Maliyet – Fayda Analizi

Ölçülebilir faydaları olan projeler için maliyet – fayda analizi proje değerlendirmesinin temel bir yapı taşıdır.

Maliyet – fayda analizi, ilgili kesimlerin de görüşü alınarak çok sayıda seçenek arasından önerilen projenin olası faydalarını, maliyetlerini ve diğer etkilerini sistematik ve tutarlı bir şekilde ölçen bir karar alma sürecidir.

Bu analiz sonucunda, önerilen projenin faydalarının maliyetlerinden fazla olması halinde benimsenmesi öngörülmektedir.

Maliyet – fayda analizi ile bir yatırım yapılıp yapılmayacağına karar verilir.
Maliyet – fayda analizi iki adımdan oluşur:

Teslim edilen uygulamanın işletilmesi ve projenin yürütülmesi ile ilgili olarak bütün maliyetlerin ve faydaların tanımlanması;
Yeni sistemden beklenen faydalar ile geliştirme ve işletme maliyetlerini içerir.

Ortak birimler içindeki maliyetlerin ve faydaların açıklanması;
Her maliyet ve fayda parasal olarak ifade edilmelidir.
Maliyetleri doğrudan parasal olarak ölçmek kolaydır. Bu aşağıdaki gibi kategorize edilebilir:
Geliştirme maliyetleri,
Kurulum maliyetleri,
İşletim maliyetleri.

Beklenen faydalar ile geliştirme ve işletme maliyetlerinin belirlenmesine yönelik tahminler yapılır. Bu tahminler maliyetler ile faydalar arasındaki değişikliği yansıtmalıdır.

Geliştirme maliyetleri: yeni sistemin geliştirilmesine ilişkin harcanılan maliyetler.

Kurulum maliyetleri: yeni donanım maliyetleri, çalışanların eğitimine ilişkin maliyetler, mevcut sistemin yeni sisteme dönüştürülmesine ilişkin maliyetler.

İşletim maliyetleri: kurulumdan sonra sistemin işletilmesine ilişkin maliyetler.


Nakit Akışı Tahmini
Bir projenin geliştirilmesi süresince, yazılım-donanım ücretleri, personel ücretleri gibi paralar harcanmaktadır.

Gelir ve gider dengesinin sağlanabilmesi için mutlaka projeye ilişkin nakit akış tahmininin yapılması gerekmektedir.

Projenin sağlıklı bir şekilde sürdürülebilmesi ve ihtiyaçların vaktinden önce giderilebilmesi için nakit akışının sağlanması önemlidir.

Proje kapsamına göre aylık, üç aylık ya da yıllık bazda nakit akışına ilişkin tahminler yapılmalıdır.



Gelecek nakit akış tahmin edilirken, genellikle enflasyon etkileri göz ardı edilir. Enflasyon oranlarının tahmini, kararsız olma eğilimi göstermektedir. Ayrıca, enflasyondan dolayı gider artmışsa, oransal olarak gelir de artacaktır.

Tamamlanan Projelerin Değerlendirilmesi

Hayata geçen projelerin iş gerekçesinde öngörülen hedeflere ulaşıp ulaşmadığının değerlendirmesi önemlidir.

Bu değerlendirme BT yönetim komitesi tarafından belirli periyotlarda yapılabilir.

Örneğin projenin hayata geçişini takiben 6 ay sonra yapılacak bir ölçüm, kaynakların ne kadar doğru kullanıldığını ortaya koyacaktır.
Bu BT’nin işe kattığı değerin ortaya konması açısından da çok önemlidir. Proje portföy yönetimini benimseyen kurumlar BT Yönetişim atmosferinin kurum içinde oluşmasını sağlamak üzere sağlam bir adım atarlar. Bunun kurumun performansına yansıması kaçınılmazdır.

Bireysel Projelerin Değerlendirilmesi

Bireysel bir projenin fizibilite çalışması yapılırken üç yöntem kullanılır:

Teknik değerlendirme (technical assessment)
Mevcut teknolojiler ile gerekli işlevselliğin başarılıp başarılamayacağının değerlendirilmesidir.

Maliyet-fayda analizi (cost-benefit analysis)
Alternatif  seçeneklerin, potansiyel faydalar ve olası maliyetler açısından değerlendirilmesini temel alan bir analiz yöntemidir.

Nakit akış tahmini (cash flow forecasting)
Proje süresince ortaya çıkacak gelir ve giderlerin nakit akışını gösteren bir tahminin yapılmasıdır.

Bu başlık altında bireysel bir projeye ait fizibilitenin nasıl değerlendirilebileceğine daha yakından bakacağız.

TEKNİK DEĞERLENDİRME: Önerilmiş bir sistemin teknik değerlendirmesi, mevcut ekonomik teknolojiler ile gerekli işlevselliğin başarılıp başarılamayacağının değerlendirilmesini içerir. Kurumsal politika, düşünülen olası teknik çözümleri sınırlandırmak için tutarlı bir donanım / yazılım altyapısının sağlanmasını amaçlamaktadır. Uyarlanmış teknolojinin maliyeti, maliyet-fayda analizi içinde dikkate alınmalıdır.

MALİYET-FAYDA ANALİZİ: Alternatif seçenekler içersinden fayda ile maliyet arasında farkın en yüksek olduğu seçenek değerlendirilmelidir.

NAKİT AKIŞ TAHMİNİ: Projenin genel maliyet ve faydalarının tahmin edilmesi ne kadar önemli ise, proje süresince ortaya çıkacak gelir ve giderlerin nakit akışını gösteren bir tahminin üretilmesi gerekmektedir.

Projelerin Önceliklendirilmesi

Kısıtlı kaynakların projelere dağıtılmasına taban oluşturacak önceliklendirme kurumun üst düzey yöneticileri tarafından yapılmalıdır. Üst düzey BT ve iş yöneticilerinden oluşan bu komiteye yönetim komitesi denir.

Yönetim komitesi belirli periyotlarda toplanır. Potansiyel projelerin iş gerekçeleri bu komiteye sunulur ve projenin gerçekleştirilebilmesi için gerekli bütçe onayı istenir.

Proje önceliklendirmesinde her kurum değişik kriterler kullanabilir.

Mali boyut, kurumun iş yapma performansına katkı, olası riskler, vb. önceliklendirmede kullanılan temel karar verme kriterleridir.

Bu kriterlerin önceliklendirmedeki ağırlığının ne olacağına BT yönetim komitesinin karar vermesi en uygundur.

İş gerekçelerini değerlendiren komite belirlenen kriterler doğrultusunda önceliklendirmeyi gerçekleştirir.

Ana Planın Oluşturulması

Önceliklendirmeyi alan BT’nin artık işi daha kolaylaşmıştır.

Eldeki kaynaklar ve becerilere uygun olarak en öncelikli projeden başlanarak projelere kaynak tahsisleri yapılır.

Projeler arasında kaynak çakışmaları olduğunda dikkate alınacak referans, yönetim komitesinin önceliklendirmesidir.

Ana plan kabaca ay bazında projelerin başlangıç ve bitiş tarihlerini, aylar bazında kaynak dağılımlarını gösterir.

Kuyrukta bekleyen projeler için de ne zaman kaynak ayrılacağı ana planda belirtilir.

Bu plan iş yöneticilerinin de yıllık bazdaki iş planlarını oluşturmalarında temel bir girdidir. Bu doğrultuda kendi eğitim, pazarlama, reklam vb. aktivitelerini planlayabilirler.

Proje Portföyünün İzlenmesi

Kaynak tahsis edilen projelerin durumlarının proje portföy sponsorları tarafından yakından izlenmesi gerekir.

Böylelikle projeye ayrılan kaynakların etkin kullanımı denetlenebilir, risklerin tespiti ve zamanında önlem alınması sağlanabilir.

Gelişen pazar şartları doğrultusunda proje portföy sponsoru önceliklerde değişiklik yapabilir, bu da kaynakların dağılımın tekrar planlanması anlamına gelir.

Proje portföy yönetimi esnek ve hızlı önceliklendirme ve planlama imkanı sunar.

Potansiyel Projelerin İş Gerekçelerinin Hazırlanması

Projenin yapılmasının kuruma yaratacağı değer, kurumun stratejisine katkısı, toplam yatırım bedeli, belirli periyotta nasıl geri dönüş sağlayacağı, yapılacak yatırımının ne kadar sürede kendini amorti edeceği vb. göstergeler iş gerekçesinde özetlenebilir.
Proje gerekçesinin hazırlanmasından proje sahibi sorumludur, bu çalışmaya BT tahmini donanım, yazılım ve kaynak ihtiyacını tespit ederek destek verir.
Tüm projeleri aynı bakış açısı ile kıyaslayabilmek için tüm projelerin iş gerekçesi için ortak bir şablonun kullanılması uygun olacaktır.

Proje Portföy Yönetimi

Kurumlar çeşitli projelerini bir portföy olarak yönetmelidirler.
Proje portföy yönetimi ile riskler en aza indirilir ve yatırımlardan en yüksek getirinin elde edilmesi sağlanır.
Proje portföy yönetimi, bir grup projenin bir bütün olarak ele alınıp önceliklendirilmesi, yürütülmesi ve getirilerinin izlenmesi olarak düşünülebilir.
Proje portföyü kurumun tüm projelerini kapsayabileceği gibi, kurum içindeki değişik yönetimlerin kendi proje portföyleri de olabilir.
Proje portföyü kurumun tüm projelerini kapsayabileceği gibi, kurum içindeki değişik yönetimlerin kendi proje portföyleri de olabilir. Örneğin bir bankanın Bireysel Bankacılık ile Kurumsal Bankacılık bölümlerinin ayrı proje portföylerinin olması gibi.

Proje portföy yönetimi temelde Bilgi Teknolojilerinin değil, iş birimlerinin sorumluluğudur.

Nasıl ki yapılan bir pazarlama aktivitesinin sonuçlarından pazarlama bölümü sorumluysa, bir Bilgi Teknolojisi projesinin hayata geçmesi sonrası projenin sonuçlarından (karından veya zararından) da proje sahibi yönetim sorumlu olacaktır.
Bu yaklaşım iş ve BT’nin uyumlandırılması için önemli bir fırsat sağlar ve BT ve iş taraflarını ortaklaşa plan yapmaya zorlar.
Proje portföy yönetiminin beklenen faydaları sağlaması için üst yönetim desteğinin sağlanması en önemli faktördür.
Her proje portföyünün kurumun üst düzey bir yöneticisi tarafından sponsorluğunun üstlenilmesi gerekir.
Örneğin bir kurumun pazarlamadan sorumlu üst düzey yöneticisinin pazarlama projeleri portföyünün sponsorluğunu üstlenmesi gibi.


Projelerin önceliklendirilmesi Bilgi Teknolojileri (BT) bölümlerinin en önemli sorunudur.
BT kaynakları sınırlıdır ve BT’ye gelen talepler her zaman eldeki kaynakla karşılanamamaktadır. BT bölümleri eksik kaynak ile çalışmaktan ve üzerlerinde yaratılan baskıdan şikayetçidirler.
Proje Portföy Yönetimi önceliklendirme için gerekli zemini oluşturur. Tipik bir proje portföy yönetimindeki temel süreçler şöyledir:
Potansiyel projelerin iş gerekçelerinin hazırlanması.
Projelerin  BT yönetim komitesi tarafından önceliklendirilmesi.
Ana planın oluşturulması.
Proje portföyünün izlenmesi.
Tamamlanan projelerin değerlendirilmesi.

İş Planı Dokümanı

Giriş; önerilen projeye ilişkin olarak verilen kısa tanımdır.
Proje önerisi; önerilen projenin ana hatlarının özetlenmesidir.
Pazar; yeni bir ürün veya hizmet geliştirilmesine yönelik yapılan planlama aşamasında, diğer rakipler ile rekabet edebilmek için pazar araştırmasının yapılmasıdır.
Kurumsal ve operasyonel altyapı; projenin uygulanması ile organizasyonel yapının bundan nasıl etkileneceğinin tanımlanmasıdır.
Faydalar (benefits); mümkün olduğunca, finansal değerler uygulanan projenin faydalarını arttırmalıdır. Projenin tamamlandığında kuruma sağlayacağı faydalar neler olacak?
Kurumsal ve operasyonel altyapı; geliştirilecek proje için kurumun nasıl bir alt yapı hazırlaması gerekir sorusuna cevap aramaktadır. Dağıtık bir sistem mi gerekir yoksa iş değişim projesi olarak geliştirilen bir bilgi sisteminin düzenlenmesi ve uygulanması için nasıl bir alt yapının kurulması gerektiği gibi sorulara yanıt aranır.
Uygulama planı ana hatları; uygulamanın yönetilmesindeki gerekli ayrıntılardır.
Maliyetler (costs); teklif  önerisini oluşturmak üzere gerekli adımların özetlenmesi ve planlı bir yaklaşım kullanarak beklenen maliyetlerin ortaya çıkarılmasıdır.
Finansal plan; maliyet ve gelirlerin analiz edilmesine yönelik olarak bir çok değerlendirme tekniği vardır. Bu değerlendirme teknikleri kullanılarak finansal plan oluşturulur.
Riskler; projenin gerçekleştirilmesi süresince ortay çıkabilecek risklerin değerlendirilmesi ve çözüm önerilerinin sunulmasıdır.
Yönetim planı; bir proje yönetim aracı kullanarak yönetim planının oluşturulmasıdır.

Uygulama planı ana hatları; projenin outsource mu edileceği yoksa kurum-içi mi geliştirileceğine yönelik fikirler sağlar. Ayrıca uygulama planı ana hatları içinde tanımlanan sorumlulukların paylaştırılmasını sağlar. Bir nevi projenin kontrolünü gerçekleştirerek durumu hakkında bize bilgiler sağlar.

İş Planı Hazırlama

Kuruluşlar mutlaka bir proje ile ilgili olarak iş planı yaparlar.
İş planı, kurum içersinde fizibilite çalışması ya da proje gerekçesi gibi başlıklarla karşımıza çıkabilir.

İş planının amacı, proje için bir gerekçe sağlamaktır.
Proje tamamlandığında elde edilen faydaların (benefits), yapılan maliyetlerin üstünde olacağının gösterilmesi.

Tipik olarak bir iş planı dokümanı aşağıdakileri içerir:

Giriş
Proje önerisi
Pazar
Kurumsal ve operasyonel altyapı
Faydalar (benefits)
Uygulama planı ana hatları
Maliyetler (costs)
Finansal plan
Riskler
Yönetim planı

PROJE DEĞERLENDİRME ve PROGRAM YÖNETİMİ

Bir yazılım projesine başlamadan önce bütün gereksinimler ve parametreler ortaya konulmalı ve ona göre karar verilmelidir. Fizibilite çalışması genel olarak parasal ve teknik parametreleri ortaya koyar. Bu veriler iyi bir şekilde işlenip proje değerlendirilmelidir.

Proje değerlendirmede genellikle aşağıdaki işlemler yerine getirilir:
Girdilerin ve çıktıların yatırımın ekonomik ömrü içindeki dağılımı,
Gelir ve giderlerin yıllara göre dağılımı,
Gelirler ve giderler arasındaki ilişkinin irdelenmesi.

Bu değerlendirme kriterlerine göre karara varılır. Ya proje reddedilir, ya da kabul edilerek fiziki olarak yatırıma başlanır.
Birçok yatırımın ardındaki itici güç, firma kaynaklarının bugünkü kullanımının gelecekte sağlayacağı finansal karlardır.
Proje yöneticisinin sorumluluğu projesini başarıyla tamamlamaktır. Genellikle projeler başlangıçta ve sonda kaynaklara yaptığı yatırımı belli bir süre sonunda geri kazanabiliyorsa onaylanmaktadır.
Proje Yöneticisi kendisine verilen projenin gerçekleştirmeye değer olup olmadığından emin olmalıdır.
Günümüzde finansal getirisi yüksek projelerin diğerlerine göre daha çok onaylandığı görülmektedir. Günümüzün rekabetçi dünyasında yatırım karlarını en büyük etkileyen etken bu suretle ortaya çıkan kar-zarar hesaplarıdır. Proje Yöneticisi bunu göz önüne alarak kendisine verilen projenin gerçekleştirmeye değer olup olmadığından emin olmalıdır.
Bu karar sadece maliyet değerlendirmesine dayanmamalıdır. Bazı yasal zorunlulukların karşılanması yada stratejik bir yön belirleme ve kar adına yapılıyor olabilir. Birçok proje bu değerlendirme sürecini yaşamaz. Birçok firma finansal değerlendirmede standart değerleri kullanır. ÖR. Üç yılda geri dönüşlü, %20 yatırım geri dönüşü vb. Proje yöneticisi kendi organizasyonunda finans ve yönetim muhasebesi uzmanlarıyla uygun metotları kullanarak değerlendirmeyi yapmalıdır.

Günümüzde finansal getirisi yüksek projelerin diğerlerine göre daha çok onaylandığı görülmektedir. Günümüzün rekabetçi dünyasında yatırım karlarını en büyük etkileyen etken bu suretle ortaya çıkan kar-zarar hesaplarıdır. Proje Yöneticisi bunu göz önüne alarak kendisine verilen projenin gerçekleştirmeye değer olup olmadığından emin olmalıdır.
Bu karar sadece maliyet değerlendirmesine dayanmamalıdır. Bazı yasal zorunlulukların karşılanması yada stratejik bir yön belirleme ve kar adına yapılıyor olabilir. Birçok proje bu değerlendirme sürecini yaşamaz. Birçok firma finansal değerlendirmede standart değerleri kullanır. ÖR. Üç yılda geri dönüşlü, %20 yatırım geri dönüşü vb. Proje yöneticisi kendi organizasyonunda finans ve yönetim muhasebesi uzmanlarıyla uygun metotları kullanarak değerlendirmeyi yapmalıdır.

Kolayca Animasyon Filimleri Hazırlayın

Her kez animasyon hazırlayabilir fikrinden yola çıkan Powtoon web uygulaması ile; kısa filimler, animasyon gerektiren ürün yada hizmet tanıtım videoları oluşturabilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken https://www.powtoon.com/ sitesine gidip ücretsiz olarak bir kullanıcı hesabı açmak. Sonrasında ise istediğimiz animasyonu oluşturabilirsiniz.

(Animasyon oluşturmak için menüler içerisinde bulunan objeleri sürükle bırak, özellik değiştir ve metin ekle gibi basit komutlarları kullanmanız gerekecektir.)

Sistemi daha detaylı olarak öğrenmek için Powtoon sitesin içerisindeki eğitim videolarını izleyebilirsiniz https://www.powtoon.com/tutorials/

Örnek olması açısından Powtoon ile geliştirdiğimiz iki farklı uygulama tanıtım filmi aşağıda verilmiştir.

Sistemin ücretsiz versiyonu, oluşturduğunuz videonun sağ alt tarafına küçük bir reklam atmaktadır ve ücretsiz versiyonunda videoyu hazırlamak için sadece 1 gün süreniz bulunmaktadır. Bu kısıtlar ücretli versiyonda bulunmamaktadır.