içeriğinin görünümünü ayarlayan araçların yer aldığı Görünüm araç çubuğu bulunur.

Yeniden tasarlanan Word ortamının amacı, belgeler üzerinde çalışmayı daha sezgisel hale getirmektir. Sık kullandığımız komutlar artık menülerin ve iletişim kutularının içinde gizli değildir. Daha önce keşfetmemiş olabileceğimiz özellikler de şimdi kolaylıkla görebileceğimiz yerlerdedir.

Örneğin, bir biçimlendirme seçeneğinde birden fazla alternatifimiz varsa, bunlar genellikle bir küçük resimler galerisi içinde gösterilir. Bu galeri bize her seçeneğin anlık resmini gösterir. Herhangi bir galerideki küçük resmi işaret ettiğimizde, çarpıcı yeni özelliklerden biri olan canlı önizleme bize tercihimizin belgeye uygulandığında nasıl görüneceğini gösterir.

Word 2007’yi başlatarak, Microsoft Office Düğmesi'ni, Şerit’teki sekmeleri ve grupları daha ayrıntılı inceleyelim. Bunları yaparken, galerilerden ve canlı önizlemeden nasıl yararlanacağımızı da göreceğiz.

• Görev çubuğundaki “Başlat” düğmesine tıklayalım. Sırayla, Tüm Programlar içinden Microsoft Office’i, Microsoft Office içersinden de Microsoft Office Word 2007’yi tıklayalım. Word program penceresi boş bir belge görüntüleyerek açılır.

• Word 2007’de sol üst köşede yer alan Microsoft Office Düğmesine tıklayalım.

Açılan menüde belgeleri yönetmek (oluşturmak, kaydetmek, yazdırmak vb.) ile ilgili komutlar yer alır. Office Menüsü adını kullanacağımız bu menü Word’ün önceki sürümlerinde ki Dosya menüsünün yerini almıştır.

Soldaki komutlar, belgenin kendisiyle ilgili görevler içindir. Bir belgeyle çalıştıktan sonra, belgenin adı, Office Menüsünün sağ tarafındaki Son Belgeler listesinde görünür ve böylece bu belgeyi kolayca tekrar açabiliriz, Menünün en altında program seçeneklerini değiştirmek ve Word'den çıkmak için düğmeler yer alır.

• Menüyü kapatmak için ESC tuşuna basarız. Şerit’te Giriş sekmesi etkindir. Belge içeriğiyle çalışmak için olan düğmeler bu sekmede beş grup halinde düzenlenmiştir: Pano, Yazı Tipi, Paragraf, Stiller, Düzenleme. Yalnızca o anda seçili olan belge öğesine uygulanabilecek komutların düğmeleri etkindir.

• İşaretçiyi bu sekmedeki etkin düğmelerin üzerine getirip, düğmelerin adlarını

ve işlevlerini gösteren Ekran İpuçlarını inceleyebiliriz.

• Ekle sekmesini tıklayıp, bu sekmede yer alan düğmeleri inceleyebiliriz. Ekleyebileceğimiz öğelerle ilgili düğmeler bu sekmede yedi grup halinde düzenlenmiştir: Sayfalar, Tablolar, Çizimler, Bağlantılar, Üstbilgi ve Altbilgi, Metin, Simgeler.

• Sayfa Düzeni sekmesini tıklayıp, bu sekmede yer alan düğmeleri inceleyebiliriz. Belgenizin görünüşüyle ilgili düğmeler bu sekmede beş grup halinde düzenlenmiştir: Temalar, Sayfa Yapısı, Sayfa Arka Planı, Paragraf, Yerleştir.

• Sayfa Düzeni içersinde yer alan Sayfa Yapısı grubundaki Kenar Boşlukları düğmesi için Ekran İpucu’nu görüntüleyebiliriz. Ekran İpucu kenar boşluklarını nasıl ayarlayacağınızı açıklar.

• Ayrıca, Sayfa Yapısı başlık çubuğunun sağ ucundaki Sayfa Yapısı İletişim Kutusu Başlatıcıyı tıklayalım. 

Sayfa Yapısı iletişim kutusu açılır. 

İletişim kutusunda, kenar boşluklarını ve yönlendirmeyi ayarlayabilir, birden fazla sayfadan oluşan bir belgenin yapısını belirleyebiliriz. Değişikliklerimizi uygulamadan önce önizleme yapabiliriz.

• İletişim kutusunu kapatmak İçin İptal’i tıklarız.

• Sayfa Düzeni içersinde yer alan Temalar grubundaki Temalar düğmesini tıklayalım. Var olan temaların küçük resimlerinden oluşan bir galeri görürüz.

• Seçim yapmadan galeriyi kapatmak için Esc tuşuna basabiliriz.

• Sayfa Düzeni içersinde yer alan Sayfa Arka Planı grubundaki Sayfa Rengi düğmesini tıklayalım. Tema Renkleri paletinin üst sırasındaki her kutuyu sırayla işaret edelim. Boş belge sayfası, işaret ettiğimiz rengi tıkladığımızda nasıl görüneceğini canlı önizlemeyle gösterir. Gerçekten uygulamamıza gerek kalmadan, seçimimizin etkisini görebiliriz.

• Seçim yapmadan paleti kapatmak için Esc tuşuna basabiliriz.

• Başvurular sekmesini tıklayıp, bu sekmede yer alan düğmeleri inceleyebiliriz. Uzun belgelere, örneğin raporlara, ekleyebileceğimiz öğelerle ilgili düğmeler, bu sekmede altı grup halinde düzenlenmiştir: İçindekiler Tablosu, Dipnotlar, Alıntılar ve Kaynakça, Resim Yazıları, Dizin, Kaynakça. 

• Postalar sekmesini tıklayıp, bu sekmede yer alan düğmeleri inceleyebiliriz.  Toplu postalar oluşturmakla ilgili düğmeler, bu sekmede beş grup halinde düzenlenmiştir: Oluştur, Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat, Alanları Yaz ve Ekle, Sonuçların Önizlemesini Görüntüle, Son.

• Gözden Geçir sekmesini tıklayıp, bu sekmede yer alan düğmeleri inceleyebiliriz.  Yazımı denetlemek, açıklama yapmak ve belgeleri değiştirmekle ilgili düğmeler sekmede altı grup halinde düzenlenmiştir: Yazım Denetleme, Açıklamalar, İzleme, Değişiklikler, Karşılaştır, Koru.

• Görünüm sekmesini tıklayıp, bu sekmede yer alan düğmeleri inceleyebiliriz. Belgelerin görünümünü ya da görüntülenişini değiştirmekle ilgili düğmeler, sekmede beş grup halinde düzenlenmiştir: Belge Görünümleri, Göster/Gizle, Yakınlaştır, Pencere, Makrolar.

1.3. BELGE AÇMAK VE KAPATMAK, BELGEDE GEZİNMEK

Bilgisayarımızda kayıtlı bir belgeyi açmak için Microsoft Office Düğmesi'ni tıkladıktan sonra Aç iletişim kutusunu görüntülemek için Aç düğmesine tıklamamız gerekir. Bu komutu ilk kullanışımızda, Aç iletişim kutusu Belgeler klasörümüzün içeriğini gösterir. Eğer aynı Word oturumunda iletişim kutusunu tekrar görüntülersek, en son kullandığımız klasörün içeriğini gösterir. Başka bir klasörün içeriğini görmek için standart Windows tekniklerini kullanabiliriz. Çalışmak istediğimiz belgenin yerini tespit ettikten sonra, açmak için belgeye çift tıklayabiliriz.

Açık bir belgede ekleme noktasının yerini değiştirmeden gezinmek için, yatay ve dikey kaydırma çubuklarını aşağıdaki şekillerde kullanabiliriz:

 Belge penceresini bir satır yukarı ya da aşağı veya birkaç karakter sola ya da sağa hareket ettirmek için kaydırma oklarına tıklarız.

 Bir pencere yukarı ya da aşağı hareket etmek için dikey kaydırma kutusunun üstünü ya da altını, bir pencere sola ya da sağa hareket etmek için yatay kaydırma kutusunun solunu ya da sağına tıklarız.

 Belgede kaydırma kutusunun bulunduğu yere denk gelen kısmı görüntülemek için kaydırma kutusunu kaydırma çubuğu üzerinde sürükleriz. Örneğin; kaydırma kutusunu kaydırma çubuğunun ortasına sürüklersek, belgenin ortasını görüntüleriz.

Bir belgede ekleme noktasını hareket ettirerek de gezinebiliriz. Ekleme noktasını belli bir yere götürmek için orayı tıklamamız yeterlidir. Ekleme noktasını bir sayfa geriye ya da ileriye götürmek için dikey kaydırma çubuğunun altındaki Önceki Sayfa ve Sonraki Sayfa düğmelerini de kullanabiliriz.

Ayrıca ekleme noktasını hareket ettirmek için, klavyedeki bir tuşa ya da tuş birleşimine basabiliriz. Örneğin, ekleme noktasını satırın en soluna götürmek için Home tuşuna, belgenin başına götürmek için Ctrl+Home tuş birleşimine basabiliriz.

Uzun bir belgede, belli türde öğeler arasında, örneğin grafikten grafiğe hızlı hareket etmek isteyebiliriz. Dikey kaydırma çubuğunun altındaki Gözatılan Nesneyi Seç düğmesini tıklayabiliriz. Açılan göz atma seçenekleri arasında tercih yapabilir, örneğin Sayfaya göre Gözat ya da Grafiğe göre Gözat seçeneği tercih edebiliriz.

Birden fazla belge açıksa, başlık çubuğunun sağ ucundaki Kapat düğmesini tıklayarak belgeyi kapatabiliriz. Yalnızca bir belge açıksa, Kapat düğmesini tıklayarak belgeyi kapatır ve Word'den çıkarız. Belgeyi kapatıp Word’ü açık bırakmak istiyorsak, Microsoft Office Düğmesini tıklamamız, sonra da Kapat düğmesini tıklamamız gerekir.

 

1.4. BELGENİN FARKLI GÖRÜNÜMLERİNİ GÖRÜNTÜLEMEK

Word’de bir belgeyi çeşitli şekillerde görüntüleyebiliriz:

• Sayfa Düzeni görünümü: Bu görünüm belgeyi yazdırıldığında görüneceği

şekilde görüntüler. Kenar boşlukları, sayfa sonları, üstbilgi ve altbilgi gibi öğeleri

görebiliriz.

• Tam Ekran Okuma görünümü: Bu görünüm, ekranda kolay okunacak şekilde

sığabildiğince metin görüntüler. Bu görünümde Şerit yerine ekranın en üstünde,

belgeyi kaydetmek ve yazdırmak, başvuru kaynaklarına ve diğer araçlara erişmek,

metin vurgulamak ve açıklamalar eklemek için düğmeleri olan bir araç çubuğu yer

alır.

• Web Düzeni görünümü: Bu görünüm belgeyi ekranda bir Web tarayıcısında

görüneceği şekilde görüntüler. Arka planları, otomatik şekilleri ve diğer efektleri

görebiliriz.  Ayrıca pencereye sığmaları için metnin ve grafiklerin nasıl düzenlendiğini de görebiliriz.

• Anahat görünümü: Bu görünüm başlık düzeyleri ve gövde metni şeklinde belgenin

yapısını görüntüler, bu hiyerarşiyi görüntülemek ve değiştirmek için araçlar sağlar.

• Taslak görünümü: Bu görünüm belge içeriğini basitleştirilmiş bir düzende görüntüler. Böylece belgenin içeriğini hızlı bir şekilde değiştirebiliriz. Üstbilgi ve altbilgi gibi sayfa düzeni öğelerini görmeyiz.

Görünümler arasında geçiş yapmak için Görünüm sekmesinde yer alan Belge Görünümleri grubundaki düğmeleri ya da pencerenin sağ alt köşesindeki Görünüm araç çubuğundaki düğmeleri kullanabiliriz.

 Görünüm sekmesindeki diğer düğmeleri kullanarak aşağıdakileri yapabiliriz:

 Öğeleri yerleştirmek ve hizalamak için cetvelleri ve kılavuz çizgilerini

görüntüleyebiliriz.

 Belgeyi görüntülerken ve düzenlerken Belge Bağlantılarını (belgenin yapısını oluşturan başlıkların listesi) içeren ayrı bir bölme açabiliriz.

 Belgenin sayfalarının küçük resimlerini içeren ayrı bir bölme görüntüleyebiliriz.

 Pencereleri yerleştirebilir ve pencerelerle çalışabiliriz.

 Belgenin yakınlaştırma düzeyini değiştirebiliriz.

Belgenin yakınlaştırma düzeyini durum çubuğunun en sağındaki Görünüm araç çubuğundaki araçları kullanarak da değiştirebiliriz. Yakınlaştırma düzeyi düğmesini tıklayıp bir yüzde seçebilir (ya da yazabilir); kaydırıcıyı sola ya da sağa sürükleyebilir; kaydırıcının iki yanında bulunan Küçült ve Büyüt düğmelerini tıklayabiliriz.

Daha karmaşık belgeler oluştururken yazdırılmayan karakterlerin görüntülenmesine izin verirsek öğelerin kesin yerlerini belirlemek daha kolay olur. Bu karakterler iki kategoride toplanır: Belgenizin sayfa düzenini kontrol edenler ve dizin oluşturma gibi sahne arkasındaki süreçlerin yapısını hazırlayanlar. Yazdırılmayan karakterleri Giriş sekmesinde yer alan Paragraf grubundaki Göster/Gizle düğmesini tıklayarak görüntüleyebiliriz.

1.5. BELGE OLUŞTURMAK VE KAYDETMEK

Bir Word belgesi oluşturmak için basitçe yeni bir boş belge açarız ve içeriği yazarız. Yanıp sönen ekleme noktası, yazacağımız bir sonraki karakterin nerede görüneceğini gösterir. Ekleme noktası sağ kenar boşluğuna ulaştığında, yazdığımız sözcük alt satıra taşınır.

Sözcük işleme programlarında yaygın olan bu sözcük kaydırma özelliği sayesinde, Enter tuşuna yeni bir satıra başlamak için değil, yalnızca yeni bir paragrafa başlamak için basarız.

Oluşturduğumuz her belge, onu kendine özgü bir adla kaydetmediğimiz sürece geçicidir. Bir belgeyi ilk kez kaydetmek için Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki Kaydet düğmesine tıklayabiliriz ya da Microsoft Office Düğmesini tıklayıp buradaki Kaydet düğmesine basarız. Her iki işlem Farklı Kaydet iletişim kutusunu görüntüler. Burada belgemize bir ad ve depolama yeri belirleriz.

Bir belgeyi ilk kez kaydettikten sonra yaptığımız değişiklikleri kaydetmek için Kaydet düğmesine tıklamamız yeterlidir. Belgenin yeni sürümü, eski sürümünün üzerine yazılır. Belgenin hem yeni sürümünü, hem de eski sürümünü saklamak istiyorsak, Office menüsündeki Farklı Kaydet düğmesine tıklarız, sonra da belgenin yeni sürümünü aynı yere farklı bir adla veya farklı bir yere aynı adla kaydederiz.

1.6. BELGENİN ÖNİZLEMESİNİ YAPMAK VE BELGEYİ YAZDIRMAK

Bir belgeyi yazdırmaya hazır olduğumuzda, sırayla Microsoft Office Düğmesini, Yazdır'ı ve Hızlı Yazdır'ı tıklayabiliriz. Word bu durumda bilgisayarımızın varsayılan yazıcısını ve Yazdır iletişim kutusunda belirlenmiş ayarları kullanır. Farklı bir yazıcı kullanmak ya da yazdırma ayarlarını değiştirmek için, Microsoft Office Düğmesi’ni tıkladıktan sonra Yazdır iletişim kutusunu açmak için Yazdır’ı tıklamamız gerekir. Böylece hangi yazıcıyı kullanacağımızı, neyi yazdıracağımızı ve kaç kopya yazdıracağımızı belirleyebilir, ayarlarda başka değişiklikler yapabiliriz.

Yazdırmadan önce her zaman belgenin önlemesini yaparak kâğıtta nasıl görüneceğini kontrol edebiliriz. Önizleme yapmak birden çok sayfalı belgelerde mutlaka gereklidir, tek sayfalı belgelerde bile faydalı olur. 

Bir belgenin önizlemesine bakmak için Microsoft Office Düğmesi'ni, Yazdır’ı, sonra da Baskı Önizleme'yi tıklayarız. Bu görünüm belgenin her sayfasının yazdırıldığında tam olarak nasıl görüneceğini gösterir. Şerit’teki Baskı önizleme sekmesinde her sayfayı kontrol etmek, değişiklikler yapmak için kullanabileceğimiz araçlar vardır.

Baskı Önizleme sekmesindeki Sayfa Yapısı grubunu kullanarak aşağıdaki değişiklikleri yapabiliriz:

 Sayfaya daha çok ya da daha az bilgi sığdırmak ya da bilginin nerede görüneceğini ayarlamak için belgenin kenar boşluklarını değiştirebiliriz. Kenar boşlukları düğmesini tıklayarak ve Kenar Boşlukları galerisinden seçim yaparak ya da özel Kenar Boşlukları’nı tıklayarak ve Sayfa Yapısı iletişim kutusundaki Kenar Boşlukları sekmesinde bulunan ayarları değiştirerek, üst, alt, sol ve sağ kenar boşluklarının boyutunu belirleyebiliriz.

 Yönlendirmeyi (sayfanın kâğıt üzerinde aldığı yönü) değiştirebiliriz. Varsayılan yönlendirme, sayfanın boyunun eninden daha uzun olduğu dikey konumdur. Yönlendirme düğmesini ve diğer seçeneği tıklayarak, yönlendirmeyi sayfanın

eninin boyundan daha uzun olduğu yatay konuma getirebiliriz

 Boyut düğmesini tıklayıp Sayfa Boyutları galerisinden seçim yaparak, kullanmak istediğimiz kâğıt boyutunu belirleyebiliriz.

 Diğer gruplardaki düğmeleri tıklayarak yazıcı seçeneklerini, belgenin görünümünü ve metni değiştirebiliriz.

BÖLÜM ÖZETİ

• Aynı anda birden fazla Word belgesi açabilir ve görüntüleyebiliriz, ancak aynı anda yalnızca bir belge etkin olabilir.

• Word belgelerini ekleme noktasının olduğu yere metin girerek oluştururuz. Ekleme noktasını metni tıklayarak ya da tuşlara basarak hareket ettirebiliriz.

• Bir Word belgesini kaydettiğimizde, adını, konumunu ve dosya biçimini Farklı Kaydet

iletişim kutusunda belirtiriz.

• Belgeyi oluşturma nedenimize ve ihtiyaçlarımıza göre çeşitli şekillerde görüntüleyebiliriz.