İncelenecek Konular:
4.1. Giriş
4.2. Bilgiyi Sütunlarda Sunmak
4.3. Sekmeli Liste Oluşturmak
4.4. Bilgileri Tabloda Sunmak
4.5. Tablo Bilgilerini Biçimlendirmek
4.6. Tabloda Hesaplamalar Yapmak
4.1. GİRİŞ
Bir Word belgesi içersinde yer alan belirli bilgileri, sütunlar ya da tablolar halinde sunmak daha kullanışlıdır. Birden fazla sütuna sahip metinler; makaleler, bildiriler, el ilanları ve broşürler içersinde sıklıkla kullanılmaktadır. Sütunların sayısı belirlendikten sonra Word, metni bir sütundan diğerine devam ettirir. İstersek bir sütunu el ile sonlandırıp devamındaki metni bir sonraki sütuna kaydırabiliriz.
Sayısal verileri bir paragraf içersinde açıklamak yerine tablo olarak sunmak genellikle daha verimlidir. Tablo içindeki veriler kolay okunur ve anlaşılır. Az miktardaki veriler, sol, sağ, ortalı ya da ondalık sekme duraklarıyla ayrılmış sekmeli listeler oluşturularak basit sütunlarda görüntülenebilir. Büyük miktardaki karmaşık veriler, genellikle satır ve sütun başlıklarının bulunduğu bir satır ve sütun yapısı içeren Word tablolarında daha iyi sunulabilir.
Bir Word tablosu yalnızca veri sunmak için değil, karmaşık sayfa düzenleri için yapı oluşturması bakımından da kullanışlıdır. Örneğin, dört paragrafı, dört madde işaretli listeyi ya da dört tabloyu kolayca kıyaslayabilmek için iki sütun ve iki satırdan oluşan bir tabloya yerleştirebiliriz.
Bu hafta metin sütunları oluşturacak ve bunları değiştireceğiz. Ayrıca var olan metinlerden tablolar yaratacağız. Daha sonra bu tabloları çeşitli yollarla biçimlendirecek ve tablolar içinde hesaplamalar yapacağız. Bunların yanında Excel verilerini, Word’a kopyalayıp yapıştıracağız, Excel verilerine bağlantı oluşturacağız ve bir Excel nesnesi yaratacağız. Son olarak, iki ayrı tabloyu yan yana görüntülemek amacıyla bir tablo oluşturacağız.
4.2. BİLGİYİ SÜTUNLARDA SUNMAK
Word’de metinler varsayılan ayar olarak tek sütun halinde görüntülenir.
İstendiği durumda gazete ve dergilerde kullanıldığı gibi sayfa düzenleri yaratmak için metnin iki, üç ya da daha çok sayıda sütunda görüntülenmesini sağlayabiliriz. Metni sütunlar içinde akacak şekilde biçimlendirdiğimizde, metin ilk sütunu doldurup bir sonraki sütunun başına geçer. Bir sütun dolmadan sonraki sütuna geçmek için sütun sonu ekleyebiliriz.
Word metni sütunlara bölmek için birçok standart seçenek sağlar. Bir, iki ya da üç eşit sütun veya iki tanede birbirinden farklı iki sütunlu biçim seçeneklerimiz vardır. Bu iki sütunlu biçimlerden birinde sol sütun, diğerinde sağ sütun daha dardır. Başlangıçta sütunları nasıl ayarlamış olursak olalım, sayfa düzenini ve sütun genişliklerini her zaman değiştirebiliriz.
Sütunlardaki metni, herhangi bir metni biçimlendirdiğimiz gibi biçimlendirebiliriz. Daha düzgün görünmesi için sütunları iki yana yaslayabiliriz. Bu durumda sözcükler arasında fazladan boşluklar oluşmasını önlemek için Word'ün metni heceleme özelliğini kullanabiliriz.
4.3. SEKMELİ LİSTE OLUŞTURMAK
Tabloda sunmak için az miktarda verimiz varsa, bunları metni sol, sağ, ortalı ve ondalık sekme duraklarıyla ayrılmış basit sütunlar yerleştiren bir sekmeli listede görüntüleyebiliriz.
Kullanıcılar genellikle sekmeli listeye metin girerken, Tab tuşuna art arda basarak listenin sütunlarını hizalamaya çalışırlar. Bunu yaparsak, sütun genişlikleri üzerinde hiç bir denetimimiz olmaz. Sütunlara ince ayar yapabilmek için, varsayılan ayarlara bağlı kalmak yerine özel sekme durakları ayarlamamız gerekir. Sekmeli liste oluşturmak istediğimizde, ayrı sütunlarda görünmesini istediğimiz öğeler arasında Tab tuşuna yalnızca bir kez basmalıyız. Daha sonra gerekli olan tüm biçimlendirmeleri uygulayabilir ve sekmeleri soldan sağa sıralayarak her şeyin düzene girmesini sağlayabiliriz.
4.4. BİLGİLERİ TABLODA SUNMAK
Bir Word tablosu oluşturmak, Tablo düğmesini tıkladıktan sonra bir kılavuzdan istediğimiz satır ve sütun sayılarını seçerek yapabileceğimiz basit bir işlemdir. Daha sonra tablonun hücrelerine metin, sayılar ve grafikler ekleyebiliriz. Hücreler, bir satır ve bir sütunun kesişmesinden oluşan kutulardır. İstediğimiz zaman tablonun boyutunu değiştirebilir, tabloya sütun, satır ve hücreleri ekleyebilir ya da silebilir ve tek tek girdileri ya da tablonun tamamını biçimlendirebiliriz. Bilgileri mantıklı bir sıraya koyabilir ve bir sütundaki ya da satırdaki sayılarla hesaplamalar yapabiliriz.
Ekle sekmesinde yer alan Tablolar grubundaki Tablo düğmesini tıkladığımızda, bütün hücreleri eşit boyutta olan ve kılavuzdan seçtiğiniz sayıda sütun ve satırdan meydana gelen bir tablo oluşturulur.
Sütun ve satırların sayısının yanı sıra boyutlarını da belirleyebileceğimiz Tablo Ekle iletişim kutusunu açmak için kılavuzun altındaki Tablo Ekle'yi tıklayabiliriz.
Tablo Ekle’yi tıkladığımızda Tablo Ekle iletişim kutusu açılır. Tablo Ekle iletişim kutusu üzerinde oluşturmak istediğimiz tablonun sütun ve satır sayısını girerek tabloyu oluşturabiliriz.
Ayrıca istediğimiz boyutta hücreler çizerek de tablo oluşturabiliriz. Tabloda görünmesini istediğimiz metin belgede önceden varsa, metni tabloya dönüştürebiliriz.
Yeni bir tablo, belge içersinde kılavuz çizgileri ile çevrili bir boş hücreler topluluğu olarak görünür. Her hücrenin bir hücre sonu işaretçisi ve her satırın bir satır sonu işaretçisi vardır. İşaretçi tablonun üzerindeyken, tablonun sol üst köşesinde bir taşıma tutamacı, sağ alt köşesindeyse bir boyutlandırma tutamacı vardır.
Ekleme noktası tablodayken, Word iki tane Tablo Araçları bağlamsal sekmesi görüntüler: Tasarım ve Düzen.
Bir tablo oluşturduktan sonra, hücrelere metin ya da sayılar yazabilir ve ekleme noktasını hücreden hücreye geçirmek için Tab tuşuna basabiliriz. Ekleme noktası son satırın son hücresindeyken Tab tuşuna bastığımızda, tablonun en altına yeni bir satır eklenir.
Tab tuşu yerine, ekleme noktasını konumlandırmak için Ok tuşlarını kullanabilir ya da hücreyi tıklayabiliriz. Bir tablonun yapısını istediğimiz zaman değiştirebiliriz. Yapıyı değiştirmek için genellikle tablonun tamamını ya da belirli satırları ya da sütunları seçmemiz gerekir. Bunun için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz:
• Bir tablo seçmek: Tabloda herhangi bir yeri tıklarız. Düzen bağlamsal sekmesinde yer alan Tablo grubundaki Seç düğmesini tıklarız. Ardından, açılan menünün en altında yer alan Tablo Seç komutuna tıklarız ve tabloyu seçmiş oluruz.
• Bir sütun seçmek: Sütunun üst kenarlığını işaret ederiz. İşaretçi aşağıyı gösteren siyah bir oka dönüştüğünde bir kez tıklarız ve ilgili sütunu seçmiş oluruz.
• Bir satır seçmek: Satırın sol kenarlığını işaret ederiz. İşaretçi sağı gösteren beyaz bir oka dönüştüğünde bir kez tıklarız ve ilgili satırı seçmiş oluruz.
• Bir hücre seçmek: Hücreye üç kez tıklarız ya da hücrenin sol kenarlığına tıklarız. Böylece ilgili hücreyi seçmiş oluruz.
• Birden fazla hücre seçmek: İlk hücreyi seçtikten sonra, Shift tuşunu basılı tutarak aynı sütun ya da satırdaki bitişik hücreleri seçmek için Ok tuşlarına basarız. Bu sayede satır veya sütun olarak birden fazla hücreyi seçmiş oluruz.
Tabloları şekillendirmenin temel yöntemleri şunlardır:
• Bir satır ya da sütun eklemek: Ekleme yapmak istediğimiz yere bitişik satır ya da sütunda herhangi bir yere tıklarız. Düzen sekmesinde yer alan Satırlar ve Sütunlar grubundaki, Üstüne Ekle, Altına Ekle, Sola Ekle ya da Sağa Ekle düğmesinden birine tıklarız. Bu düğmelerden birine tıklamadan önce birden fazla satır ya da sütun seçersek, tabloya seçtiğimiz sayıda satır ya da sütun eklenir.
• Bir satır ya da sütun silmek: Satır ya da sütunda herhangi bir yere tıklarız, ardından Satırlar ve Sütunlar grubundaki Sil düğmesine tıklarız. Açılan menüden Hücreleri Sil, Sütun Sil, Satır Sil ya da Tabloyu Sil komutlarından birine tıklayabiliriz.
• Tablonun tamamını boyutlandırmak: Bunun için boyutlandırma tutmacını sağa-sola, yukarı-aşağıyı sürükleriz.
• Tek bir sütunu ya da satırı boyutlandırmak: Bir sütunun sağ kenarlığını sola ya da sağa sürükleyebiliriz. Aynı şekilde bir satırın alt kenarlığını aşağıya ya da yukarıya sürükleyebiliriz.
• Hücreleri birleştirmek: Sütunları kaplayan hücreler oluşturmak için birleşmesini istediğimiz hücreleri seçeriz ve ardından Düzen sekmesinde yer alan Birleştir grubundaki Hücreleri Birleştir düğmesine tıklarız. Örneğin, bir tablonun ilk satırındaki başlığı ortalamak için tablonun ilk satırındaki hücreleri tek bir hücre yapabiliriz.
Hücreleri Birleştir düğmesini tıkladıktan sonra seçtiğimiz hücreler birleşir.
• Hücreleri bölmek: Birleştirilmiş bir hücreyi ayırmak için Düzen sekmesinde yer alan Birleştir grubundaki Hücreleri Böl düğmesine tıklarız.
• Tabloyu taşımak: Tabloyu seçeriz ve sol üst köşede görünen taşıma tutmacını tablonun yeni konumuna sürükleriz. Ayrıca, tabloyu taşımak için Giriş sekmesinde yer alan Pano grubundaki Kes ve Yapıştır düğmelerini de kullanabiliriz.
• Bilgileri sıralamak: Satırları herhangi bir sütundaki verilere göre artan ya da azalan şekilde sıralamak için Düzen sekmesinde yer alan Veri grubundaki Sırala düğmesini kullanırız. Örneğin, Ders Kodu, Ders Adı, Sınav Sonucu ve Başarı Durumu sütun başlıklarının bulunduğu bir tabloda, sütunlardaki bilgileri alfabetik ya da sayısal olarak sıralayabiliriz.
Sırala düğmesine tıkladıktan sonra, Sırala iletişim kutusu üzerinden artan ya da azalan şekilde sıralama işlemini gerçekleştiririz.
Aşağıda da görüldüğü üzere ilk sütundaki Ders Kodları alfabetik olarak sıralanmış oldu.
4.5. TABLO BİLGİLERİNİ BİÇİMLENDİRMEK
Bir tablo içersinde yer alan verileri en iyi ifade edecek şekilde biçimlendirmek genellikle bir deneme ve yanılma sürecidir. Word 2007 ile hızlı bir şekilde tablo oluşturarak hemen işe başlayabiliriz. Ekle sekmesinde yer alan Tablolar grubundaki Tablo düğmesine tıklarız ve Satır - sütun sayısını belirleyerek hızlı bir şekilde tabloyu oluşturabiliriz. Tabloyu oluşturduktan sonra Tasarım bağlamsal sekmesindeki tablo stillerinden birini bu tabloya uygulayabiliriz.
Tablo stilleri, tabloya profesyonel bir görünüş kazandırmak için çeşitli kenarlıklar, renkler ve başka özellikleri içerir.
Hızlı bir biçimde tablonun görünüşünü özelleştirmek için Tasarım ve Düzen bağlamsal sekmelerindeki düğmeleri kullanabiliriz. Hizalamayı ve aralıkları değiştirmek için Giriş sekmesindeki Paragraf grubunu da kullanabiliriz. Yazı Tipi grubundaki düğmeleri kullanarak metni herhangi bir Word belgesinde olduğu gibi biçimlendirebiliriz. Ayrıca Stiller galerisinden karakter biçimlendirmesi de uygulayabiliriz.
4.6. TABLODA HESAPLAMALAR YAPMAK
Bir Word tablosundaki sayılarla hesaplamalar yapmak istediğimizde, yerleşik matematiksel fonksiyon kullanan bir formül oluşturabiliriz. Düzen bağlamsal sekmesinde Veri grubundaki Formül'ü tıklayarak erişebileceğimiz Formül iletişim kutusundaki araçları kullanarak bir formül oluşturabiliriz.
Bir formül, eşittir işareti (=), ardından fonksiyon adı (örneğin SUM), ardından da hesaplamayı gerçekleştirmek istediğimiz hücrelerin konumunu içeren parantezlerden oluşur. Örneğin =SUM(Left) formülü, formülün bulunduğu hücrenin solundaki hücreleri toplar.
Formül iletişim kutusunda SUM dışında bir fonksiyon kullanmak için, işlev Yapıştır kutusundan istediğimiz fonksiyonu seçebiliriz. Bir dizi değerin ortalamasını bulmak (AVERAGE), bir sütun ya da satırdaki değerlerin adet olarak saymak (COUNT), bir dizi hücrede en yüksek (MAX) ya da en düşük (MIN) değeri bulmak gibi bazı hesaplamaları yapmak için yerleşik fonksiyonları kullanabiliriz.
Formüller genellikle etkin hücre üzerindeki ya da solundaki hücrelere başvurur ama formüllerde belirli hücrelerin içeriklerini ya da sabit değerleri de kullanabiliriz. Bir hücrenin içeriğini kullanmak için, fonksiyon adından sonra parantez içine hücre adresini yazarız. Hücre adresi, sütun harfiyle satır numarasının birleşimidir. Örneğin Al ilk sütunla ilk satırın kesişimindeki hücredir. Bir satırdaki hücreler dizisinin adresi, ilk hücre ile son hücrenin arasına iki nokta konarak yazılır. Örneğin, =SUM(Al:D1) formülü, birinci satırdaki A sütunundan D sütununa kadarki değerleri toplar. Bir sütundaki hücreler dizisinin adresi de aynı şekilde verilir. Örneğin, =SUM(Al:A4) formülü A sütununda 1. satırdan 4. satıra kadarki değerleri toplar.
Yerleşik fonksiyonlar gereksinimimizi karşılamadığında Word belgesine bir Microsoft Office Excel çalışma sayfası ekleyebiliriz. Microsoft Office sisteminin bir parçası olan Excel, matematiksel, mali ve istatistiksel hesaplamalar gerçekleştirmek için hazırlanmış karmaşık fonksiyonlar içerir. Örneğin, farklı faiz oranlarında kredi ödemelerini hesaplamak için bir Excel çalışma sayfası verilerini bir Word belgesine aşağıdaki yollarla ekleyebiliriz:
• Kopyalayarak ve yapıştırarak: Excel'i açıp, verileri ve formülleri gireriz. Verileri bir tablo halinde kopyalayıp Word belgesine yapıştırırız. Veriler, formüllerin sonuçları standart metin olarak yapıştırılır.
• Bağlantı oluşturarak: Excel çalışma sayfası verilerini Word belgesine yapıştırırken kaynak çalışma sayfasına bağlantı oluşturabiliriz. Daha sonra düzenleme yapmak için bağlantıyı çift tıklayarak kaynak çalışma sayfasını Excel'de açabiliriz. Çalışma sayfasını düzenleyip kaydettikten sonra, belgeye dönüp, bağlantılı nesneyi farenin sağ düğmesiyle tıklarız ve verilerin düzenlenmiş halini görüntülemek için Bağlantıyı Güncelleştir'i tıklarız.
• Katıştırarak: Ekle sekmesinde yer alan Tablolar grubundaki Tablo düğmesini tıkladıktan sonra Excel Elektronik Tablosu'nu tıklayarak, Word belgesi içinde doğrudan Excel çalışma sayfası oluşturabiliriz. Çalışma sayfası, Excel satır ve sütun başlıkları olan bir nesne olarak oluşturulur. Excel sekmeleri ve grupları Word'ünkilerin yerine geçer. Böylece verileri Excel kullanarak girebilir ve değiştirebiliriz.
BÖLÜM ÖZETİ
• Bir belgenin sayfa düzenini çeşitlendirmek için metni sütunlara bölebiliriz.
• Karmaşık olmayan verileri sekmeli bir liste halinde düzenlemek için, sekmeleri kullanarak bir tablo görüntüsü elde edebiliriz.
• Word profesyonel, kolay okunur tablo biçimleri oluşturmak için başlangıç noktası olarak kullanabileceğimiz hızlı tablo oluşturma şablonları içerir.
• Var olan bir tabloya stil uygulayarak hızla biçimlendirebiliriz. Metin öznitelikleri, kenarlıklar ve gölgelendirme uygulayarak bu stili geliştirebiliriz.
• Word'de basit hesaplamalar için formülleri kolayca oluşturabiliriz. Daha karmaşık hesaplamalar için bir Excel çalışma sayfası oluşturabilir ve çalışma sayfası verilerini Word belgesine tablo olarak ekleyebiliriz.
