2.Kayıt ve Alan

Dosyalar kendi içinde kayıtlara bölünmüştür. Örneğin bir sınıftaki öğrenci listesini göz önüne alalım. Bu liste çok sayıda veri içerebilir. O halde, listenin ana bellekte tutulması söz konusu olamaz. Ana bellekte tutulduğu takdirde, bilgisayarın kapatılması durumunda bu bilgiler yok olacaktır. O halde bu verilerin kalıcı bir ortamda, örneğin sabit disk üzerinde yer alması gerekecektir. Disk üzerinde tutulan bu bilgiler, yeni öğrenci eklendiğinde büyüyecek veya çıkarıldığında küçülecektir. Ayrıca zaman zaman içeriği değişecektir. Bu listedeki her bir öğrenci bilgisi bir mantıksal kayıt oluşturur. Her kayıt da farklı bilgiler içerebilir. Örneğin; öğrencinin adı, baba adı, doğduğu yer vb. gibi bilgileri içerebilir. Sayılan bu bilgilerin her birine alan (field) adını veriyoruz.