29 Kasım 2013 Cuma

Access ile Veritabanı Oluşturmak

İncelenecek Konular:
9.1. Giriş
9.2. Şablondan Veritabanı Oluşturmak
9.3. Tablo Oluşturmak
9.4. Çalışma Kitabı Teması ve Tablo Stilleri Uygulamak

9.1. GİRİŞ

Veri tabanı, en geniş anlamıyla; birbiriyle ilişkili verilerin tekrara yer vermeden, çok amaçlı kullanımını sağlayacak şekilde bir araya getirilmesi olarak tanımlanabilir. En basit anlamda tanımı ise, bilgilerin oluşturduğu topluluktur. Bir veritabanı yapısını oluşturmak kolaydır. Ancak boş bir veritabanı bize yarar sağlamaz. Bir veritabanı, içerisinde yer alan tablolara verileri girdiğimizde ya da doldurduğumuzda işe yarar. Sorgular, formlar ve raporlar eklendikçe kullanımı daha da kolaylaşır. Bir veritabanı, geçiş panosu veya özel kategori ve gruplarla özelleştirildiğinde tam bir veritabanı uygulaması olacaktır.

Access 2007, hazır veritabanı şablonları sunarak, veritabanını oluşturma ve özelleştirme işinin zor ve sıkıcı kısımlarını bizim üzerimizden alır. Ayrıca Access 2007 sık kullanılan tablo türleri için de hazır şablonlar sağlar. Bu yöntemlerden birini seçerek ihtiyacımıza yakın bir veritabanı oluşturabilir ve güncelleştirebiliriz. Eğer şablonlardan hiçbiri ihtiyacımızla örtüşmezse tabloları elle de oluşturabiliriz. 

Bu hafta, hazır şablon kullanarak bir veritabanın nasıl oluşturulacağını, elle veya hazır şablon kullanarak bir veritabanı tablosunun nasıl yaratılacağını öğreneceğiz. Daha sonra, ihtiyaçlarınıza göre bir veritabanı tablosunun görüntüsünün nasıl ayarlandığını ele alacağız. 
9.2. ŞABLONDAN VERİTABANI OLUŞTURMAK

Son birkaç yıl öncesine kadar bir veritabanı yapısı oluşturmak için gereksinimlerimizi analiz eder ve veritabanı yapısını önce bir kâğıt üzerinde çizerdik. Hangi bilgilerin veritabanında tutulması gerektiğine ve bu bilgilerin veritabanı içerisinde nasıl saklanacağına karar vermemiz gerekirdi. Bir veritabanı yapısı oluşturmak çok fazla iş gerektirebilirdi. Veritabanını oluşturup, bilgileri veritabanına girdikten sonra değişiklik yapmak da zordu. Hazır şablonlar bu süreci değiştirdi. Artık belirli bir veritabanı yapısına karar vermek eskisi kadar zor değildir. Hazır şablonları kullanarak daha kısa sürede, bir düzine veritabanı uygulaması yaratabiliriz. Access şablonları tam olarak istediğimiz veritabanı uygulamasını oluşturmayabilir, ancak ihtiyacımıza çok yakın bir veritabanı uygulaması geliştirmiş oluruz.

Access 2007’yi ilk açtığımızda, karşımıza üç bölmesi olan bir ekran gelir. Bu ekranın sol tarafında Şablon Kategorileri yer alır. Şablon kategorileri bölmesi, veri gereksinimlerimize uyacak şekilde özelleştirebileceğimiz kullanıma hazır veritabanı uygulamaları sunar. Ekranın orta bölmesi ise, yeni boş bir veritabanı başlatmamıza ya da çevrimiçi bir şablon yaratmamıza olanak tanır. En sağdaki bölme ise, son kullandığımız veritabanı dosyalarını görüntüler ve erişebileceğimiz diğer tüm dosyalarımıza bağlantı sağlar.


Access 2007’de veri gereksinimlerimize uyacak şekilde tasarlanmış hazır şablonlar olduğunu belirtmiştik. Access 2007’yi ilk açtığımız ekranın sol kısmında yer alan Şablon Kategorilerinden birini seçtiğimizde, ekranın orta kısmına seçtiğimiz kategoriye ilişkin şablon biçimleri açılır. Bu şablon biçimlerinden birini seçtiğimizde, ekranın sağ tarafında yer alan bölmede veritabanı tanımı, Dosya Adı ve Yükle düğmesi görünür.



Bu şablonlardan birini seçip yüklediğimizde, veri tabloları, sorgular, raporlar ve veri yönetim gereksinimlerimiz için temel olarak kullanabileceğimiz birçok seçeneğe sahip bir kümeyi karşımızda buluruz. Örneğin; fakültemizde yer alan çalışanların kişisel bilgileri, iletişim bilgileri gibi bilgilerini kaydetmek için Fakülte veritabanını kullanabiliriz.

Bu veritabanı şablonu, önceden tasarlanmış bir takım tablolar (Fakülte vb.) içerir. Kayıt oluşturmaya kolayca başlayıp, uygulamayı kullanmak üzere verilerimizi girebiliriz. Veritabanı uygulamaları için bu tür şablonların kullanımı zamandan tasarruf etmemizi sağlar.


9.3. TABLO OLUŞTURMAK

Access 2007’de hazır şablonlar kullanılarak bir veritabanı oluşturulabildiği gibi, el ile de bir veritabanı oluşturulabilir. Veritabanı hakkında yeterli bilgiye sahipsek ve birkaç tablodan oluşan bir veritabanı oluşturmak istiyorsak bunu el ile yapmak daha kolay ve kullanışlıdır.

Yeni bir veritabanı yaratmak için, Microsoft Access ile Başlarken sayfasındaki, Yeni Boş Veritabanı altında yer alan Boş Veritabanı simgesini tıklarız.


Access 2007’de, program penceresinin sağ tarafında, seçilen şablon hakkında bilgiler verilir. Örneğin; Dosya Adı kutusuna “maltepe_uni” yazarız. Konuma gözat düğmesini tıklayıp, veritabanını oluşturmak istediğimiz konumu seçeriz. Seçilen konumda boş veritabanı oluşturmak için Oluştur düğmesini tıklarız.



“maltepe_uni” adını verdiğimiz veritabanı açılır, Tablo1 adlı grubun içinde Tablo adlı boş bir tablo görünür.


“Yeni alan ekleyin” başlığının altındaki boş hücreyi tıklayalım ve “Ahmet” yazalım. 



Bir sonraki hücreye geçmek için Tab tuşuna basalım. Access 2007, Kimlik alanına otomatik olarak "1" değerini, ilk sütuna da "Alan1" adını atar ve Yeni Alan Ekleyin başlığı üçüncü sütuna kayar. Kaydın solundaki Kayıt Seçme Kutusundaki Saklanmış Kayıt Simgesi bu kaydın henüz kaydedilmediğini gösterir.



Hızlı Erişim Araç Çubuğu'ndaki Kaydet düğmesini tıklarız. Farklı Kaydet iletişim kutusuna “students” yazarız ve Tamam düğmesini tıklarız.



Her girdiden sonra Tab tuşuna basarak, bilgileri sonraki hücreye girmiş oluruz. Ekleme noktası hücre dışına çıktığında, sütunun adı Alan1, Alan2 şeklinde birer artarak değişir.


“Kimlik” sütun adına çift tıklayalım ve “studentID” yazarak yeniden adlandıralım. Diğer sütunların adlarını da; “studentName”, “studentSurname”, “birthDate”, “homeTown”, “faculty” ve “department” olmak üzere değiştirelim.



Tasarım görünümüne geçmek için, program penceresinin sağ alt kösesinde bulunan Görünüm araç çubuğundaki Tasarım Görünümü düğmesini tıklarız.



Tasarım görünümünde, pencerenin üst kısmında tablonun alanlarının listesi bulunur. Alan Adı sütunu, tabloyu oluştururken verdiğimiz adları içerir. Veri Türü sütunu, alanın içerebileceği veri türlerini belirtir. Tanım sütunu, alanın açıklamasını içerebilir.



“studentID” alanının solundaki Birincil Anahtar simgesine dikkat edelim. Birincil anahtardaki değer her bir kaydı benzersiz (unique) olarak tanımlamak için kullanılır, yani aynı birincil anahtar değerine sahip iki kayıt olamaz. Bu değeri kendimiz girebiliriz veya Access'in bu işte bize yardımcı olmasına izin verebiliriz. Veri türü bu örnekte olduğu gibi Otomatik Sayı olarak atandığında, Access her yeni kaydın bu alanını, sıradaki uygun sayı ile doldurur. Her bir alan adının boyutunu, Alan özellikleri bölmesinde yer alan Alan Boyutu kısmından değiştirebiliriz.


9.4. ÇALIŞMA KİTABI TEMASI VE TABLO STİLLERİ UYGULAMAK

Alanlar ekleyerek ve alanların özelliklerini değiştirerek tablonun yapısını geliştirdiğimizde, tabloda depolanmakta olan verileri etkilemiş oluruz. Ama bazen de verilerin daha iyi görünmesini sağlamak için tablonun kendisini yeniden düzenlemek isteyebiliriz. Örneğin, bir telefon numarasına bakmak istediğimizde adlar ve telefon numaraları birbirlerinden çok uzakta duruyorlarsa, aradığımız bilgiyi görebilmek için tabloda kaydırma yapmamız gerekir. İlgilendiğimiz alanları bir arada görmek için sütunları yeniden yerleştirmek veya bazı sütunları gizlemek isteyebiliriz.

Bir Access tablosunun satır ve sütunlarını, arka planda depolanmış kayıtları hiç etkilemeden düzenleyebiliriz. Satırları ve sütunları boyutlandırabilir, sütunları gizleyebilir, taşıyabilir ve dondurabiliriz. Tabloyu yeniden açtığımızda aynı biçimde görünmesi için tablo biçimlendirmesini kaydedebilir veya tablo ayarlamalarımızı kaydetmeden değişikliklerden vazgeçebiliriz. Örneğin tablonun satır yüksekliğini ayarlamak için, Giriş sekmesinde yer alan Kayıtlar grubundaki Diğer düğmesini tıklarız ve Satır Yüksekliğini seçeriz. Satır Yüksekliği iletişim kutusunda, istediğimiz yükseklik oranını gireriz ve Tamam düğmesine basarız.



Ayrıca tablo üzerinde, istediğimiz sütunu gizleyebiliriz. Bunun için Giriş sekmesinde yer alan Kayıtlar grubundaki Diğer düğmesini tıklarız ve Sütunları Gizle'yi seçeriz. Gizlenmesi için seçtiğimiz sütun gizlenir ve sağındaki sütunlar sola kayar.


Gizli alanı tekrar görünür hale getirmek için Kayıtlar grubundaki Diğer düğmesini tıklarız ve Sütunları Göster’i seçeriz. Sütunları Göster iletişim kutusu açılır. Sütunları Göster iletişim kutusunda, gizlemiş olduğumuz sütuna ilişkin onay kutusunu seçeriz ve Kapat düğmesini tıklarız. Access, gizlenmiş sütunu tekrar gösterir.

BÖLÜM ÖZETİ

Access 2007, hızlı ve kolayca veritabanı ve tablo oluşturmamıza yardım eden şablonlar içerir.

Tasarım görünümünde, el ile veya şablondan oluşturduğumuz herhangi bir nesneyi değiştirebiliriz.

Tüm bilgileri tek bir tabloda toplamak yerine, her tür bilgi için farklı tablolar yaratabiliriz. Örneğin; çalışan, müşteri ve satıcı iletişim bilgileri gibi.

Özellikler, alana hangi verilerin girileceğini ve ekranda nasıl görüneceğini tanımlar. Tasarım görünümünde, tabloda depolanan verileri etkilemeden bazı özellikleri değiştirebiliriz. Fakat bazı özelliklerin değiştirilmesi verileri etkileyebilir bu nedenle özellikleri değiştirirken dikkat etmeliyiz.

Tabloda depolanan verileri etkilemeden, satır ve sütunları gizleyerek veya boyutlarını değiştirerek tablonun yapısını düzenleyebiliriz.