Potansiyel Projelerin İş Gerekçelerinin Hazırlanması

Projenin yapılmasının kuruma yaratacağı değer, kurumun stratejisine katkısı, toplam yatırım bedeli, belirli periyotta nasıl geri dönüş sağlayacağı, yapılacak yatırımının ne kadar sürede kendini amorti edeceği vb. göstergeler iş gerekçesinde özetlenebilir.
Proje gerekçesinin hazırlanmasından proje sahibi sorumludur, bu çalışmaya BT tahmini donanım, yazılım ve kaynak ihtiyacını tespit ederek destek verir.
Tüm projeleri aynı bakış açısı ile kıyaslayabilmek için tüm projelerin iş gerekçesi için ortak bir şablonun kullanılması uygun olacaktır.

Proje Portföy Yönetimi

Kurumlar çeşitli projelerini bir portföy olarak yönetmelidirler.
Proje portföy yönetimi ile riskler en aza indirilir ve yatırımlardan en yüksek getirinin elde edilmesi sağlanır.
Proje portföy yönetimi, bir grup projenin bir bütün olarak ele alınıp önceliklendirilmesi, yürütülmesi ve getirilerinin izlenmesi olarak düşünülebilir.
Proje portföyü kurumun tüm projelerini kapsayabileceği gibi, kurum içindeki değişik yönetimlerin kendi proje portföyleri de olabilir.
Proje portföyü kurumun tüm projelerini kapsayabileceği gibi, kurum içindeki değişik yönetimlerin kendi proje portföyleri de olabilir. Örneğin bir bankanın Bireysel Bankacılık ile Kurumsal Bankacılık bölümlerinin ayrı proje portföylerinin olması gibi.

Proje portföy yönetimi temelde Bilgi Teknolojilerinin değil, iş birimlerinin sorumluluğudur.

Nasıl ki yapılan bir pazarlama aktivitesinin sonuçlarından pazarlama bölümü sorumluysa, bir Bilgi Teknolojisi projesinin hayata geçmesi sonrası projenin sonuçlarından (karından veya zararından) da proje sahibi yönetim sorumlu olacaktır.
Bu yaklaşım iş ve BT’nin uyumlandırılması için önemli bir fırsat sağlar ve BT ve iş taraflarını ortaklaşa plan yapmaya zorlar.
Proje portföy yönetiminin beklenen faydaları sağlaması için üst yönetim desteğinin sağlanması en önemli faktördür.
Her proje portföyünün kurumun üst düzey bir yöneticisi tarafından sponsorluğunun üstlenilmesi gerekir.
Örneğin bir kurumun pazarlamadan sorumlu üst düzey yöneticisinin pazarlama projeleri portföyünün sponsorluğunu üstlenmesi gibi.


Projelerin önceliklendirilmesi Bilgi Teknolojileri (BT) bölümlerinin en önemli sorunudur.
BT kaynakları sınırlıdır ve BT’ye gelen talepler her zaman eldeki kaynakla karşılanamamaktadır. BT bölümleri eksik kaynak ile çalışmaktan ve üzerlerinde yaratılan baskıdan şikayetçidirler.
Proje Portföy Yönetimi önceliklendirme için gerekli zemini oluşturur. Tipik bir proje portföy yönetimindeki temel süreçler şöyledir:
Potansiyel projelerin iş gerekçelerinin hazırlanması.
Projelerin  BT yönetim komitesi tarafından önceliklendirilmesi.
Ana planın oluşturulması.
Proje portföyünün izlenmesi.
Tamamlanan projelerin değerlendirilmesi.

İş Planı Dokümanı

Giriş; önerilen projeye ilişkin olarak verilen kısa tanımdır.
Proje önerisi; önerilen projenin ana hatlarının özetlenmesidir.
Pazar; yeni bir ürün veya hizmet geliştirilmesine yönelik yapılan planlama aşamasında, diğer rakipler ile rekabet edebilmek için pazar araştırmasının yapılmasıdır.
Kurumsal ve operasyonel altyapı; projenin uygulanması ile organizasyonel yapının bundan nasıl etkileneceğinin tanımlanmasıdır.
Faydalar (benefits); mümkün olduğunca, finansal değerler uygulanan projenin faydalarını arttırmalıdır. Projenin tamamlandığında kuruma sağlayacağı faydalar neler olacak?
Kurumsal ve operasyonel altyapı; geliştirilecek proje için kurumun nasıl bir alt yapı hazırlaması gerekir sorusuna cevap aramaktadır. Dağıtık bir sistem mi gerekir yoksa iş değişim projesi olarak geliştirilen bir bilgi sisteminin düzenlenmesi ve uygulanması için nasıl bir alt yapının kurulması gerektiği gibi sorulara yanıt aranır.
Uygulama planı ana hatları; uygulamanın yönetilmesindeki gerekli ayrıntılardır.
Maliyetler (costs); teklif  önerisini oluşturmak üzere gerekli adımların özetlenmesi ve planlı bir yaklaşım kullanarak beklenen maliyetlerin ortaya çıkarılmasıdır.
Finansal plan; maliyet ve gelirlerin analiz edilmesine yönelik olarak bir çok değerlendirme tekniği vardır. Bu değerlendirme teknikleri kullanılarak finansal plan oluşturulur.
Riskler; projenin gerçekleştirilmesi süresince ortay çıkabilecek risklerin değerlendirilmesi ve çözüm önerilerinin sunulmasıdır.
Yönetim planı; bir proje yönetim aracı kullanarak yönetim planının oluşturulmasıdır.

Uygulama planı ana hatları; projenin outsource mu edileceği yoksa kurum-içi mi geliştirileceğine yönelik fikirler sağlar. Ayrıca uygulama planı ana hatları içinde tanımlanan sorumlulukların paylaştırılmasını sağlar. Bir nevi projenin kontrolünü gerçekleştirerek durumu hakkında bize bilgiler sağlar.

İş Planı Hazırlama

Kuruluşlar mutlaka bir proje ile ilgili olarak iş planı yaparlar.
İş planı, kurum içersinde fizibilite çalışması ya da proje gerekçesi gibi başlıklarla karşımıza çıkabilir.

İş planının amacı, proje için bir gerekçe sağlamaktır.
Proje tamamlandığında elde edilen faydaların (benefits), yapılan maliyetlerin üstünde olacağının gösterilmesi.

Tipik olarak bir iş planı dokümanı aşağıdakileri içerir:

Giriş
Proje önerisi
Pazar
Kurumsal ve operasyonel altyapı
Faydalar (benefits)
Uygulama planı ana hatları
Maliyetler (costs)
Finansal plan
Riskler
Yönetim planı

PROJE DEĞERLENDİRME ve PROGRAM YÖNETİMİ

Bir yazılım projesine başlamadan önce bütün gereksinimler ve parametreler ortaya konulmalı ve ona göre karar verilmelidir. Fizibilite çalışması genel olarak parasal ve teknik parametreleri ortaya koyar. Bu veriler iyi bir şekilde işlenip proje değerlendirilmelidir.

Proje değerlendirmede genellikle aşağıdaki işlemler yerine getirilir:
Girdilerin ve çıktıların yatırımın ekonomik ömrü içindeki dağılımı,
Gelir ve giderlerin yıllara göre dağılımı,
Gelirler ve giderler arasındaki ilişkinin irdelenmesi.

Bu değerlendirme kriterlerine göre karara varılır. Ya proje reddedilir, ya da kabul edilerek fiziki olarak yatırıma başlanır.
Birçok yatırımın ardındaki itici güç, firma kaynaklarının bugünkü kullanımının gelecekte sağlayacağı finansal karlardır.
Proje yöneticisinin sorumluluğu projesini başarıyla tamamlamaktır. Genellikle projeler başlangıçta ve sonda kaynaklara yaptığı yatırımı belli bir süre sonunda geri kazanabiliyorsa onaylanmaktadır.
Proje Yöneticisi kendisine verilen projenin gerçekleştirmeye değer olup olmadığından emin olmalıdır.
Günümüzde finansal getirisi yüksek projelerin diğerlerine göre daha çok onaylandığı görülmektedir. Günümüzün rekabetçi dünyasında yatırım karlarını en büyük etkileyen etken bu suretle ortaya çıkan kar-zarar hesaplarıdır. Proje Yöneticisi bunu göz önüne alarak kendisine verilen projenin gerçekleştirmeye değer olup olmadığından emin olmalıdır.
Bu karar sadece maliyet değerlendirmesine dayanmamalıdır. Bazı yasal zorunlulukların karşılanması yada stratejik bir yön belirleme ve kar adına yapılıyor olabilir. Birçok proje bu değerlendirme sürecini yaşamaz. Birçok firma finansal değerlendirmede standart değerleri kullanır. ÖR. Üç yılda geri dönüşlü, %20 yatırım geri dönüşü vb. Proje yöneticisi kendi organizasyonunda finans ve yönetim muhasebesi uzmanlarıyla uygun metotları kullanarak değerlendirmeyi yapmalıdır.

Günümüzde finansal getirisi yüksek projelerin diğerlerine göre daha çok onaylandığı görülmektedir. Günümüzün rekabetçi dünyasında yatırım karlarını en büyük etkileyen etken bu suretle ortaya çıkan kar-zarar hesaplarıdır. Proje Yöneticisi bunu göz önüne alarak kendisine verilen projenin gerçekleştirmeye değer olup olmadığından emin olmalıdır.
Bu karar sadece maliyet değerlendirmesine dayanmamalıdır. Bazı yasal zorunlulukların karşılanması yada stratejik bir yön belirleme ve kar adına yapılıyor olabilir. Birçok proje bu değerlendirme sürecini yaşamaz. Birçok firma finansal değerlendirmede standart değerleri kullanır. ÖR. Üç yılda geri dönüşlü, %20 yatırım geri dönüşü vb. Proje yöneticisi kendi organizasyonunda finans ve yönetim muhasebesi uzmanlarıyla uygun metotları kullanarak değerlendirmeyi yapmalıdır.

Kolayca Animasyon Filimleri Hazırlayın

Her kez animasyon hazırlayabilir fikrinden yola çıkan Powtoon web uygulaması ile; kısa filimler, animasyon gerektiren ürün yada hizmet tanıtım videoları oluşturabilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken https://www.powtoon.com/ sitesine gidip ücretsiz olarak bir kullanıcı hesabı açmak. Sonrasında ise istediğimiz animasyonu oluşturabilirsiniz.

(Animasyon oluşturmak için menüler içerisinde bulunan objeleri sürükle bırak, özellik değiştir ve metin ekle gibi basit komutlarları kullanmanız gerekecektir.)

Sistemi daha detaylı olarak öğrenmek için Powtoon sitesin içerisindeki eğitim videolarını izleyebilirsiniz https://www.powtoon.com/tutorials/

Örnek olması açısından Powtoon ile geliştirdiğimiz iki farklı uygulama tanıtım filmi aşağıda verilmiştir.

Sistemin ücretsiz versiyonu, oluşturduğunuz videonun sağ alt tarafına küçük bir reklam atmaktadır ve ücretsiz versiyonunda videoyu hazırlamak için sadece 1 gün süreniz bulunmaktadır. Bu kısıtlar ücretli versiyonda bulunmamaktadır.

Web Sitesi Analiz Araçları

Web sitelerinin farklı yönlerden analizi için geliştirilmiş web tabanlı araçlar bulunmaktadır. Bu araçlara baktığımızda SEO analizi (Search Engine Optimization yani Arama Motoru Optimizasyonu), web sitesi sıra bulucu, web sitesi açılış hızı analizcisi gibi araçlar olduğu görülmektedir. Bu sitelerden bazılarının bilgileri aşağıda listelenmiştir.

Site Hız Testti
http://www.sitehiztesti.com/ 

Türkçeleştirilmiş bir arayüze sahip olan site hız testti sahip olduğunuz sitenin açılışını nasıl daha hızlı yapabileceğinize dair öneriler sunan bir web sitesi. Bu öneriler için web sitesinin adını yazıp Analiz et demeniz yererli. Yapılan analiz sonuçunda size çözüm önerileri sunmasıda sitenin güzel yönlerinden biri.

WM Aracı
https://wmaraci.com/seo-analiz

WM aracı her hangi bir web sitesi ile ilgili  SEO analizi yapabilmekte. Bu analiz sonucunda web sitesinin eksikliklerini listeleyerek çözüm önerileri sunmakta. Site ile ilgili bir SEO puanıda veren WM aracı sitedeki eksiklikleri ve noksanlıkları listelemekte. SEO analizi yapıldıktan sonra WM aracı sistesinde yeralan ve kelime bazlı çalışan web sitesi sıra bulucu kısmını kullanmanızı önermeden geçmeyelim. https://wmaraci.com/sira-bulucu

Alexa
www.alexa.com/siteinfo/

Dünya'nın en eski web sitelerinden biri olan ve Amazon tarafından oluşturulan Alexa sitesi; her hangi bir web sitesinin Dünya'nın veri trafiği bakımından kaçıncı sırada olduğunu göstermekte. Sitede ülke bazlı olarak veri trafiğini göstermesi haricinde. Kelime ve kategori olarakta web sitesini sınıflandırmakta.

Page Speed Tools
https://developers.google.com/speed/pagespeed/insights/

Google Tarından geliştirilen ve "sitehıztestti" isimli sitenin yaptığı işi gerçekleştiren başka bir web sitesi. Google demişken web sitesi analizi için https://analytics.google.com/ sitesinide söylemeden geçmeyelim.

GT Metrix
https://gtmetrix.com/

Oldukça detaylı bir arayüze sahip olan GT Metrix, web sitesi ile ilgili detaylı bir analiz gerçekleştirmekte. Web sitesi açılırken ne kadar vakit ne için geçti sorusunun cevabınıda Waterfall kısmında veren bu site, web adminleri tarafından tercih edilen bir başka web uygulaması.

Pingdom
https://tools.pingdom.com

Pingdom; her hangi bir web sitesinin açılış hızını öğrenmek için geliştirilmiş bir web uygulama. Sahip olduğum bir siteyi Dünya'nın farklı yerlerinde açsam o siteyi açmak için ne kadar  vakit gerekir sorusunun cevabını barındıran bir web sitesi.

 

Who.is
http://whois.domaintools.com/
Bir web sitesinin kimin olduğu hakkında detaylı bilgiler veren bir web uygulamasıdır.  IP yada Dns isim çözümlemesi ile çalışmaktadır. Ayrıca web uygulaması sitelerin detaylı DNS taramasıda yapmaktadır. Bunun için yanda bulunan link kullanılabilir. https://www.who.is/

Web Arcihve
https://archive.org/web/
Herhangi bir web sitesinin yıllar önceki halini görebileceğiniz güzel bir web sayfası 289 Milyar web sayfası barındıran web sitesinde tek yapmanız gereken web sitesinin adını yazmanız ve sitenin daha önceden aldığı web içeriklerine tıklananız (takvimde görülen mavi noktalar) yeterli.

WebSite informer
http://website.informer.com/
Aradığınız kelime ile ilgili web sitesi bulmasının yanı sıra istediğiniz web sitesi ile ilgili detaylı bir analiz yapan bir web uygulamasıdır. Örnek olarak bir web sitesine günlük kaç ziyaretci geliyor kaç kere sayfa açılmış gibi sorularıda yanıtlamaya çalışan bir web sayfası.

EasyCounter
http://review.easycounter.com/
Bir web sitesi hakkında görüş bildiren, basit ve eylenceli bir araç. Web sitesi hakkındaki bilgileri derleyip siteye giren kişiye bir paragraf halinde veren basit bir web uygulaması.