İncelenecek Konular:
8.1. Giriş
8.2. Hücreleri Biçimlendirmek
8.3. Stilleri Tanımlamak
8.4. Çalışma Kitabı Teması ve Tablo Stilleri Uygulamak
8.5. Sayıların Okunuşunu Kolaylaştırmak
8.1. GİRİŞ
Elimizdeki verileri çalışma kitabına düzgün bir biçimde girerek zamandan tasarruf edebiliriz, ancak hazırlamış olduğumuz bu verilerin kolay okunduğundan da emin olmalıyız. Excel 2007 verilerin anlaşılmasını kolaylaştıracak çeşitli yöntemler sağlar. Örneğin; hücre içeriğinin yazı tipini, harf boyutunu ya da rengini değiştirebiliriz. Bir çalışma sayfasındaki verinin görünüşünü değiştirerek, bir hücrenin içeriğinin yanındakilerden ayırt edilmesini sağlayabiliriz. Buna verilecek en basit örnek, veri etiketidir. Çalışma sayfamızdaki bir sütunda günler listeleniyorsa bu listenin başında kalın yazı tipiyle listedeki verilerden farklı görünecek bir etiket (örneğin; Günler) kullanabiliriz.
Zaman kazanmak için birtakım özel biçimler tanımlayabilir, sonra da bunları istediğimiz hücrelere kolayca uygulayabiliriz. Bir hücrenin içeriğini hücredeki değere göre değişecek şekilde özel olarak biçimlendirmek de isteyebiliriz. Örneğin, bir öğrenci dönem derslerinden almış olduğu ara sınav ve quiz sonuçlarını tutmak için bir çalışma sayfası oluşturmak isteyebilir. Öğrencinin ara sınavlar ve quiz’lerden aldığı notlar 50’nin altındaysa, öğrenci ilgili dersten kalabilir. Böyle durumlar için öğrencinin bu derslere dikkat etmesi gerektiğini gösteren Excel 2007'nin kırmızı trafik ışığı simgesi kullanılabilir.
Çalışma sayfasında verilerin hücrelerde nasıl görüneceğini değiştirebileceğimiz gibi, her sayfanın üst ya da alt kısmına sayfa numarası, günün tarihi veya grafik eklemek için üstbilgi ve altbilgi de kullanabiliriz.
Bu hafta, verilerin görünüşünün nasıl değiştirileceğini, veriler üzerinde var olan biçimlerin nasıl uygulanacağını, çalışma sayfası stillerinin ve temalarının nasıl değiştirileceğini ve sayısal verilerin okunuşunun nasıl kolaylaştırılacağını öğreneceğiz.
8.2. HÜCRELERİ BİÇİMLENDİRMEK
Çok büyük miktardaki veriyi Excel 2007 çalışma sayfaları üzerinde tutabilir ve işleyebiliriz. Ancak çok sayıda çalışma sayfasını yönetirken, sadece çalışma sayfasının başlığına bakarak bu sayfada saklanan verilerin tam olarak ne ifade ettiğini hatırlamak güç olabilir. Bu amaçla veri etiketleri kullanmak gerekir. Veri etiketleri çalışma sayfasındaki veriler hakkında bilgi verir ve bu etiketlerin görsel açıdan belirgin olmaları için biçimlendirilmeleri önemlidir. Veri etiketlerini ya da başka herhangi bir veriyi belirginleştirmek için verinin depolandığı hücrelerin biçimini değiştirebiliriz.
Hücrenin biçimini değiştirmek için kullanacağımız araçların çoğu Giriş sekmesinde bulunabilir. Stili uygulamak istediğimiz hücreleri seçtikten sonra uygun düğmeyi tıklayarak bir araç çubuğu düğmesinin temsil ettiği biçimlendirmeyi uygulayabiliriz. Kalın görünmelerini sağlayarak veri etiketlerini farklılaştırmak istiyorsak Kalın düğmesini tıklarız. Bir hücrenin içeriğini zaten kalınsa bu hücreyi seçip, Kalın düğmesini tıkladığımızda biçimlendirme kalkar.
Giriş sekmesinde Yazı Tipi grubundaki, Yazı Tipi rengi denetimi gibi seçenekler sunan öğelerin sağ kenarında bir aşağı ok vardır. Aşağı oku tıklamak, bu denetim için kullanılabilen seçeneklerin listesini görüntüler.
Bir hücreyi diğerlerinden farklı göstermenin başka bir yolu, hücrelerin kenarına kenarlık eklemektir. Bir ya da daha fazla hücrenin kenarına kenarlık eklemek için hücreleri seçtikten sonra Yazı Tipi grubundaki Kenarlıklar denetiminin açılır okunu tıklayarak istediğimiz kenarlık tipini seçebiliriz. Bu konuda Excel 2007 bize daha fazla seçenek sunar.
Kenarlık tipi ve stillerinin hepsini görüntülemek için Kenarlıklar açılır listesinde yer alan Tüm Kenarlıklar seçeneğini tıklarız. Hücreleri Biçimlendir iletişim kutusundaki Kenarlık sekmesi, hücre kenarlıklarını tanımlamak için kullanabileceğimiz tüm araçları içerir.
Bir hücre grubunu farklılaştırmanın diğer bir yolu, gölgelendirmeyi ya da dolgu rengini değiştirmektir. Örneğin; yazılım geliştirme safhası süresince ortaya çıkan hata türlerinin sayılarını içeren bir çalışma sayfasında etiketleri farklılaştırmak için veri etiketinin olduğu hücrenin dolgu rengi değiştirilebilir.
Bir satır ya da sütundaki hücrenin özniteliklerini değiştirmek için biçimlendirmek istediğimiz satır ya da sütunun başlığını tıklayıp istediğimiz biçimi seçebiliriz.
Giriş sekmesinde bulunan araçları kullanarak yapamayacağımız değişikliklerden biri, bir çalışma kitabının formül çubuğunda ve Ad kutusunda kullanılan standart yazı tipini değiştirmektir.
Excel 2007'yi yüklediğinizde standart yazı tipi “Calibri” dir. “Calibri” yazı tipi hem bilgisayar ekranında hem de kâğıt üzerinde kolay okunan bir yazı tipidir.
Başka bir yazı tipi seçmek istersek Microsoft Office Düğmesi'ni, sonra da Excel Seçenekleri'ni tıklarız. Excel Seçenekleri iletişim kutusunun Popüler sayfasında Bu Yazı Tipini Kullan ve Yazı Tipi Boyutu kutularında istediğimiz değişiklikleri yapabiliriz.
8.3. STİLLERİ TANIMLAMAK
Excel 2007 üzerinde çalıştıkça veri etiketleri, başlıklar ve diğer çalışma sayfası öğeleri için kendi biçimlerimizi oluşturabiliriz. Ayrıca Giriş sekmesinde yer alan Stiller grubundaki Hücre Stilleri'ni tıklayarak kullanabileceğimiz önceden tanımlı biçimlerden de yararlanabiliriz.
Hücre Stilleri galerisinden bir stili tıklamak, o stili seçili hücrelere uygular. Ancak Excel 2007 önceki sürümlerinde olmayan bir yenilik içerir. İşaretçiyi stiller üzerinde dolaştırdığımızda o biçimin önizlemesi anında seçili hücrede görüntülenir.
Var olan stillerden hiçbiri istediğimiz gibi değilse, kendi özel stilimizi oluşturabiliriz. Bunun için, Hücre Stilleri galerisini açarız, Stil iletişim kutusunu görüntülemek için galerinin en altında bulunan Yeni Hücre Stili'ni tıklarız. Stil iletişim kutusunda Stil Adı alanına yeni oluşturacağımız stilin adını yazarız ve Biçimlendir düğmesine tıklarız. Hücre Biçimlendir iletişim kutusu açılır.
Yeni stilimizin özelliklerini belirledikten sonra Hücre Stilleri galerisinde stilimizin kullanılabilir olmasını sağlamak için Tamam'ı tıklarız. Bir stili silmek istersek, Hücre Stilleri galerisini görüntüleriz. Silmek istediğimiz stili seçip, farenin sağ düğmesine tıklarız, sonra da Sil'e tıklarız.
Stil iletişim kutusu çok yönlü bir araçtır ancak bir hücrede yaptığımız biçimlendirme değişikliklerini başka bir hücrenin içeriğine uygulamak için kullanışlı değildir. Bunun için, Giriş sekmesinde yer alan Pano grubundaki Biçim Boyacısı düğmesini kullanabiliriz.
Kopyalamak istediğimiz biçimi içeren hücreyi, sonra da Biçim Boyacısı düğmesini tıklayıp Excel 2007'nin kopyalanan biçimi hedef aralığa uygulaması için hedef hücreleri seçeriz.
8.4. ÇALIŞMA KİTABI TEMASI VE TABLO STİLLERİ UYGULAMAK
Excel 2007 içersinde yeni çalışma kitabı temaları ve tablo stilleri tanımlanmıştır. Tema bir çalışma kitabında görünen yazı tipi, renk ve grafik efektlerini belirleme yöntemidir.
Var olan çalışma kitabı temasını uygulamak için, Sayfa Düzeni sekmesini görüntüleriz. Temalar grubunda yer alan Temalar'ı tıkladıktan sonra, çalışma kitabımıza uygulamak istediğimiz temayı seçeriz. Varsayılan ayar olarak Excel 2007 çalışma kitaplarımıza Ofis temasını uygular.
Tema renkleri renk paletinin en üstündeki bölümde görünür; standart renkler ve Renkler iletişim kutusunu görüntüleyen Tüm Renkler bağlantısı paletin alt bölümünde görünür. Çalışma kitabındaki öğeler, renk paletinin tema renkleri bölümündeki renkler kullanarak biçimlendirilirse, farklı bir tema uygulamak o öğenin renginin değiştirilmesine neden olur.
Bir temanın rengini, yazı tipini ve grafik efektlerini değiştirebiliriz. Bunun için, Sayfa Düzeni sekmesini görüntüleriz, sonra da Temalar grubunda yer alan Renkler, Yazı Tipleri ve Efektler düğmelerinin açılır listelerini kullanarak yeni değerleri seçebiliriz.
Yaptığımız değişiklikleri yeni bir tema olarak kaydetmek için, Sayfa Düzeni sekmesinde yer alan Temalar grubundaki Temalar'ı tıkladıktan sonra Geçerli Temayı Kaydet'i tıklarız. Temamızı daha sonra kullanmak üzere kaydetmek için görünen iletişim kutusundaki denetimleri kullanırız. Daha sonra Temalar düğmesini tıkladığımızda, özel temamız galerinin en üstünde görünecektir.
8.5. SAYILARIN OKUNUŞUNU KOLAYLAŞTIRMAK
Çalışma sayfasındaki hücrelerin biçimini değiştirmek, veri etiketlerini verilerden ayırmak, etiketlerle veriler arasındaki sınırları daha da açık biçimde tanımlamak için kenarlık ekleyerek verilerin okunuşu kolaylaştırılabilir. Bir hücre içeriğinin yazı tipini ve görünüşünü değiştirmek için biçimlendirme seçeneklerini kullanmak tarih, telefon numarası ya da para birimi gibi kendine özgü veri türlerinde aynı etkiyi yaratmayacaktır.
Örneğin; telefon numaralarını düşünelim. 10 basamaklı olan bu numaralar (###) ### - ## ## biçiminde yazılan üç basamaklı alan koduna, üç basamaklı santral koduna ve dört basamaklı hat numarasına sahiptir. Bir telefon numarasını, hücreye istenen biçimlendirmeyi kullanarak yazmak olanaklı olsa da on basamaklı bir dizi yazmak ve Excel 2007’nin verinin görünüşünü değiştirmesini sağlamak çok daha kolaydır. Hücreleri Biçimlendir iletişim kutusunun Sayı sekmesinde yer alan Özel kategorisindeki biçimleri kullanarak Excel 2007’ye bir hücreye telefon numarası yazılacağını bildirebiliriz.
Tür listesinden Telefon Numarası'nı tıklamak, Excel 2007’ye on basamaklı sayıları standart telefon numarası biçimiyle biçimlendirmesini bildirir.
Telefon numarası dışında, bir hücreye tarih ya da para birimi girileceğini de Excel 2007'ye bildirebiliriz. Bu değişiklikleri Hücreleri Biçimlendir iletişim kutusundan Tarih ya da Para Birimi kategorisini seçerek yapabiliriz. Tarih kategorisinde, tarih için biçim seçebilir ve tarihin görüntülenme biçiminin çalışma kitabının görüntülendiği işletim sisteminin bölgesel ayarlarına göre değişip değişmemesine karar verebiliriz.
Benzer biçimde, Para Birimi kategorisini seçmek, ondalık basamak sayısını, kullanılacak para birimini ve Excel'in negatif sayıları görüntüleme biçimini ayarlamak için kullanılan denetimleri görüntüler.
BÖLÜM ÖZETİ
• Excel 2007'nin verilerimizi görüntülemek için kullandığı yazı tipini beğenmiyorsak değiştirebiliriz.
• Çalışma sayfalarımızdaki bazı hücreleri vurgulamak için kenarlık, hizalama ve dolgu renklerini de içeren hücre biçimlendirmesi kullanabiliriz. Bu vurgulama, özellikle sütun ve satır etiketlerini, verilerden ayırmak için yararlı olacaktır.
• Excel 2007, hücrelerin görünüşünü değiştirmemize olanak veren birçok hazır stil içerir. Çalışma kitabımızı biçimlendirmeyi kolaylaştırmak için yeni stiller de oluşturabiliriz.
• Bir hücredeki biçimlendirmeyi başka bir hücreye uygulamak istiyorsak, biçimlemeyi hızlı bir şekilde kopyalamak için Biçim Boyacısı'nı kullanabiliriz.
• Hücre gruplarına uygulayabileceğimiz birkaç yerleşik tema ve tablo biçimi vardır. Hoşumuza giden bir tema veya tablo biçimini kullanarak biçimlendirme için zaman harcamaktan kurtulabiliriz.
