Excel'de Veri Tablolarıyla Çalışmak

İncelenecek Konular:

6.1. Giriş

6.2. Verileri Girmek ve Değiştirmek

6.3. Çalışma Kitabı İçinde Verileri Taşımak

6.4. Çalışma Kitabı İçinde Verileri Bulmak ve Değiştirmek

6.5. Çalışma Sayfasındaki Verileri Düzeltmek ve Geliştirmek

6.6. Tabloları Kullanarak Verileri Düzenlemek

6.7. Excel’de Verileri Kullanarak Grafik Oluşturmak

6.1. GİRİŞ

Tablolar, grafikler ve biçimlendirmeler kullanarak bilgilerin etkin biçimde sunulması ve görüntülenmesini Excel 2007 ile gerçekleştirebiliriz. Veriler, çalışma kitabının en önemli parçasıdır. Doğru ve verimli bir biçimde bu verilerin çalışma kitabına girilmesi önemlidir. Excel 2007 kullanımı ile daha az veri girişi hatası yapabilir ve verileri çözümlemek için daha fazla zamana sahip olabiliriz. Ayrıca Excel 2007 üzerinde tutulan verileri kullanarak, işimizle ilgili ileriye dönük düzgün ve tutarlı kararlar verebiliriz.

Excel 2007, çalışma sayfasına verileri verimli bir biçimde girmek ve yönetmek için bize çok çeşitli araçlar sunmaktadır. Örneğin; Excel 2007, verileri tablolar şeklinde düzenlememize olanak verir, böylece veriler daha kolay ve hızlı çözümlenir ve saklanır. Excel 2007 ayrıca veri dizilerini daha hızlı girmemizi sağlar. Bir ya da daha fazla değeri tekrarlamamızı ya da çalışma sayfasının bir bölümünden diğerine taşınan hücreleri, sütunları ve satırları denetlememizi sağlar. Bunun yanında Excel 2007, çalışma sayfasındaki metinlerin yazım denetimini yapmamıza, kavramlar dizinini kullanarak alternatif sözcükler aramamıza ve sözcükleri başka dillere çevirmemize de olanak verir.

Bu hafta, Excel 2007'de veri girmeyi ve değiştirmeyi, çalışma kitabı içinde verileri taşımayı, bulmayı ve başka verilerle değiştirmeyi, verileri geliştirmek için yazım denetimi ve başvuru araçlarını kullanmayı, Excel 2007 veri tablolarını kullanarak verileri düzenlemeyi ve grafik oluşturmayı öğreneceğiz.

6.2. VERİLERİ GİRMEK VE DEĞİŞTİRMEK

Excel’de yeni bir çalışma kitabı oluşturduktan sonra verileri girmeye başlayabiliriz. Veri girmenin en basit yolu, bir hücreyi tıklamak ve bir değer yazmaktır. Bu yöntem birkaç parça veri girerken işe yarar ancak uzun değerli dizileri ya da serileri girerken en iyi çözüm olmayabilir. Örneğin, bilgisayar donanımı satan bir şirket, satış yaptığı müşterileri için aylık indirim miktarlarını listeleyen bir çalışma sayfası oluşturmak isteyebilir. Bu aylık indirim miktarlarını kaydetmek için şirketin aşağıdaki düzene sahip bir çalışma sayfası oluşturması gerekir.

Ocak, Şubat, Mart dizisini tekrar tekrar yazmak için dizinin ilk örneğini kopyalayıp yapıştırabiliriz. Ancak bunu Otomatik Doldur yöntemini kullanarak yapmak daha kolaydır. Otomatik Doldur ile program tarafından tanınan bir dizinin ilk öğesini girdikten sonra hücrenin sağ alt köşesindeki doldurma tutmacını tutup; serileri verimizi alacak kadar genişleyene dek sürükleriz. Benzer bir araç olan Serileri Doldur, bir seriye iki değer girmemize ve seriyi çalışma sayfası içinde genişletmek için doldurma tutmacını kullanmamıza olanak verir. Örneğin, 2'den başlayan ve ikişer ikişer artan bir seri oluşturmak istersek, ilk hücreye 2, ikincisine 4 yazıp her iki hücreyi seçer, sonra da doldurma tutmacını kullanarak seriyi dilediğimiz son değere kadar genişletebiliriz.

Doldurma tutmacını sürüklerken Excel 2007'nin serideki değerleri nasıl genişleteceğini belirleyebiliriz. Örneğin; doldurma tutmacını yukarı ya da sola sürüklersek; Excel 2007, önceki değerleri içerecek şekilde seriyi genişletir. Bir hücreye Ocak yazıp hücrenin doldurma tutmacını yukarı ya da sola sürüklersek; Excel 2007, Aralık'ı ilk hücreye, Kasım’ı ikinciye yerleştirerek seriyi tamamlar.

Excel 2007'nin bir veri serisini genişletmesini denetlemenin diğer bir yolu, doldurma tutmacını sürüklerken CTRL tuşunu basılı tutmaktır. Örneğin; Ocak değerini içeren bir hücreyi seçip doldurma tutmacını aşağı sürüklersek, Excel 2007 bir sonraki hücreye Şubat'ı, sonrakine Mart'ı yerleştirerek seriyi genişletir. 

Eğer CTRL tuşunu basılı tutarsak, Excel 2007 seriye eklediğimiz her hücreye tekrar tekrar Ocak yazar.

Bu bölümde kullanacağımız diğer veri girme teknikleri, girmekte olduğumuz değerin daha önce girdiğimiz değerlerle benzerliğini algılayan Otomatik Tamamla, bir sütunda var olan değerlerden birini seçmemize olanak tanıyan Aşağı Açılan Listeden Al ve bir değeri aynı anda birden çok hücreye girmemize olanak veren CTRL+ENTER tuşlarıdır.

 

Aşağıdaki tablo bu veri girme yöntemlerini özetlemektedir:

Yöntem İşlem

Otomatik Doldur Tanınan bir serinin ilk değerini girin ve doldurma tutmacını kullanarak seriyi genişletin.

Serileri Doldur Bir serinin ilk iki değerini girin ve doldurma tutmacını kullanarak seriyi genişletin.

Otomatik Tamamla Bir hücreye ilk birkaç harfi yazın. Aynı sütunda benzer bir değer bulunuyorsa, Excel 2007 var olan değeri önerir.

Aşağı Açılan Listeden Al Bir hücreyi farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve görünen kısayol menüsünden Aşağı Açılan Listeden Al komutunu seçin. Var olan değerlerin listesi hücrenin altında görünür. Hücreye girmek istediğiniz değeri tıklayın.

CTRL + ENTER Aynı veriyi içermesini istediğiniz bir hücre aralığını seçin, etkin hücreye veriyi yazın ve CTRL + ENTER tuşlarına basın.

Excel 2007'nin geçerli sürümündeki kullanımlı diğer bir özellik, Otomatik Doldur ile çalışma sayfasına eklediğimiz verilerin yanında görünen Otomatik Doldurma Seçenekleri düğmesidir. 

Otomatik Doldurma Seçenekleri düğmesini tıklamak, Excel 2007'nin doldurma uygulanan hücrelerle ilgili gerçekleştirebileceği işlemleri listeler. 

 

Listedeki seçenekler aşağıdaki tabloda özetlenmiştir.

Seçenek İşlem

Hücreleri Kopyala Seçili hücrelerin içeriğini doldurma işlemi için seçilen hücrelere kopyalar.

Serileri Doldur Doldurma işlemi için seçilen hücreleri serinin sonraki öğeleriyle doldurur.

Yalnızca Biçimlendirmeyi Doldur Seçili hücrenin biçimini doldurma işlemi için seçilen hücrelere kopyalar. Ancak hedef hücrelere herhangi bir değer yazmaz.

Biçimlendirmeden Doldur Doldurma işlemi için seçilen hücreleri serinin sonraki öğeleriyle doldurur. Ancak kaynak hücrelere uygulanan biçimlendirmeyi uygulamaz.

Günleri, İş Günlerini, vb. Doldur Bu seçenek dolduracağınız seriye göre değişir. Örneğin; Çar, Per ve Cum hücrelerini genişletirseniz Excel 20O7 iki seçenek daha sunar; Günleri Doldur ve İş Günlerini Doldur. Bilinen bir dizi kullanmazsanız bu seçenek görünmez.

6.3. ÇALIŞMA KİTABI İÇİNDE VERİLERİ TAŞIMAK

Belirli bir hücreye geçmenin birçok yolu vardır. En kestirme yol, geçmek istediğimiz hücreyi tıklamaktır. Tıkladığımız hücrenin çevresi siyah çizgiyle çerçevelenir ve varsa içeriği formül çubuğunda görünür. 

Bir hücre çerçevelendiğinde, etkin hücre olur ve içeriğini değiştirebiliriz. Birden çok hücre ya da hücre aralığı seçmek için de benzer bir yöntem kullanılır. Aralıktaki ilk hücreyi tıklarız ve işaretçiyi seçmek istediğimiz diğer hücreler üzerinde sürükleriz. Çalışmak istediğimiz hücre ya da hücreleri seçtikten sonra hücre içeriğini kopyalayabilir, silebilir ya da biçimlendirebiliriz. 

Hücreleri tek tek ya da bir hücre aralığı olarak seçmekle sınırlı değiliz. Örneğin; donanım parçaları satın alan müşteriler için yapılan indirim miktarını gösteren bir sütunu, indirim yüzdesini gösteren başka bir sütuna yer açmak için, bir sütun sağa kaydırmamız gerekebilir. Veri içeren bir sütunun ya da sütunların tamamını aynı anda taşımak için çalışma sayfasının üstündeki sütun başlığını tıklarız. Sütun başlığını tıklamak, o sütundaki bütün hücreleri vurgular ve sütunu kopyalamamıza ya da kesip çalışma kitabının başka bir yerine yapıştırmamıza olanak verir.

Bir hücreden kopyalayıp başka bir hücreye yapıştırdığımız verinin yanında Yapıştırma Seçenekleri düğmesi görünür. Yapıştırma Seçenekleri düğmesini tıklamak, Excel 2007'nin yapıştırılan hücrelerle ilgili yapabileceği işlemlerin listesini görüntüler.

Yapıştırma Seçenekleri düğmesinde yer alan seçenekler aşağıdaki tabloda özetlenmiştir:

Seçenek İşlem

Hedef Temayı Kullan Pano (Kes ya da Kopyala komutuyla seçilen en son bilgiyi tutar) içeriğini hedef hücrelere yapıştırır ve hedef çalışma kitabına uygulanan temayı kullanarak veriyi biçimlendirir.

Hedef Biçimlendirmesiyle Eşleştir Pano içeriğini hedef hücrelere yapıştırır ve veriye hedef hücrelerin var olan biçimini uygular.

Kaynak Biçimlendirmesini Koru Bir hücre sütununu hedef sütuna yapıştırır; kopyalanan sütunun biçimlendirmesini yeni sütuna uygular.

Yalnız Değerler Hiçbir biçimlendirme uygulamadan kopyalanan sütunun değerlerini hedef sütuna yapıştır.

Değerler ve Sayı Biçimlendirmesi Varsa sayı biçimlendirmesini koruyarak Pano içeriğini hedef hücrelere yapıştırır.

Değerler ve Kaynak Biçimlendirmesi Kaynak hücrelerin biçimlendirmesini koruyarak Pano içeriğini hedef hücrelere yapıştırır.

Kaynak Sütun Genişliğini Koru Pano içeriğini hedef hücrelere yapıştırır ve hedef hücrelerin sütun genişliğini yeniden boyutlandırarak kaynak hücrelerin sütun genişliğiyle eşleştirir.

Yalnızca Biçimlendirme Kaynak hücrelerin biçimlendirmesini hedef hücrelere uygular ancak kaynak hücrelerin içeriğim kopyalamaz.

6.4. VERİLERİ BULMAK VE DEĞİŞTİRMEK

Excel 2007 çalışma sayfaları bir milyondan fazla satır içerir. Bu nedenle bir çalışma sayfasında aradığımız bir veriyi bulmak için tek tek satırlara bakmaya zamanımız yetmeyecektir. Bul ve Değiştir iletişim kutusunu kullanarak Excel 2007 çalışma sayfalarında istediğimiz verileri bulabiliriz. Belirli değerleri içeren hücrelerin aramasını sağlamak üzere bu iletişim kutusunun iki sekmesi vardır; birincisi Bul, ikincisi Değiştir. Bul sekmesindeki denetimleri kullanmak, istediğimiz veriyi bulmamızı; Değiştir sekmesindekileri kullanmak ise bir değeri bir başkasıyla değiştirmemizi sağlar. 

Bulup değiştirdiğimiz veri üzerinde daha fazla denetime ihtiyaç duyduğumuzda, örneğin; hücre değerinin tümünün aradığımız değerle eşleştiği hücreleri bulmak istediğimizde, Bul ve Değiştir iletişim kutusunu genişletmek için Seçenekler düğmesini tıklarız.

Bul ve Değiştir iletişim kutusundaki diğer seçeneklerle, verilen belirli bir biçimlendirmeye göre gözden geçirebiliriz. 

Bir değeri elle değiştirmek için hücreyi seçtikten sonra hücreye yeni değeri yazarız ya da Formül Çubuğu'nda değiştirmek istediğimiz değeri seçer ve yeni değeri yazarız.

Aşağıdaki tabloda Bul ve Değiştir iletişim kutusundaki denetimlerin işlevleri özetlenmiştir.

Denetim İşlev

Aranan alanı Bulmak ya da değiştirmek istediğiniz değeri içerir.

Tümünü Bul düğmesi Aranan alanındaki değeri içeren tüm hücreleri seçer.

Sonrakini Bul düğmesi Aranan alanındaki değeri içeren bir sonraki hücreyi seçer.

Yeni değer alanı Aranan alanındaki değerin yerine yazılacak değeri içerir.

Tümünü Değiştir düğmesi Aranan alanındaki değeri, bulunduğu tüm hücrelerde Yeni değer alanındaki değerle değiştirir.

Değiştir düğmesi Aranan alanındaki değeri, yeni değerle değiştirir ve Aranan alanındaki değeri içeren bir sonraki hücreyi vurgular. 

Seçenekler düğmesi Bu ve Değiştir iletişim kutusunu, ek özellikleri gösterecek şekilde genişletir.

Biçim düğmesi Bulunacak ya da bulunan değerlerin yerine konacak değerlerin biçimlerini belirlemek için kullanabileceğimiz Biçim Bul iletişim kutusunu görüntüler.

İçinde liste kutusu Etkin çalışma sayfasında ya da tüm çalışma kitabında arama yapma seçeneklerinden birini seçmenize olanak verir.

Ara liste kutusu Satırlar ya da sütunlar içinde arama yapma seçeneklerinden birini seçmenize olanak verir.

Konum liste kutusu Hücre formülleri, değerleri ya da açıklamalar içinde arama yapma seçeneklerinden birini seçmenize olanak verir.

BÜYÜK/Küçük harf duyarlı onay kutusu Aranan alanına yazılan metnin büyük ya da küçük harf oluna duyarlı olarak esleme yapar.

Tüm hücre içeriğini eşleştir onay kutusu Aranan alanında yazan değerin aynısını içeren hücreyi bulur.

Kapat düğmesi Bul ve Değiştir iletişim kutusunu kapatır.

                    

         

6.5. ÇALIŞMA SAYFASINDAKİ VERİLERİ DÜZELTMEK VE GELİŞTİRMEK

Verileri girdikten sonra denetlemek ve düzeltmek için zaman ayırmamız gerekir. Her sayısal verinin doğruluğundan emin olmamız gerekir ancak metnin doğru yazıldığından emin olmak için Excel 2007'nin yazım denetçisini kullanabiliriz. Tanımadığı bir sözcükle karşılaşan yazım denetçisi sözcüğü vurgular ve doğru sözcükle ilgili en iyi tahmini yansıtan önerisini sunar. Sözcüğü yazarak düzenleyebilir, doğru sözcüğü önerilen listeden seçebilir ya da yazım denetçisinin hatalı yazımı göz ardı etmesini sağlayabiliriz. Yazım denetçisini standart sözlükte olmayan sözcükleri eklemek için de kullanabiliriz. 

Excel 2007'nin çalışma sayfamızda kullandığımız sözcükleri daha sonra tanımasını sağlayabiliriz. Yaptığımız değişikliği, çalışma kitabını kapatmadığımız sürece iptal edebiliriz. Bir değişikliği geri almak için, Hızlı Erişim Araç Çubuğu'ndaki Geri Al düğmesini tıklayabiliriz. Eğer değişikliği saklamaya karar verirsek, değişikliği geri yüklemek için yinele komutunu kullanabiliriz.

Seçtiğimiz sözcükten emin değilsek ya da seçtiğimiz sözcük söylemek istediğimizi tam olarak karşılamıyorsa Eşanlamlılar Sözlüğü'nü kullanarak alternatif sözcükler arayabiliriz. 

Son olarak, bir sözcüğü başka bir dile çevirmek için çevirisini yapmak islediğimiz değeri içeren hücreyi seçip, Gözden Geçir sekmesini tıklarız. Yazım Denetimi grubunda yer alan Çevir düğmesine tıklarız. Ardından, Araştır görev bölmesi görüntülenir ve çevirisini yapmak istediğimiz sözcük ya da cümlenin hangi dilden hangi dile çevrileceğini gösteren dil seçeneklerini seçebileceğimiz denetimler karşımıza gelir ve ilgili çevrim işlemini gerçekleştirebiliriz.

       

6.6. TABLO KULLANARAK VERİLERİ DÜZENLEMEK

Excel, veri listelerini etkin bir biçimde yönetmemizi sağlar. Çalışma sayfasındaki verileri bir ya da birden çok sütundaki değerlere göre sıralamamızı, çeşitli ölçütleri kullanarak görüntülenen verilerin boyutunu sınırlamamızı ve görünen değerleri özetleyen formüller oluşturmamızı sağlar. Excel 2003'te bulunan veri listesi adlı yapı, Excel 2007'de tablo'ya dönüşmüştür.

Bir veri tablosu oluşturmak için bitişik hücrelere sütun başlıklarını yazıp, sonra da başlıkların altına veri satırlarını gireriz. Başlıkları ve verileri seçip, Giriş sekmesinde yer alan Stiller grubundaki Tablo Olarak Biçimlendir düğmesine tıklarız. Açılan stil galerisinden tabloya uygulayacağımız Stili seçebiliriz. 

Tablo Olarak Biçimlendir iletişim kutusu görüntülendiğinde “Tablonuzun Verileri Nerede?” alanında yazan hücre aralığının seçimimizle eşleştiğinden ve “Tablom Üstbilgi Satırı İçeriyor” onay kutusunun seçili olduğundan emin olmalıyız. Her şey yolundaysa artık Tamam düğmesini tıklayabiliriz.

Excel 2007, var olan veri listesinden de tablo oluşturabilir; bunun için verilerin farklı biçimlendirilmiş başlık satırı içermesi, liste içinde boş satır ve sütunun olmaması ve listenin altında ya da hemen yanındaki hücrelerde ilgisiz bir verinin bulunmaması gerekir.

Bir tabloya veri eklemek istediğimizde tablonun son satırının hemen altında yer alan satırdaki hücreyi ya da tablonun hemen sağında yer alan sütundaki hücreyi seçerek, bir değer girelim. Değeri girip hücrenin dışına çıktığımızda Otomatik Tamamla Seçenekleri akıllı etiketi görüntülenir. Tablonun bu veriyi içermesini istemiyorsak tablodan bu hücreleri çıkarmak için Tablo Otomatik Genişletmeyi Geri Al'ı tıklayabiliriz. Excel 2007'nin hiçbir zaman bitişik verileri tabloya dâhil etmesini istemiyorsak, Tabloları Otomatik Genişletmeyi Durdur seçeneğini tıklayabiliriz.

Tablonun sağ alt köşesindeki boyutlandırma tutmacını sürükleyerek yeni satır ve sütunlar ekleyebilir ya da çıkarabiliriz. Tablomuzdaki sütun başlıkları tanımlanabilir değer dizileri içeriyorsa (örneğin; Bölge 1, Bölge 2 ve Bölge 3 gibi), boyutlandırma tutmacını dördüncü sütunu oluşturmak için sürüklediğimizde dizinin bir sonraki değeri olan Bölge 4 etiketiyle Excel 2007 sütunu oluşturur.

Tablolar genellikle toplam ya da ortalama hesaplayarak ya da bir sütundaki maksimum ya da minimum değeri bularak özetleyebileceğimiz verileri içerir. Bir ya da daha fazla sütundaki verileri özetlemek için tablomuza bir Toplam satırı ekleyebiliriz.

   

Toplam satırı eklediğimizde, Excel 2007 tablonun en sağ sütunundaki değerlerin toplamını hesaplayan bir formül yaratır. Bu özet işlemini değiştirmek ya da Toplam satırındaki diğer hücrelere özet işlem eklemek için hücreyi tıklarız, görünen açılır oku, sonra da uygulamak istediğimiz özet işlemi açılır menüden seçebiliriz. Ek İşlevler öğesini tıklamak, İşlev Ekle iletişim kutusunu görüntüler; burada Excel 2007'deki işlevler içinden seçim yapabiliriz.

Yeni bir çalışma sayfası oluşturduğumuzda, Excel 2007 tablolarımıza Tablo1 ve Tablo2 gibi genel adlar verir. Tablonun adını açıklayıcı bir adla değiştirebiliriz; bunun için tablodaki herhangi bir hücreyi tıklarız. Tasarım bağlamsal sekmesini tıklayıp, Özellikler grubunda yer alan Tablo Adı alanını kullanarak tablo adını düzenleyebiliriz. 

Tablonun adını değiştirmek çok önemli bir konu olarak görünmeyebilir ancak veri tablosunu özetleyen formüllerin daha kolay anlaşılmasını sağlar. Tablolarımızı yeniden adlandırmayı alışkanlık haline getirmeliyiz, böylece içerdikleri verileri tanımlayabiliriz.

Herhangi bir nedenle tablomuzu normal hücre aralığına dönüştürmek istersek, tablo içindeki herhangi bir hücreye tıklarız. Ardından Tablo Araçları bağlamsal sekmesinde yer alan Araçlar grubundaki Aralığa Dönüştür düğmesini tıklarız. 

Excel 2007, “Tabloyu normal aralığa dönüştürmek istiyor musunuz?” sorusunu soran ileti kutusunu görüntülediğinde Evet düğmesine tıklarız ve tablomuzu normal hücre aralığına dönüştürmüş oluruz.

6.7. EXCEL’DE VERİLERİ KULLANARAK GRAFİK OLUŞTURMAK

Grafikler, çalışma sayfamızda yer alan verilerin görsel olarak sunulması için bir yol sağlarlar. Grafikler, eğilimlerin ve karşılaştırmaların hızlı ve renkli olarak görüntülenmesini sağlayarak, başkalarının verilerimizi kolay bir şekilde yorumlamasına yardımcı olur. Excel 2007, hemen uygulayabileceğimiz önceden tasarlanmış biçimlerin bir galerisiyle geniş grafik geliştirmeleri, yeni 3D (üç boyut) seçenekleri ve verilmek istenen mesajı iletmek üzere kullanabileceğimiz tam bir bağlamsal araçlar grubu içerir. Grafik çizmek istediğimiz veri aralığını ya da aralıklarını seçerek süreci başlatabiliriz. Ardından Ekle sekmesini tıklayarak, oluşturmak istediğimiz grafik türünü seçebiliriz.

Grafik çalışma sayfamızda görünür. 

Grafik Araçları bağlamsal sekmesi, grafiklerimizi özelleştirmek üzere üç seçenek grubu sunar:

• Tasarım sekmesi grafik türünü, veri kaynağını, veri düzenini ve hızlı grafik stillerini verir.

• Grafik Araçları’ndaki, Düzen sekmesi grafik özelliklerini girmemizi, grafik öğeleri eklememizi ya da düzenlemelerimizi ve 3D grafiklerle ilgili seçimler yapmamızı sağlar.

• Biçim sekmesi farklı grafik öğelerini seçmemiz, grafik şekline 3D köşe, gölge, eğim vb. stiller eklememiz için araçlar sunar.

BÖLÜM ÖZETİ

• Bitişik hücrelere bir ya da daha fazla değer yazıp, hücreleri seçtikten sonra doldurma tutmacını sürükleyerek kolayca veri serileri yaratabiliriz. 

• Doldurma tutmacını sürüklemek Otomatik Doldurma Seçenekleri düğmesini görüntüler. Seçili hücrelerin değerlerini kopyalamak, serileri genişletmek ya da seçili hücrelerin biçimlendirmesini yeni hücrelere uygulamak seçenekleri arasından seçim yapabiliriz.

• Excel 2007, Açılır Liste, Otomatik Tamamla ve CTRL+ENTER tuşlarını kullanarak veri girmemizi sağlar.

• Excel 2007, hücreleri, sütunları ya da satırları kopyalayıp (ya da kesip) yapıştırdığımızda Yapıştırma Seçenekleri akıllı etiketini görüntüler. 

• Çalışma sayfasında belli bir değeri ya da belirli bir biçimlendirmesi olan hücreleri bulup değiştirebiliriz.

• Excel 2007, çeşitli yazım denetleme ve araştırma araçları sunar. Bu araçlar, çalışma kitabımızın yazım denetimini yapmamızı, Eşanlamlılar Sözlüğü'nü kullanarak alternatif sözcükler bulmamızı ve sözcükleri bir dilden diğerine çevirmemizi sağlar. 

• Excel 2007'nin yeni özelliklerinden olan veri tabloları, verilerimizi etkin bir biçimde düzenlememize ve özetlememize olanak verir.

Excel'de Çalışma Kitabı Oluşturmak

İncelenecek Konular:

5.1. Giriş

5.2. Çalışma Kitabı Oluşturmak

5.3. Çalışma Kitabını Değiştirmek

5.4. Çalışma Sayfasını Değiştirmek

5.5. Excel 2007 Program Penceresini Özelleştirmek

5.1. GİRİŞ

Microsoft Office Excel 2007’yle çalışmaya başladığımızda, program bize üç adet çalışma sayfası içeren boş bir çalışma kitabı açar. 

Bu çalışma kitabına yeni çalışma sayfaları ekleyebilir ya da var olan çalışma sayfalarını silebilir, çalışma sayfalarını silmeden çalışma kitabının içinde gizleyebilir ve sıralarını değiştirebiliriz. Ayrıca başka bir çalışma kitabına bir sayfa kopyalayabilir ya da ilk çalışma kitabında kopyasını bırakmadan sayfayı başka bir çalışma kitabına taşıyabiliriz. Çok sayıda belgeyle çalışıyorsak, özellik değerlerini tanımlayabiliriz. Böylece Microsoft Windows arama özelliğini kullanırken çalışma kitaplarının daha kolay bulunmasını sağlayabiliriz. 

Office Excel 2007’yi kullanmayı kolaylaştırmanın bir başka yolu, Excel 2007 program penceresini çalışma biçimimize uyacak biçimde özelleştirmektir. Aynı anda birkaç çalışma kitabıyla birlikte çalışıyorsak, yeni kullanıcı arayüzünü kullanarak çalışma kitabı pencereleri arasında hareket edebiliriz. Ancak çalışma kitapları arasında çok sık geçiş yapmak istersek, kitapları yeniden boyutlandırarak bunu kolaylaştırabiliriz. Böylece çalışma sayfaları Excel 2007 penceresinin tamamını kaplamaz. Bu durumda yapmamız gereken tek şey, görüntülemek istediğimiz çalışma kitabının başlık çubuğunu tıklamaktır. 

Microsoft Office 2007 tasarımı ile komutları arayacağımız yerlerin sayısını azaltmak için yeni bir kullanıcı arayüzü oluşturulmuştur. Sık kullandığımız bir komutu tek bir tıklamayla erişebilmek için Hızlı Erişim Araç Çubuğu'na ekleyebiliriz. Bu hafta, çalışma kitapları ve sayfaları oluşturmayı ve değiştirmeyi, çalışma kitaplarının bulunmasını kolaylaştırmayı ve Excel 2007 program penceresini özelleştirmeyi öğreneceğiz.

5.2. ÇALIŞMA KİTABI OLUŞTURMAK

Office Excel 2007 büyük yenilikler ile kullanıcılara mali belgeler (elektronik tablo, çalışma kitabı, rapor vb.) oluşturma, onlarla çalışma ve paylaşma yollarını basitleştiren ve genişleten heyecan verici olanaklar sunmaktadır. Excel 2007 kullanıcıların hızlı bir şekilde elektronik tablolar oluşturabilmesini sağlar. Mevcut verilerimiz ile ilişkili olmayan verileri toplamak ve depolamak istediğimizde yeni bir çalışma kitabı oluşturmamız gerekir. Excel 2007'de varsayılan yeni çalışma kitabının üç çalışma sayfası vardır ama istersek yeni çalışma sayfaları ekleyebilir ya da var olanları silebiliriz. Yeni bir çalışma kitabı oluşturmak basit bir işlemdir. Bunun için Microsoft Office Düğmesi'ni tıklarız. Ardından yeni bir çalışma kitabı oluşturmak için Yeni'yi tıklarız ve sonrada seçenekler arasından oluşturmak istediğimiz çalışma kitabı türünü seçeriz.

Excel 2007'yi başlattığımızda, program boş bir yeni çalışma kitabı açar; çalışma sayfasının hücrelerine veri girmeye başlayabilir ya da var olan bir çalışma kitabını açabiliriz. 

Bir dosyayı kaydettiğimizde, dosyanın önceki kopyası üzerine kaydetmiş oluruz. Eğer değişlikleri kaydedip, aynı zamanda da dosyanın önceki kopyasını saklamak istiyorsak, yeni bir dosya adı belirlemek için Farklı Kaydet komutunu kullanabiliriz.

Bir dosyayı farklı bir biçimle kaydetmek ve dosyanın yeni sürümünü kaydedeceğimiz yeri belirlemek için Farklı Kaydet iletişim kutusundaki denetimleri kullanabilirsiniz. Örneğin, Excel 2007 formatında hazırlamış olduğumuz bir dosyayı, Excel 2003 kullanan bir arkadaşımızla paylaşmak istiyorsak, bu dosyayı Excel 2003 dosyası olarak kaydetmemiz gerekir. 

Bir dosya oluşturduktan sonra, Windows'un arama özelliğini kullanarak arama yaptığımızda dosyayı daha kolay bulmak için başka bilgiler de ekleyebiliriz. Her bilgi kategorisi ya da özellik dosyayla ilgili belirli bilgileri depolar. Windows'ta dosyanın yazarı ya da başlığına veya dosyayla ilişkili anahtar sözcüklere göre arama yapabiliriz. 

Çalışma kitabının özellik değerlerini belirtmek için Microsoft Office Düğmesi'ni tıklarız, Hazırla düğmesine tıklarız ve ardından Belge Özellikleri bölmesini görüntülemek için Özellikler'e tıklarız. Belge Özellikleri bölmesinin standart biçiminde dosyanın yazarı, başlığı, konusu, anahtar sözcükleri, kategorisi ve durumunu gösteren ve dosya hakkındaki açıklamaları içeren alanlar bulunur. 

Ayrıca Belge Özellikleri etiketinin hemen sağında bulunan Özellik Görünümleri ve Seçenekleri düğmesini tıkladıktan sonra Gelişmiş Özellikler'i seçerek özel özellikler yaratabiliriz. 

  

Gelişmiş Özellikler iletişim kutusunun Özel sekmesinde var olan özel kategorilerden birini tıklayabilir ya da Ad alanına yeni bir özellik adı yazarak kendi kategorimizi yaratabiliriz. Tür okunu tıklayıp, bir veri türü (örneğin, Metin, Tarih, Sayı; Evet Veya Hayır) seçebiliriz. İstersek değer alanına da bir değer yazıp, ardından Ekle düğmesine tıklarız. Var olan özel bir özelliği silmek istersek, Özellikler listesinde, silmek istediğimiz özelliği seçip, sonra da Sil'i tıklarız. Yapmak istediğimiz değişiklikleri tamamladıktan sonra Tamam düğmesine tıklarız. Belge Özellikleri bölmesini gizlemek için, bölmenin sağ üst köşesinde yer alan Kapat düğmesine tıklamamız yeterli olacaktır.

5.3. ÇALIŞMA KİTABINI DEĞİŞTİRMEK

Excel’de çoğu zaman belirli bir faaliyet alanına yönelik bilgileri kaydetmek için bir çalışma kitabı oluştururuz. Bu çalışma kitabının içerdiği her çalışma sayfası ilgili faaliyet alanının alt bölümlerini temsil eder. Belirli bir çalışma sayfasını görüntülemek için sekme çubuğundaki çalışma sayfası sekmesini (hücrelerin altında) tıklarız. 

Yeni Excel 2007 çalışma kitabı üç çalışma sayfası içerir. Yeni bir çalışma sayfası oluşturmak için sekme çubuğunun sağ ucundaki Çalışma Sayfası Ekle düğmesine tıklarız.

Excel 2007, oluşturduğumuz çalışma sayfalarına Sayfa4, Sayfa5, Sayfa6 gibi adlar verir. 

 

Çalışma sayfasında hangi tür veri depolayacağımıza karar verdikten sonra, çalışma sayfasının varsayılan adının yerine daha açıklayıcı bir ad vermeliyiz. Örneğin, Bilgisayar Mühendisliği Bölümü’nün her bir sınıfı için Haftalık Ders Programını oluşturacaksak, dört tane çalışma sayfasına ihtiyacımız vardır. Her bir çalışma sayfasının adını daha anlamlı ve anlaşılır olması için; 1. Sınıf, 2. Sınıf, 3. Sınıf ve 4. Sınıf olmak üzere değiştirmeliyiz. Bir çalışma sayfasının adını değiştirmek istediğimizde, sekme çubuğundaki çalışma sayfası sekmesini çift tıklayarak sayfanın adını değiştirebilir ya da sekme üzerinde farenin sağ tuşunu tıklayıp, görünen kısayol menüsünden Yeniden Adlandır komutunu seçerek sayfanın yeni adını yazarız ve ardından Enter tuşuna basarız.

Sekme üzerindeki çalışma sayfalarının adlarını değiştirdikten sonraki görüntüsü aşağıda yer almaktadır.

Birden fazla çalışma kitabıyla çalışmanın başka bir yolu, çalışma sayfasını başka bir çalışma kitabından geçerli kitaba kopyalamaktır. Örneğin; bir firma çalışanları listesinin olduğu bir çalışma kitabındaki çalışma sayfalarını, başka bir çalışma kitabına kopyalayabiliriz. Kopyalamak istediğimiz sayfanın sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıklayıp Taşı veya Kopyala iletişim kutusunu görüntülemek için görünen kısayol menüsünden Taşı veya Kopyala komutunu tıklarız.

Taşı veya Kopyala iletişim kutusu açıldıktan sonra, başka bir çalışma kitabındaki çalışma sayfalarını yeni bir çalışma kitabına kopyalayabiliriz.

Çalışma sayfalarını hedef çalışma kitabına aldıktan sonra sıralarını değiştirebiliriz. Çalışma kitabının içindeki bir çalışma sayfasının konumunu değiştirmek için sayfa sekmesini sekme çubuğunda istenen konuma sürükleyebiliriz. Bu çalışma sayfasının çalışma kitabı içinde fark edilmesini istersek, sayfa sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıklayıp görünen menüyü kullanarak sekmenin rengini değiştirebiliriz. 

Sekme çubuğunda çalışma sayfası sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıklayıp, görünen kısayol menüsünden Gizle komutunu tıklayarak etkin çalışma sayfasını gizleyebiliriz. 

Excel 2007'nin çalışma sayfasını yeniden görüntülemesini istediğimizde, herhangi bir sayfa sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıklayıp, görünen kısayol menüsünden Göster komutunu tıklarız. Göster iletişim kutusunda görüntülemek istediğiniz sayfayı seçip, ardından Tamam düğmesine basarız.

Belirli bir çalışma sayfasını artık kullanmıyorsak, bu sayfayı kolayca silebiliriz. Silmek istediğimiz sayfanın sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıklarız, sonra da görünen kısayol menüsünden Sil komutuna tıklarız. Böylece çalışma sayfasını silmiş oluruz.

5.4. ÇALIŞMA SAYFASINI DEĞİŞTİRMEK

Verilerin bulunmasını kolaylaştıran yol göstericileri ayarladıktan sonra, çalışma kitabımızdaki verilerle çalışmayı kolaylaştıracak başka adımlar da atabiliriz. Örneğin, sütun ya da satır kenarlıklarını istediğimiz kadar sürükleyerek, çalışma sayfasındaki bir sütunun genişliğini ya da bir satırın yüksekliğini değiştirebiliriz. Bir sütunun genişliğini ya da bir satırın yüksekliğini artırmak, hücrelerin içerikleri arasındaki boşluğu artırarak yanlışlıkla başka hücreden veri almadan, yalnızca istediğimiz hücredeki verileri seçmemizi kolaylaştırır. 

Çalışma kitabının içeriğiyle çalışmayı kolaylaştırmak için sütun genişliği ya da satır yüksekliğini değiştirmek yerine sütunlar ya da satırlar arasına boş satır ya da sütun da ekleyebiliriz. Çalışma sayfasının kenarı ile hücrelerin arasına ya da bir etiket ile bu etiketin altındaki veriler arasına boşluk eklemek, çalışma kitabının içeriğindeki karmaşıklığı azaltır ve içerikle çalışmayı kolaylaştırır. Satır eklemek için bir hücreyi tıkladıktan sonra, Giriş sekmesini tıklayıp Hücreler grubunda yer alan Ekle düğmesinin açılır okunu tıklarız ve Sayfa Satırları Ekle'yi seçeriz. Excel 2007, yeni satırı etkin hücrenin üstündeki satıra ekler. 

Sütunu da benzer şekilde Ekle düğmesinin açılan listesinden Sayfa Sütunları Ekle'yi seçerek ekleyebiliriz. Bu kez Excel 2007, sütunu etkin hücrenin soluna ekler.

Satır ya da sütun silmek için, silmek istediğimiz satır ya da sütuna farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra görünen kısayol menüsünden Sil komutuna tıklarız. 

Geçici olarak gizlemek istediğimiz satır ya da sütunları seçip ardından Giriş sekmesinde yer alan Hücreler grubundaki Biçim düğmesini tıklarız. Gizle ve Göster'i tıklayıp, Satırları Gizle ya da Sütunları Gizle'den birini seçeriz. Seçtiğimiz satırlar ya da sütunlar kaybolur ancak Sil komutunun aksine tamamen yok olmazlar. Bunun yerine, biz yeniden çağırana kadar göz önünden kaldırılırlar. Gizlenen satırları yeniden görüntülemek için Giriş sekmesinde yer alan Hücreler grubundaki Biçim düğmesini tıklarız. Ardından, Gizle ve Göster'i tıklayıp Satırları Göster ya da Sütunları Göster'den birini seçeriz. 

Benzer şekilde, çalışma sayfasına tek tek hücreler de ekleyebiliriz. Bir hücre eklemek için, yeni hücrenin görünmesini istediğimiz yerde bulunan hücreyi tıklarız. Giriş sekmesinde yer alan Hücreler grubundaki Ekle düğmesinin açılır okunu tıklarız, sonra da Ekle iletişim kutusunu görüntülemek için Hücre Ekle'ye tıklarız. 

Ekle iletişim kutusunda, eklenen hücreyi çevreleyen hücreleri aşağı (veriler sütun olarak düzenlenmişse) ya da sağa (veriler satır olarak düzenlenmişse) kaydırmayı seçebiliriz. Tamam'ı tıkladığımızda, yeni hücre görünür ve etkilenen hücrelerin içerikleri aşağı ya da sağa (hangisi uygunsa) kayar.

 

Benzer şekilde, bir hücre bloğunu silmek istersek, hücreleri seçeriz ve Giriş sekmesinde yer alan Hücreler grubundaki Sil düğmesinin açılır okunu tıklarız, sonra da Sil iletişim kutusunu görüntülemek için Hücreleri Sil'i tıklarız. Sil iletişim kutusunda, silinen hücrelerin etrafındaki hücreleri nasıl kaydıracağımız ile ilgili gerekli seçenek düğmeleri bulunur.

Çalışma sayfası üzerinde bir hücre grubundaki verileri başka bir yere taşımak istersek, taşımak istediğiniz hücreleri seçeriz ve işaretçiyi seçili alanın kenarlığına götürürüz. İşaretçi dört yönlü ok şeklinde göründüğünde, farenin sol düğmesiyle tıklayıp seçili hücreleri çalışma sayfasında istediğimiz yere sürükleyebiliriz. 

Eğer hedef hücreler veri içeriyorsa, Excel 2007 hedef hücrelerin içeriğinin değişip değişmeyeceğini soran bir iletişim kutusu görüntüler. Seçilen verilerin var olan değerlerin yerini almasını istiyorsak, Tamam düğmesini tıklarız. Var olan değerlerin değişmesini istemiyorsak, İptal düğmesini tıklarız ve taşımak istediğimiz verilerin sayısı kadar hücre ekleriz.

5.5. EXCEL 2007 PROGRAM PENCERESİNİ ÖZELLEŞTİRMEK

Excel 2007'yi kullanma şeklimiz, kişisel çalışma tarzımıza ve yönettiğimiz veri yığınlarının türüne bağlıdır. Bu nedenle etkin çalışmak için değiştirmek zorunda olmayacağımız kullanıcı arabirimleri oluşturulmuştur. Kullanıcı arabirimlerinde dâhil olmak üzere Excel 2007 program penceresini istersek değiştirebiliriz. Excel 2007'nin çalışma sayfalarını görüntüleme şeklini değiştirebilir, sayfalardaki verilerin görüntüsünü yakınlaştırabilir ve Hızlı Erişim Araç Çubuğu'na sık kullanılan komutları ekleyebiliriz.

5.5.1. Çalışma Sayfalarını Yakınlaştırmak

Excel 2007 ile daha kolay çalışabilmenin bir yolu, programın yakınlaştırma düzeyini değiştirmektir. Tıpkı fotoğraf makinesinin ekranındaki nesnenin boyutunu büyütmek için makineyi "yakınlaştır" ayarına getirdiğimiz gibi, Excel 2007 program penceresinde de nesnelerin boyutlarını Excel 2007 yakınlaştırma ayarlarını kullanarak değiştirebiliriz. Bu işlem için Excel 2007 penceresinin sağ alt köşesinde bulunan Yakınlaştır denetimini kullanabiliriz.

Büyüt denetimini tıklamak, program penceresindeki öğelerin boyutunu yüzde 10 oranında artırır. Küçült denetimini tıklamaksa, öğelerin boyutunu yüzde 10 oranında küçültür. Eğer yakınlaştırma düzeyinde daha hassas ayarlı bir denetim sağlamak istersek belirli bir yakınlaştırma düzeyi seçmek için kaydırıcı denetimini kullanabiliriz. 

Görünüm sekmesindeki Yakınlaştır grubunda çalışma sayfası program penceresini seçili hücrelerin içeriğiyle dolduracak kadar yakınlaştıran (programın maksimum yakınlaştırma düzeyi olan yüzde 400 oranında) Seçimi Yakınlaştır düğmesi de vardır.

5.5.2. Birden Çok Çalışma Kitabı Penceresi Yerleştirmek

Excel 2007 ile çalışırken aynı anda birden çok çalışma kitabı açmamız gerekebilir. Örneğin; ders programı hazırlıyorsak birden fazla dersi olan hocanın ders saatlerinin çakışmaması gerekir. Birden fazla çalışma kitabını aynı anda açtığımızda bunlar arasında geçiş yapabiliriz; bunun için kullanıcı arayüzündeki Görünüm sekmesini tıklarız, Pencere grubundaki Pencerelerde Geçiş Yap düğmesini tıklarız ve görünmesini istediğimiz çalışma sayfasının adını seçeriz. 

Excel 2007’de açık olan çalışma sayfalarının birden çoğunun görüneceği ve diğer çalışma sayfalarına da kolaylıkla erişebileceğimiz şekilde düzenleme yapabiliriz. Bunun için, Görünüm sekmesini tıklarız, ardından Pencere grubundaki Tümünü Yerleştir düğmesini tıklarız ve Pencereleri Yerleştir iletişim kutusunda Basamakla'yı seçeriz.

Excel 2007 çalışma kitaplarının çoğu, değerlerini başka çalışma sayfalarındaki verilerden alan formüller içerir; bu, veri üzerinde yaptığımız değişikliklerin formül sonucunu nasıl değiştirdiğini görmek istediğimizde her seferinde iki çalışma sayfası arasında gidip gelmemiz gerekeceği anlamına gelir. Ama artık, verilerin olduğu sayfayı asıl pencerede, formülü içeren çalışma sayfasını da yeni bir pencerede aynı anda görüntüleyecek şekilde aynı çalışma kitabının iki kopyasını açabiliriz. Çalışma kitabının asıl kopyasındaki verilerde değişiklik yaptığımızda Excel 2007, yeni penceredeki formül sonucunu da günceller. Aynı çalışma kitabının iki kopyasını görüntülemek için istediğimiz çalışma kitabını açarız, sonra da Görünüm sekmesinde yer alan Pencere grubundaki Yeni Pencere'yi tıklarız. Excel 2007 çalışma kitabının bir kopyasını açar. Asıl çalışma kitabının adının 2008-2009 Güz Bilgisayar Müh. Ders Programı 16 Eylül olduğunu düşünürsek, Excel 2007 asıl çalışma kitabının başlık çubuğunda 2008-2009 Güz Bilgisayar Müh. Ders Programı 16 Eylül1 adını, ikinci çalışma kitabının başlık çubuğunda 2008-2009 Güz Bilgisayar Müh. Ders Programı 16 Eylül 2 adını görüntüler.

 

5.5.3. Hızlı Erişim Araç Çubuğuna Düğmeler Eklemek

Excel 2007 ile çalışmayı sürdürürken, bazı komutları diğerlerinden daha sık kullanacağız. Örneğin, çalışma kitapları dış kaynaklardan veri alıyorsa, Veri sekmesinde yer alan Bağlantılar grubundaki Tümünü Yenile düğmesini çok sık tıklarız. Herhangi bir düğmeyi tek bir tıkla erişilebilir hale getirebiliriz. Bunun için Excel 2007 program penceresinin sol üst köşesinde bulunan Hızlı Erişim Araç Çubuğu'na istediğimiz düğmeyi eklememiz yeterlidir. 

Hızlı Erişim Araç Çubuğu'na bir düğme eklemek için, Microsoft Office Düğmesi'ni tıkladıktan sonra Excel Seçenekleri'ni tıklarız. 

Excel Seçenekleri iletişim kutusunun sol bölmesindeki Özelleştir başlığını seçip ve Komutları Seçin açılır okunu tıklarız. Eklemek istediğimiz denetimi içeren kategoriyi tıklarız. Excel 2007 var olan komutları, “Komutları Seçin” listesinin altında gösterir. 

Bu ekranda istediğimiz denetimi seçerek, Ekle düğmesine tıklarız. Ayrıca, düğmenin Hızlı Erişim Araç Çubuğu üzerindeki konumunu da değiştirebiliriz. Bunun için, sağ bölmede düğmenin adını tıkladıktan sonra Yukarı Taşı ya da Aşağı Taşı, düğmelerinden birini tıklarız. Hızlı Erişim Araç Çubuğu'ndan bir düğmeyi kaldırmak için düğmenin adını seçip Kaldır düğmesine tıklarız. İstediğimiz değişiklikleri yaptıktan sonra Tamam düğmesini tıklarız.

BÖLÜM ÖZETİ

• Bir değişiklik yaptığımızda çalışmamızı sürekli olarak kaydetmeliyiz. 

• Çalışma kitabına özellik türleri atamak, Windows arama özelliğini kullanarak çalışma kitabını bulmanızı kolaylaştırır. 

• Çalışma sayfalarına mutlaka açıklayıcı adlar vermeliyiz. 

• Bir çalışma sayfasındaki verileri başka bir çalışma kitabında kullanmak istersek, çalışma sayfasını silmeden, bir kopyasını diğer çalışma kitabına gönderebiliriz. 

• İhtiyaç duymadığımız bir çalışma sayfasını silebiliriz. Ayrıca çalışma kitabındaki bir çalışma sayfasını da gizleyebiliriz. Gizlenmiş çalışma sayfasındaki verilere yeniden ihtiyaç duyduğumuzda sayfayı tekrar görüntüleyebiliriz.

• Çalışma sayfasında hücreler, satırlar ve sütunlar ekleyip silerek sıkıcı kes-yapıştır işlemlerinden kurtulabiliriz. 

• Excel 2007 program penceresini özelleştirmek için çalışma sayfalarının görüntülenme şeklini değiştirebilir, verileri yakınlaştırabilir ve Hızlı Erişim Araç Çubuğu'na sık kullanılan düğmeleri ekleyebiliriz.

Word'de Bilgiyi Sütünlara ve Tablolarda Sunmak

İncelenecek Konular:
4.1. Giriş
4.2. Bilgiyi Sütunlarda Sunmak
4.3. Sekmeli Liste Oluşturmak
4.4. Bilgileri Tabloda Sunmak
4.5. Tablo Bilgilerini Biçimlendirmek
4.6. Tabloda Hesaplamalar Yapmak

4.1. GİRİŞ

Bir Word belgesi içersinde yer alan belirli bilgileri, sütunlar ya da tablolar halinde sunmak daha kullanışlıdır. Birden fazla sütuna sahip metinler; makaleler, bildiriler, el ilanları ve broşürler içersinde sıklıkla kullanılmaktadır. Sütunların sayısı belirlendikten sonra Word, metni bir sütundan diğerine devam ettirir. İstersek bir sütunu el ile sonlandırıp devamındaki metni bir sonraki sütuna kaydırabiliriz.

Sayısal verileri bir paragraf içersinde açıklamak yerine tablo olarak sunmak genellikle daha verimlidir. Tablo içindeki veriler kolay okunur ve anlaşılır. Az miktardaki veriler, sol, sağ, ortalı ya da ondalık sekme duraklarıyla ayrılmış sekmeli listeler oluşturularak basit sütunlarda görüntülenebilir. Büyük miktardaki karmaşık veriler, genellikle satır ve sütun başlıklarının bulunduğu bir satır ve sütun yapısı içeren Word tablolarında daha iyi sunulabilir.

Bir Word tablosu yalnızca veri sunmak için değil, karmaşık sayfa düzenleri için yapı oluşturması bakımından da kullanışlıdır. Örneğin, dört paragrafı, dört madde işaretli listeyi ya da dört tabloyu kolayca kıyaslayabilmek için iki sütun ve iki satırdan oluşan bir tabloya yerleştirebiliriz.

Bu hafta metin sütunları oluşturacak ve bunları değiştireceğiz. Ayrıca var olan metinlerden tablolar yaratacağız. Daha sonra bu tabloları çeşitli yollarla biçimlendirecek ve tablolar içinde hesaplamalar yapacağız. Bunların yanında Excel verilerini, Word’a kopyalayıp yapıştıracağız, Excel verilerine bağlantı oluşturacağız ve bir Excel nesnesi yaratacağız. Son olarak, iki ayrı tabloyu yan yana görüntülemek amacıyla bir tablo oluşturacağız.

4.2. BİLGİYİ SÜTUNLARDA SUNMAK

Word’de metinler varsayılan ayar olarak tek sütun halinde görüntülenir.



İstendiği durumda gazete ve dergilerde kullanıldığı gibi sayfa düzenleri yaratmak için metnin iki, üç ya da daha çok sayıda sütunda görüntülenmesini sağlayabiliriz. Metni sütunlar içinde akacak şekilde biçimlendirdiğimizde, metin ilk sütunu doldurup bir sonraki sütunun başına geçer. Bir sütun dolmadan sonraki sütuna geçmek için sütun sonu ekleyebiliriz.




Word metni sütunlara bölmek için birçok standart seçenek sağlar. Bir, iki ya da üç eşit sütun veya iki tanede birbirinden farklı iki sütunlu biçim seçeneklerimiz vardır. Bu iki sütunlu biçimlerden birinde sol sütun, diğerinde sağ sütun daha dardır. Başlangıçta sütunları nasıl ayarlamış olursak olalım, sayfa düzenini ve sütun genişliklerini her zaman değiştirebiliriz.



Sütunlardaki metni, herhangi bir metni biçimlendirdiğimiz gibi biçimlendirebiliriz. Daha düzgün görünmesi için sütunları iki yana yaslayabiliriz. Bu durumda sözcükler arasında fazladan boşluklar oluşmasını önlemek için Word'ün metni heceleme özelliğini kullanabiliriz.

4.3. SEKMELİ LİSTE OLUŞTURMAK

Tabloda sunmak için az miktarda verimiz varsa, bunları metni sol, sağ, ortalı ve ondalık sekme duraklarıyla ayrılmış basit sütunlar yerleştiren bir sekmeli listede görüntüleyebiliriz.


Kullanıcılar genellikle sekmeli listeye metin girerken, Tab tuşuna art arda basarak listenin sütunlarını hizalamaya çalışırlar. Bunu yaparsak, sütun genişlikleri üzerinde hiç bir denetimimiz olmaz. Sütunlara ince ayar yapabilmek için, varsayılan ayarlara bağlı kalmak yerine özel sekme durakları ayarlamamız gerekir. Sekmeli liste oluşturmak istediğimizde, ayrı sütunlarda görünmesini istediğimiz öğeler arasında Tab tuşuna yalnızca bir kez basmalıyız. Daha sonra gerekli olan tüm biçimlendirmeleri uygulayabilir ve sekmeleri soldan sağa sıralayarak her şeyin düzene girmesini sağlayabiliriz.



4.4. BİLGİLERİ TABLODA SUNMAK

Bir Word tablosu oluşturmak, Tablo düğmesini tıkladıktan sonra bir kılavuzdan istediğimiz satır ve sütun sayılarını seçerek yapabileceğimiz basit bir işlemdir. Daha sonra tablonun hücrelerine metin, sayılar ve grafikler ekleyebiliriz. Hücreler, bir satır ve bir sütunun kesişmesinden oluşan kutulardır. İstediğimiz zaman tablonun boyutunu değiştirebilir, tabloya sütun, satır ve hücreleri ekleyebilir ya da silebilir ve tek tek girdileri ya da tablonun tamamını biçimlendirebiliriz. Bilgileri mantıklı bir sıraya koyabilir ve bir sütundaki ya da satırdaki sayılarla hesaplamalar yapabiliriz.

Ekle sekmesinde yer alan Tablolar grubundaki Tablo düğmesini tıkladığımızda, bütün hücreleri eşit boyutta olan ve kılavuzdan seçtiğiniz sayıda sütun ve satırdan meydana gelen bir tablo oluşturulur.




Sütun ve satırların sayısının yanı sıra boyutlarını da belirleyebileceğimiz Tablo Ekle iletişim kutusunu açmak için kılavuzun altındaki Tablo Ekle'yi tıklayabiliriz.



Tablo Ekle’yi tıkladığımızda Tablo Ekle iletişim kutusu açılır. Tablo Ekle iletişim kutusu üzerinde oluşturmak istediğimiz tablonun sütun ve satır sayısını girerek tabloyu oluşturabiliriz.


Ayrıca istediğimiz boyutta hücreler çizerek de tablo oluşturabiliriz. Tabloda görünmesini istediğimiz metin belgede önceden varsa, metni tabloya dönüştürebiliriz.

Yeni bir tablo, belge içersinde kılavuz çizgileri ile çevrili bir boş hücreler topluluğu olarak görünür. Her hücrenin bir hücre sonu işaretçisi ve her satırın bir satır sonu işaretçisi vardır. İşaretçi tablonun üzerindeyken, tablonun sol üst köşesinde bir taşıma tutamacı, sağ alt köşesindeyse bir boyutlandırma tutamacı vardır.



Ekleme noktası tablodayken, Word iki tane Tablo Araçları bağlamsal sekmesi görüntüler: Tasarım ve Düzen.



Bir tablo oluşturduktan sonra, hücrelere metin ya da sayılar yazabilir ve ekleme noktasını hücreden hücreye geçirmek için Tab tuşuna basabiliriz. Ekleme noktası son satırın son hücresindeyken Tab tuşuna bastığımızda, tablonun en altına yeni bir satır eklenir.

Tab tuşu yerine, ekleme noktasını konumlandırmak için Ok tuşlarını kullanabilir ya da hücreyi tıklayabiliriz. Bir tablonun yapısını istediğimiz zaman değiştirebiliriz. Yapıyı değiştirmek için genellikle tablonun tamamını ya da belirli satırları ya da sütunları seçmemiz gerekir. Bunun için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz:
• Bir tablo seçmek: Tabloda herhangi bir yeri tıklarız. Düzen bağlamsal sekmesinde yer alan Tablo grubundaki Seç düğmesini tıklarız. Ardından, açılan menünün en altında yer alan Tablo Seç komutuna tıklarız ve tabloyu seçmiş oluruz.



• Bir sütun seçmek: Sütunun üst kenarlığını işaret ederiz. İşaretçi aşağıyı gösteren siyah bir oka dönüştüğünde bir kez tıklarız ve ilgili sütunu seçmiş oluruz.



• Bir satır seçmek: Satırın sol kenarlığını işaret ederiz. İşaretçi sağı gösteren beyaz bir oka dönüştüğünde bir kez tıklarız ve ilgili satırı seçmiş oluruz.



• Bir hücre seçmek: Hücreye üç kez tıklarız ya da hücrenin sol kenarlığına tıklarız. Böylece ilgili hücreyi seçmiş oluruz.



• Birden fazla hücre seçmek: İlk hücreyi seçtikten sonra, Shift tuşunu basılı tutarak aynı sütun ya da satırdaki bitişik hücreleri seçmek için Ok tuşlarına basarız. Bu sayede satır veya sütun olarak birden fazla hücreyi seçmiş oluruz.


Tabloları şekillendirmenin temel yöntemleri şunlardır:

• Bir satır ya da sütun eklemek: Ekleme yapmak istediğimiz yere bitişik satır ya da sütunda herhangi bir yere tıklarız. Düzen sekmesinde yer alan Satırlar ve Sütunlar grubundaki, Üstüne Ekle, Altına Ekle, Sola Ekle ya da Sağa Ekle düğmesinden birine tıklarız. Bu düğmelerden birine tıklamadan önce birden fazla satır ya da sütun seçersek, tabloya seçtiğimiz sayıda satır ya da sütun eklenir.



• Bir satır ya da sütun silmek: Satır ya da sütunda herhangi bir yere tıklarız, ardından Satırlar ve Sütunlar grubundaki Sil düğmesine tıklarız. Açılan menüden Hücreleri Sil, Sütun Sil, Satır Sil ya da Tabloyu Sil komutlarından birine tıklayabiliriz.



 
• Tablonun tamamını boyutlandırmak: Bunun için boyutlandırma tutmacını sağa-sola, yukarı-aşağıyı sürükleriz.



• Tek bir sütunu ya da satırı boyutlandırmak: Bir sütunun sağ kenarlığını sola ya da sağa sürükleyebiliriz. Aynı şekilde bir satırın alt kenarlığını aşağıya ya da yukarıya sürükleyebiliriz.



• Hücreleri birleştirmek: Sütunları kaplayan hücreler oluşturmak için birleşmesini istediğimiz hücreleri seçeriz ve ardından Düzen sekmesinde yer alan Birleştir grubundaki Hücreleri Birleştir düğmesine tıklarız. Örneğin, bir tablonun ilk satırındaki başlığı ortalamak için tablonun ilk satırındaki hücreleri tek bir hücre yapabiliriz.



Hücreleri Birleştir düğmesini tıkladıktan sonra seçtiğimiz hücreler birleşir.



• Hücreleri bölmek: Birleştirilmiş bir hücreyi ayırmak için Düzen sekmesinde yer alan Birleştir grubundaki Hücreleri Böl düğmesine tıklarız.


• Tabloyu taşımak: Tabloyu seçeriz ve sol üst köşede görünen taşıma tutmacını tablonun yeni konumuna sürükleriz. Ayrıca, tabloyu taşımak için Giriş sekmesinde yer alan Pano grubundaki Kes ve Yapıştır düğmelerini de kullanabiliriz.

• Bilgileri sıralamak: Satırları herhangi bir sütundaki verilere göre artan ya da azalan şekilde sıralamak için Düzen sekmesinde yer alan Veri grubundaki Sırala düğmesini kullanırız. Örneğin, Ders Kodu, Ders Adı, Sınav Sonucu ve Başarı Durumu sütun başlıklarının bulunduğu bir tabloda, sütunlardaki bilgileri alfabetik ya da sayısal olarak sıralayabiliriz.



Sırala düğmesine tıkladıktan sonra, Sırala iletişim kutusu üzerinden artan ya da azalan şekilde sıralama işlemini gerçekleştiririz.



Aşağıda da görüldüğü üzere ilk sütundaki Ders Kodları alfabetik olarak sıralanmış oldu.



4.5. TABLO BİLGİLERİNİ BİÇİMLENDİRMEK

Bir tablo içersinde yer alan verileri en iyi ifade edecek şekilde biçimlendirmek genellikle bir deneme ve yanılma sürecidir. Word 2007 ile hızlı bir şekilde tablo oluşturarak hemen işe başlayabiliriz. Ekle sekmesinde yer alan Tablolar grubundaki Tablo düğmesine tıklarız ve Satır - sütun sayısını belirleyerek hızlı bir şekilde tabloyu oluşturabiliriz. Tabloyu oluşturduktan sonra Tasarım bağlamsal sekmesindeki tablo stillerinden birini bu tabloya uygulayabiliriz.



Tablo stilleri, tabloya profesyonel bir görünüş kazandırmak için çeşitli kenarlıklar, renkler ve başka özellikleri içerir.




Hızlı bir biçimde tablonun görünüşünü özelleştirmek için Tasarım ve Düzen bağlamsal sekmelerindeki düğmeleri kullanabiliriz. Hizalamayı ve aralıkları değiştirmek için Giriş sekmesindeki Paragraf grubunu da kullanabiliriz. Yazı Tipi grubundaki düğmeleri kullanarak metni herhangi bir Word belgesinde olduğu gibi biçimlendirebiliriz. Ayrıca Stiller galerisinden karakter biçimlendirmesi de uygulayabiliriz.

4.6. TABLODA HESAPLAMALAR YAPMAK

Bir Word tablosundaki sayılarla hesaplamalar yapmak istediğimizde, yerleşik matematiksel fonksiyon kullanan bir formül oluşturabiliriz. Düzen bağlamsal sekmesinde Veri grubundaki Formül'ü tıklayarak erişebileceğimiz Formül iletişim kutusundaki araçları kullanarak bir formül oluşturabiliriz.



Bir formül, eşittir işareti (=), ardından fonksiyon adı (örneğin SUM), ardından da hesaplamayı gerçekleştirmek istediğimiz hücrelerin konumunu içeren parantezlerden oluşur. Örneğin =SUM(Left) formülü, formülün bulunduğu hücrenin solundaki hücreleri toplar.





Formül iletişim kutusunda SUM dışında bir fonksiyon kullanmak için, işlev Yapıştır kutusundan istediğimiz fonksiyonu seçebiliriz. Bir dizi değerin ortalamasını bulmak (AVERAGE), bir sütun ya da satırdaki değerlerin adet olarak saymak (COUNT), bir dizi hücrede en yüksek (MAX) ya da en düşük (MIN) değeri bulmak gibi bazı hesaplamaları yapmak için yerleşik fonksiyonları kullanabiliriz.

Formüller genellikle etkin hücre üzerindeki ya da solundaki hücrelere başvurur ama formüllerde belirli hücrelerin içeriklerini ya da sabit değerleri de kullanabiliriz. Bir hücrenin içeriğini kullanmak için, fonksiyon adından sonra parantez içine hücre adresini yazarız. Hücre adresi, sütun harfiyle satır numarasının birleşimidir. Örneğin Al ilk sütunla ilk satırın kesişimindeki hücredir. Bir satırdaki hücreler dizisinin adresi, ilk hücre ile son hücrenin arasına iki nokta konarak yazılır. Örneğin, =SUM(Al:D1) formülü, birinci satırdaki A sütunundan D sütununa kadarki değerleri toplar. Bir sütundaki hücreler dizisinin adresi de aynı şekilde verilir. Örneğin, =SUM(Al:A4) formülü A sütununda 1. satırdan 4. satıra kadarki değerleri toplar.





Yerleşik fonksiyonlar gereksinimimizi karşılamadığında Word belgesine bir Microsoft Office Excel çalışma sayfası ekleyebiliriz. Microsoft Office sisteminin bir parçası olan Excel, matematiksel, mali ve istatistiksel hesaplamalar gerçekleştirmek için hazırlanmış karmaşık fonksiyonlar içerir. Örneğin, farklı faiz oranlarında kredi ödemelerini hesaplamak için bir Excel çalışma sayfası verilerini bir Word belgesine aşağıdaki yollarla ekleyebiliriz:

• Kopyalayarak ve yapıştırarak: Excel'i açıp, verileri ve formülleri gireriz. Verileri bir tablo halinde kopyalayıp Word belgesine yapıştırırız. Veriler, formüllerin sonuçları standart metin olarak yapıştırılır.

• Bağlantı oluşturarak: Excel çalışma sayfası verilerini Word belgesine yapıştırırken kaynak çalışma sayfasına bağlantı oluşturabiliriz. Daha sonra düzenleme yapmak için bağlantıyı çift tıklayarak kaynak çalışma sayfasını Excel'de açabiliriz. Çalışma sayfasını düzenleyip kaydettikten sonra, belgeye dönüp, bağlantılı nesneyi farenin sağ düğmesiyle tıklarız ve verilerin düzenlenmiş halini görüntülemek için Bağlantıyı Güncelleştir'i tıklarız.

• Katıştırarak: Ekle sekmesinde yer alan Tablolar grubundaki Tablo düğmesini tıkladıktan sonra Excel Elektronik Tablosu'nu tıklayarak, Word belgesi içinde doğrudan Excel çalışma sayfası oluşturabiliriz. Çalışma sayfası, Excel satır ve sütun başlıkları olan bir nesne olarak oluşturulur. Excel sekmeleri ve grupları Word'ünkilerin yerine geçer. Böylece verileri Excel kullanarak girebilir ve değiştirebiliriz.
 
BÖLÜM ÖZETİ

• Bir belgenin sayfa düzenini çeşitlendirmek için metni sütunlara bölebiliriz.

• Karmaşık olmayan verileri sekmeli bir liste halinde düzenlemek için, sekmeleri kullanarak bir tablo görüntüsü elde edebiliriz.

• Word profesyonel, kolay okunur tablo biçimleri oluşturmak için başlangıç noktası olarak kullanabileceğimiz hızlı tablo oluşturma şablonları içerir.

• Var olan bir tabloya stil uygulayarak hızla biçimlendirebiliriz. Metin öznitelikleri, kenarlıklar ve gölgelendirme uygulayarak bu stili geliştirebiliriz.

• Word'de basit hesaplamalar için formülleri kolayca oluşturabiliriz. Daha karmaşık hesaplamalar için bir Excel çalışma sayfası oluşturabilir ve çalışma sayfası verilerini Word belgesine tablo olarak ekleyebiliriz.

Word'de Metnin Görünüşünü Değiştirmek

İncelenecek Konular:

3.1. Giriş

3.2. Metni ve Paragrafları Hızlı Biçimlendirmek

3.3. Karakterlerin Görünüşünü Değiştirmek

3.4. Paragrafların Görüşünü Değiştirmek

3.5. Listeler Oluşturmak ve Değiştirmek

3.1. GİRİŞ

Hazırlamış olduğumuz belgelerin görünüşü, içeriklerin yansıtılmasında bize yardımcı olur. Word 2007, görünüşleri içeriklerine uygun, profesyonel görünen belgeler oluşturulmasını sağlar. Belge içersindeki önemli noktaların dikkat çekmesi ve kolayca anlaşılabilmesi için metni biçimlendirebiliriz.

Bu hafta, Hızlı Stiller üzerinde çalışarak ve tek tek sözcüklerin görünüşünü değiştireceğiz. Daha sonra paragrafları girintileyecek, paragraf hizalamalarını ve aralıklarını değiştirecek, sekme durakları ayarlayacak, satır aralıklarını düzenleyeceğiz. Son olarak, madde işaretli ve numaralı listeler oluşturacak ve bunları biçimlendireceğiz.

3.2. METNİ VE PARAGRAFLARI HIZLI BİÇİMLENDİRMEK

Word 2007, içerik biçimlendirmeyi kolay hale getiren yeni özelliklerin yanı sıra eski özelliklerine yönelik iyileştirmeler içermektedir. Örneğin, yazı tipi boyutu, rengi ve diğer karakter özniteliklerini değiştirmek için kullanılan düğmeler, Giriş sekmesindeki Yazı Tipi grubunda toplanarak kolay erişilebilir hale getirilmiştir. 

Ayrıca pek çok yaygın biçimlendirme düğmesi de seçili metni işaret ettiğimizde görüntülenen Mini Araç Çubuğu'nda yer almaktadır.

Ancak öznitelikleri teker teker uygulamamız gerekmez. Hızlı Stiller’i kullanarak birkaç tıklamayla birçok özniteliği birden değiştirebiliriz. Bu araç Giriş sekmesindeki Stiller grubundadır. 

Hızlı Stil galerileri aşağıdakileri içerir:

  Paragraf stilleri: Bu stilleri başlık, ana metin, üst başlık, alıntı ve liste gibi farklı paragraf türlerine tutarlı bir görünüş kazandırmak için kullanabiliriz.

  Karakter stilleri: Bu stilleri seçili sözcüklerin görünüşünü değiştirmek için kullanabiliriz.

Belirli bir galeride bulunan tüm Hızlı Stiller birbiriyle uyumludur ve belgelerimize tutarlı, profesyonel bir görünüş kazandırır. Geleneksel, Ayırt Edici, Modern, Seçkin gibi adlara sahip Hızlı Stil galerileri arasından seçim yaparak bir stil kümesinden diğerine geçebiliriz. 

Bir stil kümesinin adını işaret ederek, o Hızlı Stil kümesi uygulandığında belgemizin nasıl görüneceğini görmemizi sağlayan canlı önizlemeyi istediğimiz stili seçmemize yardımcı olması için kullanabiliriz. 

Bir Hızlı Stil kümesini uyguladıktan sonra Stilleri Değiştir listesinden farklı bir Hızlı Stil kümesi seçerek bütün belgenin görünüşünü değiştirebiliriz.

3.3. KARAKTERLERİN GÖRÜNÜŞÜNÜ DEĞİŞTİRMEK

Bir Word belgesi içinde yazdığımız metin, belirli bir yazı tipinde görüntülenir. Her yazı tipi ortak bir tasarıma sahip 256 harf, rakam ve simgeden oluşur. Varsayılan ayar olarak yeni bir Word belgesinde metin için kullanılan yazı tipi Calibri’dir, ancak yazı tipini istediğimiz zaman değiştirebiliriz. Kullanılabilir yazı tipleri, yüklenmiş programlara bağlı olarak, bilgisayardan bilgisayara değişir. Ortak yazı tiplerinden bazıları Arial, Verdana ve Times New Roman'dır.

Aşağıdaki öznitelikleri değiştirerek bir yazı tipinin görünüşünü çeşitlendirebiliriz:

 Yazı tiplerine ait çeşitli yazı tipi boyutları vardır. Yazı tipi boyutu, taşan kısmı olan (h gibi) harflerin en üstünden başlayarak, sarkan kısmı olan (p gibi) harflerin en altına kadar olan alandır ve nokta ile ölçülür. Bir nokta yaklaşık 0,035 cm'dir.

 Yazı tiplerine ait çeşitli yazı tipi stilleri vardır. En yaygın olanlar, normal, italik, kalın ve kalın italiktir.

 Yazı tipleri, altı çizili, küçük büyük harfler ya da gölgeler gibi yazı tipi efektleri uygulanarak geliştirilebilir.

 Karakterleri birbirinden uzaklaştırarak ya da birbirine yaklaştırarak karakter aralığını değiştirebiliriz.

 Uyumlu yazı tipi renkleri bulunan bir palet vardır, ayrıca özel renkler de belirleyebiliriz.

Belge için uygun bir yazı tipi seçtikten sonra, farklı etkiler yaratmak için bu öznitelikleri kullanabiliriz. Biri diğerini iptal eden bazı öznitelikler de vardır ama çoğu birlikte kullanılabilirler. Örneğin, bir bültende farklı başlık düzeylerini ön plana çıkarmak için çeşitli boyutlarda ve yeşilin çeşitli tonlarında bir kalın yazı tipi kullanabiliriz. 

3.3.1. Büyük/Küçük Harf ve Karakter Biçimlendirme

Hazırlamış olduğumuz bir belge üzerinde karakter biçimlendirmeyi kullanma şeklimiz, bu belgenin okuyucuları üzerindeki görsel etkileri arttırabilir. Akıllıca kullanıldığında, karakter biçimlendirme düz bir belgeyi etkileyici ve profesyonel gösterebilir, fakat abartılı kullanıldığında belgenin amatör görünmesine ve anlatılmak istenenden uzaklaşılmasına neden olabilir. Örneğin, aynı belge içinde çok fazla yazı tipi kullanmak deneyimsizliğin göstergesidir. Bu nedenle iki ya da üç yazı tipinden fazlasını kullanmamak gerekir.

Küçük harflerin dikkat çekici olmadığını göz önünde bulundurmak gerekir. Dolayısıyla başlıklar ya da vurgu gerektiren yerlerde büyük harf kullanmak faydalı olabilir. Ancak büyük harflerden oluşan uzun metinler de gözü yorar. Mümkün olduğunca bunlara dikkat etmeliyiz. 

3.4. PARAGRAFLARIN GÖRÜŞÜNÜ DEĞİŞTİRMEK

Word'de bir paragraf, metin yazdıktan sonra Enter tuşuna bastığımızda gerçekleşir. Paragraf bir sözcük, bir cümle ya da birden fazla cümleden oluşabilir. Bir paragrafın görünüşünü değiştirmek için metnin hizalanma biçimini, satır aralığını ve paragraflar arasındaki boşluğu değiştirebiliriz. Ayrıca metnin etrafına kenarlıklar koyabilir ve arka planını gölgelendirebiliriz. Bir paragrafın görünüşünü değiştirmek için kullandığımız ayarların tümüne paragraf biçimlendirme denir.

Word'de paragrafların genişliğini ve sayfaların uzunluğunu metnin bulunduğu alanı tanımlayarak belirleyemeyiz. Bunun yerine sayfanın sağ, sol, üst ve alt kenar boşlukları için boyutları tanımlarız. Belgenin tamamında ya da belgenin belirli bölümlerinde bu kenar boşluklarını tanımlamak için, Sayfa Düzeni sekmesinde yer alan Sayfa Yapısı grubundaki Kenar Boşlukları düğmesini kullanırız.

Sol ve sağ kenar boşlukları belgenin tamamı ya da bir bölümü için ayarlansa da, kenar boşluklarının arasındaki metnin konumunu değiştirebiliriz. Bunu yapmanın en kolay yolu, yatay cetveldeki denetimleri hareket ettirmektir. Sol ve sağ kenar boşluklarından paragraf girintisi yapabiliriz. Ayrıca paragrafın ilk satırının ve daha sonraki satırların nerede başlayacağını belirleyebiliriz.

Sağ girinti ayarlamak, bir paragrafın bütün satırlarının nerede bitmesi gerektiğini belirler, ama bazen yalnızca tek bir satırın nerede bitmesi gerektiğini belirlemek de isteyebiliriz. Örneğin, sayfada dengeli görünmesi için belli bir sözcükten sonra bir başlığı ayırmak isteyebiliriz. Tek bir satırı metin kaydırma sonu ya da satır sonu ekleyerek bitirebiliriz. Ekleme noktasını kesmenin olmasını istediğimiz yere yerleştirdikten sonra, Sayfa Düzeni sekmesinde yer alan Sayfa Yapısı grubundaki Kesmeler düğmesini, sonra da Metin Kaydırmayı tıklarız. Satır sonu sola bükülmüş bir ok ile belirtilir. Satır sonu eklemek yeni bir paragraf başlatmaz, bu nedenle satır sonu ile biten bir metin satırına paragraf biçimlendirme uyguladığımızda biçimlendirme yalnızca o satıra değil paragrafın bütününe uygulanır.

Sayfa boyunca sekme durakları kullanarak metin satırlarını farklı konumlarda hizalayabiliriz. Sekme duraklarını ayarlamanın en kolay yolu yatay cetveli kullanmaktır. Varsayılan ayar olarak sola hizalı sekme durakları, yatay cetvelin altında gri işaretlerle belirtildiği gibi, her 1,25 cm'de yer alır. Özel bir sekme durağı ayarlamak için, istediğimiz sekme durağı türü görünene kadar cetvelin sol ucundaki Sekme düğmesini tıklarız. 

Aşağıdaki seçenekleri kullanabiliriz:

 Sol Sekme: Durak ile metnin sol kenarını hizalar.

 Orta Sekme: Durak ile metninin ortasını hizalar.

 Sağ Sekme: Durak ile metninin sağ kenarını hizalar.

 Ondalık Sekme: Durak ile metin içindeki ondalık işaretlerini hizalar.    

 Çubuk Sekme: Paragrafta ekleme noktasının bulunduğu yerde durak ile hizalı bir dikey çizgi çizer.

Sekme durağının türünü seçtikten sonra, cetvelde sekme durağını ayarlamak istediğimiz yere tıklarız. Word, ayarladığımız sekme durağının solundaki varsayılan sekme duraklarını kaldırır. Var olan bir özel sekme durağının konumunu değiştirmek için, durağı cetvelde sola ya da sağa sürükleyebiliriz. Bir özel sekme durağını silmek için, cetvelin dışına sürükleriz.

Metni ekleme noktasının sağındaki bir sonraki sekme durağına taşımak için, Tab tuşuna basarız. Metin, sekme durağı türüne göre hizalanır. Örneğin, bir orta sekme durağı ayarlarsak, Tab tuşuna basmak metni, ortası sekme durağına hizalanacak şekilde taşır.

Sekme duraklarına ek olarak, yatay cetvel metnin her satırının nerede başlayıp nerede bittiğini denetlemek için kullanılan girinti işaretçilerini görüntüler. Bu işaretçileri, aşağıda gösterildiği gibi, metni sol ya da sağ kenar boşluğundan girintilemek için kullanırız;

 İlk Satır Girintisi: Paragrafın ilk satırını bu işaretçide başlatır.

 Asılı Girinti: Paragrafın ikinci ve sonraki satırlarını bu işaretçide başlatır.

 Sol Girinti: Metni bu işaretçiye hizalı olacak şekilde girintiler.

 Sağ Girinti: Bu işaretçiye ulaştığında metni kaydırır.

Bir paragrafın sol ve sağ kenar boşlukları arasındaki konumunu belirlemek için hizalamasını da değiştirebiliriz. Giriş sekmesinde yer alan Paragraf grubundaki düğmeleri tıklayarak, bir paragrafı dört şekilde hizalayabiliriz:

 Sola Hizala: Paragrafın her satırını sola hizalar; sağ kenar hizasız olur.

 Sağa Hizala: Paragrafın her satırını sağa hizalar; sol kenar hizasız olur.

 Ortala: Paragraftaki her satırın ortasını sol ve sağ kenar boşlukları arasında hizalar, sol ve sağ kenar hizasız olur.

 İki Yana Yasla: Her satırı kenar boşlukları arasında hizalar, sol ve sağ kenarlar hizalı olur.

Paragrafların arasındaki boşluğun ayırt edici olması için, Sayfa Düzeni sekmesinde yer alan Paragraf grubundaki Önünde Aralık ve Arkasında Aralık ayarlarını değiştirerek paragrafların arasına boşluk ekleyebiliriz. 

Bir paragraftaki satırlar arasında yer alan boşluğu, Giriş sekmesinde yer alan Paragraf grubundaki Satır Aralığı düğmesini tıklayarak da ayarlayabiliriz.

Seçili paragrafların hizalanma, girinti ve aralıklarında birden fazla düzenleme yapmak istersek, bazen düğmeleri tıklamak ve işaretçileri sürüklemek yerine Paragraf iletişim kutusunu kullanmak daha hızlı olabilir. Paragraf iletişim kutusunu açmak için Giriş ya da Sayfa Düzeni sekmelerinden birindeki Paragraf İletişim Kutusu Başlatıcıyı tıklayabiliriz.

Bir paragrafın gerçekten dikkat çekmesini istiyorsak, etrafına kenarlık koyabilir ya da arka planını gölgelendirebiliriz. Büyük bir etki yaratmak için ikisini birden yapabiliriz. 

Bir paragrafa üç defa tıkladıktan sonra, paragraf seçili duruma gelir. Bu paragrafın etrafına kenarlık ya da arka planını gölgelendirmek için, Giriş sekmesinde yer alan Paragraf grubundaki Kenarlıklar okunu tıklarız ve listenin en altındaki Kenarlıklar ve Gölgelendirme’yi seçeriz. Kenarlıklar ve Gölgelendirme iletişim kutusu açılır.

  

3.5. LİSTELER OLUŞTURMAK VE DEĞİŞTİRMEK

Bir belgede liste halinde sunmak istediğimiz öğeleri genellikle bir paragrafın içine değil, her birini kendine ait bir satıra yazmayı tercih ederiz. Öğelerin sırası önemli olmadığında, örneğin bir işi yerine getirmek için gerekli olan adımların listesini yaparken, madde işaretleri listesi kullanabiliriz. Sıralama önemli olduğunda, örneğin bir işlemde takip edilen adımların listesini yaparken, numaralandırma listesi kullanabiliriz.

Word'de madde işaretleri ya da numaralandırma kullanarak bir liste yazmaya aşağıdaki gibi başlayabiliriz:

• Madde işaretli bir liste oluşturmak için paragrafın başına * (yıldız) koyarız ve Space (boşluk) ya da Tab tuşuna basarız.

• Numaralı bir liste oluşturmak için paragrafın başına 1. (1'in yanına nokta) yazarız ve Space (boşluk) ya da Tab tuşuna basarız.

İkisinden birini yaptıktan sonra, ilk öğeyi yazıp, Enter tuşuna basarız. Yeni paragraf madde işaretiyle başlar ya da 2 sayısının yanında bir noktayla başlayarak birinci ve ikinci paragraflar numaralı liste olarak biçimlendirilir. Öğeleri yazmak ve Enter tuşuna basmak sonraki madde işaretli ya da numaralı öğeleri ekler. Listeyi canlandırmak için Enter Tuşuna iki kez ya da önce Enter tuşuna sonra Backspace tuşuna basabiliriz.

 

Bir listeyi oluşturduktan sonra, aşağıdaki gibi değiştirebilir, biçimlendirebilir ve özelleştirebiliriz:

 Listedeki öğelerin yerlerini değiştirebilir, yeni öğeler ekleyebilir ya da istenmeyen öğeleri silebiliriz. Liste numaralıysa, Word numaraları otomatik olarak günceller.

 Madde işaretli bir listede öğeleri artan ya da azalan şekilde sıralamak için Giriş sekmesinde yer alan Paragraf grubundaki Sırala düğmesini tıklayabiliriz.

 Madde işaretli liste için, Paragraf grubundaki Madde İşaretleri okunu tıklayıp Madde İşareti Kitaplığı'ndan seçim yaparak Madde İşareti simgesini değiştirebiliriz. Ayrıca, Madde İşaretleri okunu tıkladıktan sonra Yeni Madde İşareti Tanımla'yı tıklayarak özel bir madde işareti de tanımlayabiliriz.

 Numaralı liste için, Paragraf grubundaki Numaralandırma okunu tıklayıp, Numaralandırma Kitaplığı'ndan seçim yaparak numara stilini değiştirebiliriz. Numaralandırma okunu tıkladıktan sonra Yeni Sayı Biçimi Tanımla'yı tıklayarak özel bir stil tanımlayabiliriz.

 Paragraf grubundaki Çok Düzeyli Liste düğmesini tıklayıp, Liste Kitaplığından seçim yaptıktan sonra listeyi yazarak çok düzeyli bir madde işaretli liste, numaralı liste ya da anahat oluşturabiliriz. 

 Yatay cetvel üzerindeki girinti işaretlerini sürükleyerek listenin girintilenmesini değiştirebiliriz. Listeler, diğer satırlara göre sola doğru "girintisi azaltılmış" şekilde oluşturulur ve hem listenin genel girintisini, hem de ilk satırın diğer satırlarla ilişkisini değiştirebiliriz.

BÖLÜM ÖZETİ

• Hızlı Stiller kullanarak, belgemize profesyonel bir görünüş verebiliriz. 

• Belge içersinde yer alacak karakterleri neredeyse sınırsız sayıdaki yazı tipi, boyut, stil ve efekt kombinasyonlarıyla biçimlendirebiliriz. Ancak en iyi sonucu almak için birkaç taneden fazla kombinasyon kullanmamaya dikkat etmeliyiz.

• Paragrafların görünüşünü, girintileri, aralıkları ve hizalamaları değiştirerek veya sekme noktaları ayarlayarak değiştirebiliriz. Tutarlı bir görünüşe sahip belgeler oluşturmak için, bu biçimlendirme seçeneklerini makul bir şekilde kullanmalıyız.

• Madde işaretli ve numaralı listelerin kullanımı ile bilgiler kolay okunur ve anlaşılır. Eğer hazır madde işaretli ve numaralı liste stilleri ihtiyacımızı karşılamıyorsa, kendi stillerimizi tanımlayabiliriz.