İncelenecek Konular:
5.1. Giriş
5.2. Çalışma Kitabı Oluşturmak
5.3. Çalışma Kitabını Değiştirmek
5.4. Çalışma Sayfasını Değiştirmek
5.5. Excel 2007 Program Penceresini Özelleştirmek
5.1. GİRİŞ
Microsoft Office Excel 2007’yle çalışmaya başladığımızda, program bize üç adet çalışma sayfası içeren boş bir çalışma kitabı açar.
Bu çalışma kitabına yeni çalışma sayfaları ekleyebilir ya da var olan çalışma sayfalarını silebilir, çalışma sayfalarını silmeden çalışma kitabının içinde gizleyebilir ve sıralarını değiştirebiliriz. Ayrıca başka bir çalışma kitabına bir sayfa kopyalayabilir ya da ilk çalışma kitabında kopyasını bırakmadan sayfayı başka bir çalışma kitabına taşıyabiliriz. Çok sayıda belgeyle çalışıyorsak, özellik değerlerini tanımlayabiliriz. Böylece Microsoft Windows arama özelliğini kullanırken çalışma kitaplarının daha kolay bulunmasını sağlayabiliriz.
Office Excel 2007’yi kullanmayı kolaylaştırmanın bir başka yolu, Excel 2007 program penceresini çalışma biçimimize uyacak biçimde özelleştirmektir. Aynı anda birkaç çalışma kitabıyla birlikte çalışıyorsak, yeni kullanıcı arayüzünü kullanarak çalışma kitabı pencereleri arasında hareket edebiliriz. Ancak çalışma kitapları arasında çok sık geçiş yapmak istersek, kitapları yeniden boyutlandırarak bunu kolaylaştırabiliriz. Böylece çalışma sayfaları Excel 2007 penceresinin tamamını kaplamaz. Bu durumda yapmamız gereken tek şey, görüntülemek istediğimiz çalışma kitabının başlık çubuğunu tıklamaktır.
Microsoft Office 2007 tasarımı ile komutları arayacağımız yerlerin sayısını azaltmak için yeni bir kullanıcı arayüzü oluşturulmuştur. Sık kullandığımız bir komutu tek bir tıklamayla erişebilmek için Hızlı Erişim Araç Çubuğu'na ekleyebiliriz. Bu hafta, çalışma kitapları ve sayfaları oluşturmayı ve değiştirmeyi, çalışma kitaplarının bulunmasını kolaylaştırmayı ve Excel 2007 program penceresini özelleştirmeyi öğreneceğiz.
5.2. ÇALIŞMA KİTABI OLUŞTURMAK
Office Excel 2007 büyük yenilikler ile kullanıcılara mali belgeler (elektronik tablo, çalışma kitabı, rapor vb.) oluşturma, onlarla çalışma ve paylaşma yollarını basitleştiren ve genişleten heyecan verici olanaklar sunmaktadır. Excel 2007 kullanıcıların hızlı bir şekilde elektronik tablolar oluşturabilmesini sağlar. Mevcut verilerimiz ile ilişkili olmayan verileri toplamak ve depolamak istediğimizde yeni bir çalışma kitabı oluşturmamız gerekir. Excel 2007'de varsayılan yeni çalışma kitabının üç çalışma sayfası vardır ama istersek yeni çalışma sayfaları ekleyebilir ya da var olanları silebiliriz. Yeni bir çalışma kitabı oluşturmak basit bir işlemdir. Bunun için Microsoft Office Düğmesi'ni tıklarız. Ardından yeni bir çalışma kitabı oluşturmak için Yeni'yi tıklarız ve sonrada seçenekler arasından oluşturmak istediğimiz çalışma kitabı türünü seçeriz.
Excel 2007'yi başlattığımızda, program boş bir yeni çalışma kitabı açar; çalışma sayfasının hücrelerine veri girmeye başlayabilir ya da var olan bir çalışma kitabını açabiliriz.
Bir dosyayı kaydettiğimizde, dosyanın önceki kopyası üzerine kaydetmiş oluruz. Eğer değişlikleri kaydedip, aynı zamanda da dosyanın önceki kopyasını saklamak istiyorsak, yeni bir dosya adı belirlemek için Farklı Kaydet komutunu kullanabiliriz.
Bir dosyayı farklı bir biçimle kaydetmek ve dosyanın yeni sürümünü kaydedeceğimiz yeri belirlemek için Farklı Kaydet iletişim kutusundaki denetimleri kullanabilirsiniz. Örneğin, Excel 2007 formatında hazırlamış olduğumuz bir dosyayı, Excel 2003 kullanan bir arkadaşımızla paylaşmak istiyorsak, bu dosyayı Excel 2003 dosyası olarak kaydetmemiz gerekir.
Bir dosya oluşturduktan sonra, Windows'un arama özelliğini kullanarak arama yaptığımızda dosyayı daha kolay bulmak için başka bilgiler de ekleyebiliriz. Her bilgi kategorisi ya da özellik dosyayla ilgili belirli bilgileri depolar. Windows'ta dosyanın yazarı ya da başlığına veya dosyayla ilişkili anahtar sözcüklere göre arama yapabiliriz.
Çalışma kitabının özellik değerlerini belirtmek için Microsoft Office Düğmesi'ni tıklarız, Hazırla düğmesine tıklarız ve ardından Belge Özellikleri bölmesini görüntülemek için Özellikler'e tıklarız. Belge Özellikleri bölmesinin standart biçiminde dosyanın yazarı, başlığı, konusu, anahtar sözcükleri, kategorisi ve durumunu gösteren ve dosya hakkındaki açıklamaları içeren alanlar bulunur.
Ayrıca Belge Özellikleri etiketinin hemen sağında bulunan Özellik Görünümleri ve Seçenekleri düğmesini tıkladıktan sonra Gelişmiş Özellikler'i seçerek özel özellikler yaratabiliriz.
Gelişmiş Özellikler iletişim kutusunun Özel sekmesinde var olan özel kategorilerden birini tıklayabilir ya da Ad alanına yeni bir özellik adı yazarak kendi kategorimizi yaratabiliriz. Tür okunu tıklayıp, bir veri türü (örneğin, Metin, Tarih, Sayı; Evet Veya Hayır) seçebiliriz. İstersek değer alanına da bir değer yazıp, ardından Ekle düğmesine tıklarız. Var olan özel bir özelliği silmek istersek, Özellikler listesinde, silmek istediğimiz özelliği seçip, sonra da Sil'i tıklarız. Yapmak istediğimiz değişiklikleri tamamladıktan sonra Tamam düğmesine tıklarız. Belge Özellikleri bölmesini gizlemek için, bölmenin sağ üst köşesinde yer alan Kapat düğmesine tıklamamız yeterli olacaktır.
5.3. ÇALIŞMA KİTABINI DEĞİŞTİRMEK
Excel’de çoğu zaman belirli bir faaliyet alanına yönelik bilgileri kaydetmek için bir çalışma kitabı oluştururuz. Bu çalışma kitabının içerdiği her çalışma sayfası ilgili faaliyet alanının alt bölümlerini temsil eder. Belirli bir çalışma sayfasını görüntülemek için sekme çubuğundaki çalışma sayfası sekmesini (hücrelerin altında) tıklarız.
Yeni Excel 2007 çalışma kitabı üç çalışma sayfası içerir. Yeni bir çalışma sayfası oluşturmak için sekme çubuğunun sağ ucundaki Çalışma Sayfası Ekle düğmesine tıklarız.
Excel 2007, oluşturduğumuz çalışma sayfalarına Sayfa4, Sayfa5, Sayfa6 gibi adlar verir.
Çalışma sayfasında hangi tür veri depolayacağımıza karar verdikten sonra, çalışma sayfasının varsayılan adının yerine daha açıklayıcı bir ad vermeliyiz. Örneğin, Bilgisayar Mühendisliği Bölümü’nün her bir sınıfı için Haftalık Ders Programını oluşturacaksak, dört tane çalışma sayfasına ihtiyacımız vardır. Her bir çalışma sayfasının adını daha anlamlı ve anlaşılır olması için; 1. Sınıf, 2. Sınıf, 3. Sınıf ve 4. Sınıf olmak üzere değiştirmeliyiz. Bir çalışma sayfasının adını değiştirmek istediğimizde, sekme çubuğundaki çalışma sayfası sekmesini çift tıklayarak sayfanın adını değiştirebilir ya da sekme üzerinde farenin sağ tuşunu tıklayıp, görünen kısayol menüsünden Yeniden Adlandır komutunu seçerek sayfanın yeni adını yazarız ve ardından Enter tuşuna basarız.
Sekme üzerindeki çalışma sayfalarının adlarını değiştirdikten sonraki görüntüsü aşağıda yer almaktadır.
Birden fazla çalışma kitabıyla çalışmanın başka bir yolu, çalışma sayfasını başka bir çalışma kitabından geçerli kitaba kopyalamaktır. Örneğin; bir firma çalışanları listesinin olduğu bir çalışma kitabındaki çalışma sayfalarını, başka bir çalışma kitabına kopyalayabiliriz. Kopyalamak istediğimiz sayfanın sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıklayıp Taşı veya Kopyala iletişim kutusunu görüntülemek için görünen kısayol menüsünden Taşı veya Kopyala komutunu tıklarız.
Taşı veya Kopyala iletişim kutusu açıldıktan sonra, başka bir çalışma kitabındaki çalışma sayfalarını yeni bir çalışma kitabına kopyalayabiliriz.
Çalışma sayfalarını hedef çalışma kitabına aldıktan sonra sıralarını değiştirebiliriz. Çalışma kitabının içindeki bir çalışma sayfasının konumunu değiştirmek için sayfa sekmesini sekme çubuğunda istenen konuma sürükleyebiliriz. Bu çalışma sayfasının çalışma kitabı içinde fark edilmesini istersek, sayfa sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıklayıp görünen menüyü kullanarak sekmenin rengini değiştirebiliriz.
Sekme çubuğunda çalışma sayfası sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıklayıp, görünen kısayol menüsünden Gizle komutunu tıklayarak etkin çalışma sayfasını gizleyebiliriz.
Excel 2007'nin çalışma sayfasını yeniden görüntülemesini istediğimizde, herhangi bir sayfa sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıklayıp, görünen kısayol menüsünden Göster komutunu tıklarız. Göster iletişim kutusunda görüntülemek istediğiniz sayfayı seçip, ardından Tamam düğmesine basarız.
Belirli bir çalışma sayfasını artık kullanmıyorsak, bu sayfayı kolayca silebiliriz. Silmek istediğimiz sayfanın sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıklarız, sonra da görünen kısayol menüsünden Sil komutuna tıklarız. Böylece çalışma sayfasını silmiş oluruz.
5.4. ÇALIŞMA SAYFASINI DEĞİŞTİRMEK
Verilerin bulunmasını kolaylaştıran yol göstericileri ayarladıktan sonra, çalışma kitabımızdaki verilerle çalışmayı kolaylaştıracak başka adımlar da atabiliriz. Örneğin, sütun ya da satır kenarlıklarını istediğimiz kadar sürükleyerek, çalışma sayfasındaki bir sütunun genişliğini ya da bir satırın yüksekliğini değiştirebiliriz. Bir sütunun genişliğini ya da bir satırın yüksekliğini artırmak, hücrelerin içerikleri arasındaki boşluğu artırarak yanlışlıkla başka hücreden veri almadan, yalnızca istediğimiz hücredeki verileri seçmemizi kolaylaştırır.
Çalışma kitabının içeriğiyle çalışmayı kolaylaştırmak için sütun genişliği ya da satır yüksekliğini değiştirmek yerine sütunlar ya da satırlar arasına boş satır ya da sütun da ekleyebiliriz. Çalışma sayfasının kenarı ile hücrelerin arasına ya da bir etiket ile bu etiketin altındaki veriler arasına boşluk eklemek, çalışma kitabının içeriğindeki karmaşıklığı azaltır ve içerikle çalışmayı kolaylaştırır. Satır eklemek için bir hücreyi tıkladıktan sonra, Giriş sekmesini tıklayıp Hücreler grubunda yer alan Ekle düğmesinin açılır okunu tıklarız ve Sayfa Satırları Ekle'yi seçeriz. Excel 2007, yeni satırı etkin hücrenin üstündeki satıra ekler.
Sütunu da benzer şekilde Ekle düğmesinin açılan listesinden Sayfa Sütunları Ekle'yi seçerek ekleyebiliriz. Bu kez Excel 2007, sütunu etkin hücrenin soluna ekler.
Satır ya da sütun silmek için, silmek istediğimiz satır ya da sütuna farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra görünen kısayol menüsünden Sil komutuna tıklarız.
Geçici olarak gizlemek istediğimiz satır ya da sütunları seçip ardından Giriş sekmesinde yer alan Hücreler grubundaki Biçim düğmesini tıklarız. Gizle ve Göster'i tıklayıp, Satırları Gizle ya da Sütunları Gizle'den birini seçeriz. Seçtiğimiz satırlar ya da sütunlar kaybolur ancak Sil komutunun aksine tamamen yok olmazlar. Bunun yerine, biz yeniden çağırana kadar göz önünden kaldırılırlar. Gizlenen satırları yeniden görüntülemek için Giriş sekmesinde yer alan Hücreler grubundaki Biçim düğmesini tıklarız. Ardından, Gizle ve Göster'i tıklayıp Satırları Göster ya da Sütunları Göster'den birini seçeriz.
Benzer şekilde, çalışma sayfasına tek tek hücreler de ekleyebiliriz. Bir hücre eklemek için, yeni hücrenin görünmesini istediğimiz yerde bulunan hücreyi tıklarız. Giriş sekmesinde yer alan Hücreler grubundaki Ekle düğmesinin açılır okunu tıklarız, sonra da Ekle iletişim kutusunu görüntülemek için Hücre Ekle'ye tıklarız.
Ekle iletişim kutusunda, eklenen hücreyi çevreleyen hücreleri aşağı (veriler sütun olarak düzenlenmişse) ya da sağa (veriler satır olarak düzenlenmişse) kaydırmayı seçebiliriz. Tamam'ı tıkladığımızda, yeni hücre görünür ve etkilenen hücrelerin içerikleri aşağı ya da sağa (hangisi uygunsa) kayar.
Benzer şekilde, bir hücre bloğunu silmek istersek, hücreleri seçeriz ve Giriş sekmesinde yer alan Hücreler grubundaki Sil düğmesinin açılır okunu tıklarız, sonra da Sil iletişim kutusunu görüntülemek için Hücreleri Sil'i tıklarız. Sil iletişim kutusunda, silinen hücrelerin etrafındaki hücreleri nasıl kaydıracağımız ile ilgili gerekli seçenek düğmeleri bulunur.
Çalışma sayfası üzerinde bir hücre grubundaki verileri başka bir yere taşımak istersek, taşımak istediğiniz hücreleri seçeriz ve işaretçiyi seçili alanın kenarlığına götürürüz. İşaretçi dört yönlü ok şeklinde göründüğünde, farenin sol düğmesiyle tıklayıp seçili hücreleri çalışma sayfasında istediğimiz yere sürükleyebiliriz.
Eğer hedef hücreler veri içeriyorsa, Excel 2007 hedef hücrelerin içeriğinin değişip değişmeyeceğini soran bir iletişim kutusu görüntüler. Seçilen verilerin var olan değerlerin yerini almasını istiyorsak, Tamam düğmesini tıklarız. Var olan değerlerin değişmesini istemiyorsak, İptal düğmesini tıklarız ve taşımak istediğimiz verilerin sayısı kadar hücre ekleriz.
5.5. EXCEL 2007 PROGRAM PENCERESİNİ ÖZELLEŞTİRMEK
Excel 2007'yi kullanma şeklimiz, kişisel çalışma tarzımıza ve yönettiğimiz veri yığınlarının türüne bağlıdır. Bu nedenle etkin çalışmak için değiştirmek zorunda olmayacağımız kullanıcı arabirimleri oluşturulmuştur. Kullanıcı arabirimlerinde dâhil olmak üzere Excel 2007 program penceresini istersek değiştirebiliriz. Excel 2007'nin çalışma sayfalarını görüntüleme şeklini değiştirebilir, sayfalardaki verilerin görüntüsünü yakınlaştırabilir ve Hızlı Erişim Araç Çubuğu'na sık kullanılan komutları ekleyebiliriz.
5.5.1. Çalışma Sayfalarını Yakınlaştırmak
Excel 2007 ile daha kolay çalışabilmenin bir yolu, programın yakınlaştırma düzeyini değiştirmektir. Tıpkı fotoğraf makinesinin ekranındaki nesnenin boyutunu büyütmek için makineyi "yakınlaştır" ayarına getirdiğimiz gibi, Excel 2007 program penceresinde de nesnelerin boyutlarını Excel 2007 yakınlaştırma ayarlarını kullanarak değiştirebiliriz. Bu işlem için Excel 2007 penceresinin sağ alt köşesinde bulunan Yakınlaştır denetimini kullanabiliriz.
Büyüt denetimini tıklamak, program penceresindeki öğelerin boyutunu yüzde 10 oranında artırır. Küçült denetimini tıklamaksa, öğelerin boyutunu yüzde 10 oranında küçültür. Eğer yakınlaştırma düzeyinde daha hassas ayarlı bir denetim sağlamak istersek belirli bir yakınlaştırma düzeyi seçmek için kaydırıcı denetimini kullanabiliriz.
Görünüm sekmesindeki Yakınlaştır grubunda çalışma sayfası program penceresini seçili hücrelerin içeriğiyle dolduracak kadar yakınlaştıran (programın maksimum yakınlaştırma düzeyi olan yüzde 400 oranında) Seçimi Yakınlaştır düğmesi de vardır.
5.5.2. Birden Çok Çalışma Kitabı Penceresi Yerleştirmek
Excel 2007 ile çalışırken aynı anda birden çok çalışma kitabı açmamız gerekebilir. Örneğin; ders programı hazırlıyorsak birden fazla dersi olan hocanın ders saatlerinin çakışmaması gerekir. Birden fazla çalışma kitabını aynı anda açtığımızda bunlar arasında geçiş yapabiliriz; bunun için kullanıcı arayüzündeki Görünüm sekmesini tıklarız, Pencere grubundaki Pencerelerde Geçiş Yap düğmesini tıklarız ve görünmesini istediğimiz çalışma sayfasının adını seçeriz.
Excel 2007’de açık olan çalışma sayfalarının birden çoğunun görüneceği ve diğer çalışma sayfalarına da kolaylıkla erişebileceğimiz şekilde düzenleme yapabiliriz. Bunun için, Görünüm sekmesini tıklarız, ardından Pencere grubundaki Tümünü Yerleştir düğmesini tıklarız ve Pencereleri Yerleştir iletişim kutusunda Basamakla'yı seçeriz.
Excel 2007 çalışma kitaplarının çoğu, değerlerini başka çalışma sayfalarındaki verilerden alan formüller içerir; bu, veri üzerinde yaptığımız değişikliklerin formül sonucunu nasıl değiştirdiğini görmek istediğimizde her seferinde iki çalışma sayfası arasında gidip gelmemiz gerekeceği anlamına gelir. Ama artık, verilerin olduğu sayfayı asıl pencerede, formülü içeren çalışma sayfasını da yeni bir pencerede aynı anda görüntüleyecek şekilde aynı çalışma kitabının iki kopyasını açabiliriz. Çalışma kitabının asıl kopyasındaki verilerde değişiklik yaptığımızda Excel 2007, yeni penceredeki formül sonucunu da günceller. Aynı çalışma kitabının iki kopyasını görüntülemek için istediğimiz çalışma kitabını açarız, sonra da Görünüm sekmesinde yer alan Pencere grubundaki Yeni Pencere'yi tıklarız. Excel 2007 çalışma kitabının bir kopyasını açar. Asıl çalışma kitabının adının 2008-2009 Güz Bilgisayar Müh. Ders Programı 16 Eylül olduğunu düşünürsek, Excel 2007 asıl çalışma kitabının başlık çubuğunda 2008-2009 Güz Bilgisayar Müh. Ders Programı 16 Eylül1 adını, ikinci çalışma kitabının başlık çubuğunda 2008-2009 Güz Bilgisayar Müh. Ders Programı 16 Eylül 2 adını görüntüler.
5.5.3. Hızlı Erişim Araç Çubuğuna Düğmeler Eklemek
Excel 2007 ile çalışmayı sürdürürken, bazı komutları diğerlerinden daha sık kullanacağız. Örneğin, çalışma kitapları dış kaynaklardan veri alıyorsa, Veri sekmesinde yer alan Bağlantılar grubundaki Tümünü Yenile düğmesini çok sık tıklarız. Herhangi bir düğmeyi tek bir tıkla erişilebilir hale getirebiliriz. Bunun için Excel 2007 program penceresinin sol üst köşesinde bulunan Hızlı Erişim Araç Çubuğu'na istediğimiz düğmeyi eklememiz yeterlidir.
Hızlı Erişim Araç Çubuğu'na bir düğme eklemek için, Microsoft Office Düğmesi'ni tıkladıktan sonra Excel Seçenekleri'ni tıklarız.
Excel Seçenekleri iletişim kutusunun sol bölmesindeki Özelleştir başlığını seçip ve Komutları Seçin açılır okunu tıklarız. Eklemek istediğimiz denetimi içeren kategoriyi tıklarız. Excel 2007 var olan komutları, “Komutları Seçin” listesinin altında gösterir.
Bu ekranda istediğimiz denetimi seçerek, Ekle düğmesine tıklarız. Ayrıca, düğmenin Hızlı Erişim Araç Çubuğu üzerindeki konumunu da değiştirebiliriz. Bunun için, sağ bölmede düğmenin adını tıkladıktan sonra Yukarı Taşı ya da Aşağı Taşı, düğmelerinden birini tıklarız. Hızlı Erişim Araç Çubuğu'ndan bir düğmeyi kaldırmak için düğmenin adını seçip Kaldır düğmesine tıklarız. İstediğimiz değişiklikleri yaptıktan sonra Tamam düğmesini tıklarız.
BÖLÜM ÖZETİ
• Bir değişiklik yaptığımızda çalışmamızı sürekli olarak kaydetmeliyiz.
• Çalışma kitabına özellik türleri atamak, Windows arama özelliğini kullanarak çalışma kitabını bulmanızı kolaylaştırır.
• Çalışma sayfalarına mutlaka açıklayıcı adlar vermeliyiz.
• Bir çalışma sayfasındaki verileri başka bir çalışma kitabında kullanmak istersek, çalışma sayfasını silmeden, bir kopyasını diğer çalışma kitabına gönderebiliriz.
• İhtiyaç duymadığımız bir çalışma sayfasını silebiliriz. Ayrıca çalışma kitabındaki bir çalışma sayfasını da gizleyebiliriz. Gizlenmiş çalışma sayfasındaki verilere yeniden ihtiyaç duyduğumuzda sayfayı tekrar görüntüleyebiliriz.
• Çalışma sayfasında hücreler, satırlar ve sütunlar ekleyip silerek sıkıcı kes-yapıştır işlemlerinden kurtulabiliriz.
• Excel 2007 program penceresini özelleştirmek için çalışma sayfalarının görüntülenme şeklini değiştirebilir, verileri yakınlaştırabilir ve Hızlı Erişim Araç Çubuğu'na sık kullanılan düğmeleri ekleyebiliriz.
