23 Ocak 2017 Pazartesi

Projelerin Önceliklendirilmesi

Kısıtlı kaynakların projelere dağıtılmasına taban oluşturacak önceliklendirme kurumun üst düzey yöneticileri tarafından yapılmalıdır. Üst düzey BT ve iş yöneticilerinden oluşan bu komiteye yönetim komitesi denir.
Yönetim komitesi belirli periyotlarda toplanır. Potansiyel projelerin iş gerekçeleri bu komiteye sunulur ve projenin gerçekleştirilebilmesi için gerekli bütçe onayı istenir.

Proje önceliklendirmesinde her kurum değişik kriterler kullanabilir.
Mali boyut, kurumun iş yapma performansına katkı, olası riskler, vb. önceliklendirmede kullanılan temel karar verme kriterleridir.
Bu kriterlerin önceliklendirmedeki ağırlığının ne olacağına BT yönetim komitesinin karar vermesi en uygundur.
İş gerekçelerini değerlendiren komite belirlenen kriterler doğrultusunda önceliklendirmeyi gerçekleştirir.

Ana Planın Oluşturulması

Önceliklendirmeyi alan BT’nin artık işi daha kolaylaşmıştır.
Eldeki kaynaklar ve becerilere uygun olarak en öncelikli projeden başlanarak projelere kaynak tahsisleri yapılır.
Projeler arasında kaynak çakışmaları olduğunda dikkate alınacak referans, yönetim komitesinin önceliklendirmesidir.
Ana plan kabaca ay bazında projelerin başlangıç ve bitiş tarihlerini, aylar bazında kaynak dağılımlarını gösterir.
Kuyrukta bekleyen projeler için de ne zaman kaynak ayrılacağı ana planda belirtilir.
Bu plan iş yöneticilerinin de yıllık bazdaki iş planlarını oluşturmalarında temel bir girdidir. Bu doğrultuda kendi eğitim, pazarlama, reklam vb. aktivitelerini planlayabilirler.

Proje Portföyünün İzlenmesi

Kaynak tahsis edilen projelerin durumlarının proje portföy sponsorları tarafından yakından izlenmesi gerekir.

Böylelikle projeye ayrılan kaynakların etkin kullanımı denetlenebilir, risklerin tespiti ve zamanında önlem alınması sağlanabilir.
Gelişen pazar şartları doğrultusunda proje portföy sponsoru önceliklerde değişiklik yapabilir, bu da kaynakların dağılımın tekrar planlanması anlamına gelir.
Proje portföy yönetimi esnek ve hızlı önceliklendirme ve planlama imkanı sunar.